— 事業内容について教えてください
当社は「文化を紡ぐ」を経営理念に、文化財や城・史跡、名勝などの歴史的建造物の利活用を行っています。ホテルやレストラン、ウエディングをはじめとする施設へと再生・転用し、必要性を生み出しマネタイズすることで、価値ある日本文化の継承を目指しています。また官民連携での観光まちづくりを推進し、地域創生へ貢献しています。
— TOKIUMインボイス検討のきっかけについて教えてください。
最小人数でバックオフィスとして機能していくために注力すべき業務以外の単純な作業を減らしていこうという会社の目標がありました。
それを実現するための最も大きな課題が請求書処理であると考えていたことが、検討のきっかけです。
— TOKIUM導入前の請求書を受け取ってから支払うまでの流れを教えてください。
当社は、仮決算が月初から5営業日、月次の本決算が20日に設定されており、5営業日の時点で支払金額を確定させる必要がありました。
仮決算後は、担当者への確認に回すためにすべての紙の請求書のスキャンを行っていました。その後、本決算がある20日の3営業日前に全ての仕訳データを作成し、20日にデータを計上していました。
— 請求書の受領や仕訳で課題だと感じていたことを教えてください。
付加価値の低い業務に時間をとられていたことが課題でした。
特に紙の請求書に取引先の番号を記載するなどの手書きの作業が多かったのは大変でした。多い時は月500枚もの請求書が届くので作業時間はかなりかかっていました。
また形式も大きさも様々な請求書をすべてスキャンしてデータ化していたことも、とても大変でした。仕入れのカテゴリーごとに担当者がいるので、その担当者が確認する際に請求書の形式がばらばらだと確認作業が大変になるためデータ化は必要な作業でした。
保管業務も時間がかかる業務のひとつでした。
請求書はクリアファイルで日ごとに分け、最終的に月ごとの請求書BOXができます。それをその月の請求書として管理し、年次決算が終わったタイミングで契約している保管場所に送っていました。
— TOKIUMインボイス導入の理由を教えてください。
TOKIUMインボイスを導入した理由は、郵送、ダウンロード形式、メール添付など様々な形式の請求書を代行受領してもらえることや、その後の原本保管まで受け持ってくれるからです。また、請求書処理に伴ってTOKIUMのオペレーターによるデータの自動入力があることも工数削減につながると判断しました。
特にオペレーターの自動入力は決め手になりました。さまざまなフォーマットの請求書や手書きの請求書など、OCRでは読み取りにくい請求書があったのが不安でしたが、TOKIUMインボイスは専任のオペレーターが請求書内容を入力代行するので安心感がありました。
また、取引先に対してあまり負担をかけずに自社でペーパーレス化できることも良かったです。
TOKIUMインボイスは様々な形式の請求書を代行で受領してくれるので、お取引先様の作業は送付先をTOKIUMに変更するだけです。それだけでなく、TOKIUMインボイスは代行受領した請求書の保管までしてくれるので、当社ではペーパーレス化が実現できます。
このように、お取引先様に最小限の負担で、当社で課題としてあげていた単純業務を削減できることに魅力を感じました。
— TOKIUMインボイス導入の効果について教えてください。
導入から4か月目の現時点では、60％近くの紙の請求書を削減できています。目的としていた請求書の受取・開封・ホチキス止め・保管やスキャンなど紙に関する業務を削減できていると感じています。
3人がそれぞれ8時間程かけて請求書を処理し、チェック担当者が確認していた時間を、合わせて約60％削減できました。営業日にすると2営業日分の削減です。経理担当者は月初の3営業日は請求書処理以外の業務ができていない状況だったのですが、締め切りまでに焦って業務を進めなくてすむようになりました。そこが改善されたことは良かったです。
— 導入時のサポートについて教えてください。
まずはテスト環境で、指示書通りに運用できるか確認して認識のずれをなくしました。導入も、段階的に利用してもらう取引先を増やすことで混乱を防ぎました。
たくさんの施設があるのでイレギュラーも発生しましたが、様々な運用提案をしてくれ些細な質問に対しても柔軟に対応してくれました。レスポンスも早かったです。システム導入自体ほぼ経験がなかった私たちにとって安心感がありました。
送付先変更連絡のハガキ送付の対応も柔軟にしてくれたほか、請求書以外のメールが届いた場合や、提出した代理取得リストに対しても細やかで柔軟な対応をしてくれました。
— 削減できた時間をどのようなことに充てていますか？
バックオフィスが会社を支える組織であるために、これから先の未来を創るフロー整備などの業務改善施策を考えることができるようになりました。
— 目指す経理部像を教えて下さい
デジタル技術を使って組織全体の業務の再設計を行い、単純な作業ではなく人にしかできない 業務に特化する環境を整え、会社にかかせないバックオフィスの一機能として、安定して会社を支える部署でありたいです。
【実施日：2023年03月03日】
