「ハートフルーティー」を合言葉に、「おいしい」の先にある「うれしい」を生み出し続けている株式会社ユニフルーティージャパン。フィリピン・ミンダナオ島の自社農園の中で最高所に位置する標高1,000メートル以上の限定農園で育った「最高峰バナナ」を筆頭に、全7種類（2020年11月時点）のバナナを全国に届けている。
当社は1962年に設立され、2009年に株式会社チキータ ユニフルーティー ジャパンから現在の社名に変更となりました。当社では、フルーツのおいしさをつくるものは人の心であると考え、安心・安全でおいしいフルーツを大切な人に食べてもらいたいという思いのもと、栽培から輸送、加工、流通までを自社で一貫して管理しています。このように心のこもった「ハートフル」なフルーツをユニフルーティーが提供する、つまり「ハートフルーティー」を合言葉に「おいしい」の先にある「うれしい」を生み出し続けているのが当社の特長です。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
以前はグループウェアのワークフローの仕組みを使って経費精算業務を行っていました。基本的に申請は全て手入力で行われますので、経理側で申請内容を確認するのがとても面倒でした。また、領収書の原本は紙に糊付けし、申請書とともに提出してもらう形を取っていました。領収書の申請が特に多い部署は営業部と商品部です。経理には毎月数百枚の領収書が提出されますので、原本と申請内容を突合するだけでも相当な時間がかかっていました。
また、コーポレートカードの明細を別途取得して現金とカードの区分も照合していました。全ての申請内容を確認し、経理側で承認を終えたら、経費データを出力し、会計システムへ取り込みを行い、支払処理へと進みます。時間がかかること以外ですと、拠点にいる社員は社内便で申請書を送る形を取っていましたので、郵送コストもかかっていました。
このように非効率な業務の流れでしたので、経理2名体制で丸1週間を経費精算業務に費やしている状況でした。また、経費精算がひとつでも期日に間に合わないと、それだけで月次の締め処理に影響が出てしまいます。何とかしなければいけないと思ってはいたものの実際に運用自体は回っていましたので、目の前の業務に追われなかなか検討が進みませんでした。その中で導入検討を早めた要因がテレワークの促進でした。
既に東京オリンピックの開催が決まっていたことと、コロナの影響もありテレワークの促進を早急に進めなければならない状況でした。この中で、最も業務効率が落ちるのは間違いなく出社が前提となる経費精算業務だと考えました。そこで、クラウド経費精算システムの導入検討を本格的に進めていくことになりました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
「TOKIUM経費精算」を含めて3社で比較検討を行いました。最終的に以下の理由で「TOKIUM経費精算」を導入することに決めました。
1点目は「直感的な操作性」です。他社サービスと比べて、「TOKIUM経費精算」の画面は非常にシンプルでわかりやすく、直感的に次に必要な動作がわかる仕組みとなっていました。テレワークが主体の状況で、仮に操作方法がわからず問い合わせが頻発した際のことを考えると、誰もが使いやすい操作性を備えていることはマスト条件でした。各社のデモ画面を見ましたが、明らかに「TOKIUM経費精算」の画面が最もシンプルでわかりやすく、ひと目見て使いやすいと思えるほどでした。
2点目は「データ入力の圧倒的な精度の高さ」です。導入する際の条件として、データの正確性を挙げていました。特に当社は領収書が多いため、せっかく導入してもデータ入力内容に間違いが多いと、確認や修正の手間は減らず導入効果も薄れてしまうと考えました。このため、できればOCRによる認識よりも人力でデータ入力できる方がよいと考えていました。
他社サービスは、そもそも人力のデータ入力に対応していない、もしくは対応しているがオプション扱いで別途有料のいずれかだったのですが、「TOKIUM経費精算」だけが人によるデータ入力が基本となっていました。どれだけ優れたAIを搭載していても、やはり人によるチェックが入るのと入らないのでは安心感に大きな差があります。
また、問い合わせ方法もメール、電話、チャットとさまざまな方法に対応しており、いつでも気軽に問い合わせができるという点も決め手となりました。
以上の理由から、「TOKIUM経費精算」以外の選択肢はないと判断し、上長にプレゼンを行った結果無事に採択され、導入の運びとなりました。
テレワークが主体の状況でしたので、運用開始前に利用者に対してこまめにメールでアナウンスを出すようにしました。また、使用説明会もオンラインで開催しました。
実際に使ってもらうと、いかに便利になるかということは私たちが身を持って体感していましたので、使いづらいといった声が出てくる不安はありませんでした。それでも、万全を期すために操作マニュアルを作成しました。「TOKIUM経費精算」のヘルプページに記載されている情報を活用しましたので、スムーズに作成することができました。
— 『TOKIUM経費精算』導入で得られた効果
導入後、それまで経理 2 名体制で丸 1 週間、計 40時間程度かかっていた経費精算時間が、15 時間程度で済むようになりました。約 60% の工数を削減できたことになります。削減できた時間は、そのまま他の締め処理に充てることができるようになりましたので、結果として確実に期日内に経費精算業務が完了できるようになり、月次締め処理の早期化につながりました。
また、これまでのシステムでは消費税の区分修正を行う必要があり、Excel の専用フォーマットに手入力で行う作業で 3 時間程度かかっていました。この作業が、「TOKIUM経費精算」を導入してからは 10 分程度で完了できるようになりました。
申請者は、毎月月末に丸1日かけて行っていた領収書の糊付け作業が0になりました。営業部と商品部で約30名いますので、30日分の工数を削減できたことになります。この余った時間は、顧客対応時間に充てることができるようになり、機会損失のロスにもつながりました。特に現在はコロナ禍のため対面で会うことが難しくなっていますので、メールや電話、Web会議システムを使った対応時間をいかに確保するかが重要になっています。
顧客対応に多くの時間を割けるようになったことは、申請者から見ても大きなメリットになりました。また、承認依頼がプッシュ通知されますので、承認者である上長も期日までに承認を終えることができるようになりました。承認者からは、申請のスピードが明らかに早くなったことと、画面がとても見やすく、申請内容がわかりやすいとの声が挙がっています。
— 今後の展望
テレワークを主体とした業務はこれからも続いていくと考えています。「TOKIUM経費精算」の導入によって経費精算業務はオフィスにいなくても実行できるようになりました。これから先、あらゆる業務でオフィスにいなくても業務ができる環境をつくっていきたいと考えています。今回の「TOKIUM経費精算」がきっかけとなって、会社全体の業務効率化の実現につながっていくとさらに嬉しいですね。
