— 貴社の事業内容について教えてください
当社は、プラントエンジニアリング事業、海外エンジニアリング事業、粉体機器販売、粉体技術センターでのテスト・開発、受託加工事業、リユース事業の6つの事業を通して、食品・電池材料・化学など幅広い業界に多種多様な粉体プラントを提供しています。粉体のスペシャリストとして、お客様のあらゆる課題を解決します。
— 調達部ではどのような業務を行っていますか？
調達部では主に技術部から依頼を受けて、工事に関係する機器や製造物などを各仕入先へ発注しています。納品された際には、発注内容と納品物が一致しているか確認し、実際に請求された金額に相違がないかを確認します。その後、会計システムを通して請求書の支払依頼を管理部に行っています。
— 請求書業務で大変だったことは何ですか
請求書は、郵送とメール、そしてFAXの3通りの形式で受け取っていました。それぞれ形式が違うので管理が大変でした。特に紙の請求書が多く、届く場所も様々でしたので非常に手間がかかっていました。また、工事ごとに担当者が分かれますので、同じ取引先から何枚も請求書が届くことがあります。それが一回でまとめて送られてくるので、担当者ごとに1枚1枚仕分ける作業は大変でした。
さらに、当社は2020年より基本在宅での勤務を実施しており、紙で届く請求書の確認作業がすぐにできない状況もありました。
そして、それらの確認業務後に待っているのが、請求書のファイリング・保管の作業です。請求書を電子化してサーバーにも分けて保存しており、書類の量が多かったため管理作業に時間を取られていました。
本来、調達部としては仕入れ先への発注業務に集中して取り組みたいのですが、納品リストと受領した請求書と内容の照合、実際の請求金額が正しいかの請求書の確認業務に圧迫されてなかなか取り組みづらい状況でした。
— TOKIUMインボイスの導入背景について教えてください
TOKIUMインボイスは請求書を代行受領して、さらに自動的にデータ化までしてくれるので請求書管理はかなりの時間短縮につながりました。請求書原本もTOKIUM側で保管までしてくれるので完全にペーパーレス化が実現できます。
また、出社しなくても仕事ができる環境づくりのひとつにもなりました。
これまで様々な形式の請求書が様々なところに届いていましたが、TOKIUMインボイスでは請求書をすべてシステム上で管理できるので確認作業が簡単になりました。以前は請求書の確認だけで半日以上かかっていましたが、今では2時間ほどで完了できるようになっています。
また、一目で請求書の情報がわかることや、特定の請求書を見たい場合にも、請求書をすべてTOKIUMインボイス上で管理しているので、検索してすぐに確認することができます。このように、TOKIUMインボイスに請求書管理を任せることで、請求書を受領してからの作業が軽減でき、内容確認の時間を増やすことで、確認漏れを少なくすることができました。
— TOKIUMインボイスで削減できた時間はどう活用していますか
今まで請求書管理に時間を取られ、後手になっていた発注依頼がタイムリーにできるようになりました。また、デスクに拘束されることが少なくなり、外回りに利用できる時間を増やせるようになりました。お取引先様との関係構築により一層力を入れることができています。
— 最後にこれからTOKIUMを検討されている方へのメッセージをいただけますでしょうか
世の中には様々なシステムがあるので、いざ導入してみるとイメージしていた運用ができなかったという失敗も多々あるのかなと思います。しかし、TOKIUMは会社の要望に合わせてシステムの運用提案を行ってくれます。なので、理想的な請求書受領システムで支払請求書管理のペーパーレス化を行いたい方は、ぜひ利用してみてください。
【取材日：2023年3月22日】
