— 信和ホールディングス株式会社
国内に10社、海外に2社のグループ企業を持つ信和ホールディングス株式会社。建設事業からスタートし、不動産開発事業・仲介管理事業をはじめ、温浴事業・介護事業・ホテル事業・貸し会議室事業・パーキング事業など、幅広い事業領域で顧客に感動と驚きのある企画、提案を行っている。
— 信和ホールディングスについて
当社は大阪に本社を構え、建設事業、不動産開発事業、不動産仲介管理事業を主な事業領域とする信和グループを統括・管理しています。現在、グループ企業は国内に10社、海外に2社の計12社があり、人々の豊かな暮らしの実現や社会の進歩発展に貢献していくために、グループ企業が一丸となってお客様により良いサービスの提供を目指しています。
私が所属する経理部は7名体制で、信和建設、信和不動産、信和ホールディングスの社員およそ200名を対象に経理業務を行っています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
経理部のミッションのひとつに、「社員が現場実務に集中できる環境創り」を掲げています。具体的には、請求書の受領や立替経費精算などのDXを推進し、現場部門の負担軽減を図ることです。
以前の経費精算は、エクセル上の申請フォーマットに申請者が交通費や一般経費を入力して、領収書を糊付けし、承認者である上長の押印をもらって、各部の事務担当が申請・承認内容に誤りが無いかを最終確認した後に、経理に申請書を提出する流れでした。特に経費が多く発生する信和建設の営業部と工事部は1週間ごとに精算を行い、その他の部署、グループ企業は月3回の頻度で精算を行っていました。頻度が高く相当な数の精算書を処理していたため、負担が大きくかかっていました。特に昨今の新型コロナウイルスの影響で車移動が多くなり、駐車場代やガソリン代などの精算件数も増加していました。申請・承認の最終チェックを行う各部の事務担当で週に2時間程度、月に換算すると約8時間かかっていました。加えて経理部では、グループ企業全体の申請書の確認と伝票起票・支払処理に、月20時間程度かかっていましたので、トータルで月30時間ほどの工数がかかっていたと認識しています。
このような状況を改善し、社員が現場実務に集中できる環境創りを実現するために、経理部主導で経費精算のDXを推進していくことになりました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
システム選定にあたっては、クラウド経費精算システムでメジャーなサービスを比較検討することから始めました。その中から「TOKIUM経費精算」を含む3社に絞り、トライアル利用を行いました。最終的に「TOKIUM経費精算」を選定することに決めた理由は大きく3つあります。
1つ目は「スマートフォンで経費申請ができる」ことです。
特に営業部や工事部は社外に出ていることがほとんどですので、経費精算を行うたびにPCを開いて作業を行うことはとても面倒ですし、なかなか時間を取ることができません。これがスマートフォンで申請ができるようになれば、移動時間や待ち時間などの隙間時間を使って、効率よく作業を行うことができます。
2つ目は「領収書をポストに投函するだけで申請が完了する」ことです。
申請者に何が一番面倒かと聞くと、最も多い答えが領収書の糊付け作業でした。週ごととはいえかなりの枚数の領収書が発生する社員もおりますので、申請する領収書を集めるだけでも労力がかかっているようでした。さらにチェックする経理側も、糊付けされた領収書を1枚ずつ確認する必要がありますし、なかには日付順に貼り付けされていない領収書もありますので、その場合は領収書の日付を見ながら申請書と合致するものを探す必要がありました。これが「TOKIUM経費精算」であれば、専用のポストに領収書を投函するだけで申請が完了し、後はポスト内の領収書を郵送すれば、領収書の突合から管理まで行ってくれます。かなりの負荷軽減につながるイメージを持つことができました。
3つ目は「料金体系がユーザー数ではなく領収書枚数に応じたもの」であることです。
当社は業務拡大に伴い社員数も増えており、さらに社員によって経費精算の件数に大きな差があります。ユーザー数に応じた料金体系の場合は、精算頻度の少ない社員も、頻度の多い社員と同じように費用がかかるため、総合するとコストが高くなることが課題でした。「TOKIUM経費精算」は領収書の枚数に応じた課金方法でしたので、当社のニーズに最も合う料金体系でした。
以上の3つの理由から、「TOKIUM経費精算」を経費精算のDX実現のためのシステムとして採用することを決定しました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
2021年6月に信和建設の営業部から運用をスタートさせ、10月には信和建設、信和不動産、信和ホールディングスの全社へ展開することができました。導入前後の定量的な変化はこれから計測していきますが、間違いなく業務効率は上がっていくと考えています。経理部のミッションである、現場が現場に集中できる環境創りをいち早く実現できるように、これから積極的に「TOKIUM経費精算」を活用していきます。そして、全グループ企業の申請者、承認者、事務担当、経理部が本来の業務に集中できるようにしていくことを目指したいですね。
— 今後の展望
現在は、交通費と事務用品等の一般経費にしか「TOKIUM経費精算」を活用できていませんが、今後は、事前申請が必要な出張費や接待費にも、活用の幅を広げていきたいと考えています。最終的には全ての経費を「TOKIUM経費精算」に集約させることを視野に、今後も運用を続けていきたいと思います。今後、どれだけの業務効率効果が出るか、今からとても楽しみです。
