経費精算時間を減らして、価値を生む仕事にエネルギーを注ぎたい

『食の可能性を「探求変革」することで世界に笑顔をふやしていく』をミッションに、オンライン飲み会専用フードボックス、社食/社内カフェ、キャラクターフード、ケータリングECなど、さまざまなフード関連サービスを手掛けるノンピ。

2003年の設立以来、食とテクノロジーを駆使した「世界を変えるフードテック企業」を目指している。直近では、IPOを見据えたバックオフィス業務改革を積極的に行っている。

世界を変えるフードテック企業を目指す

— 株式会社ノンピについて
当社のミッションは『食の可能性を「探求変革」することで世界に笑顔をふやしていく』ことです。遊休資産の社員食堂をシェアリングエコノミーで収益化するビジネスモデルの構築や、法人向けフードサービスのEC事業を展開し、世界を変えるフードテック企業を目指しています。また、食とテクノロジーの融合によって、良質なコミュニケーションを促進し新たなイノベーションを生み出すために、こだわりぬいた美味しい食事を提供しています。

私は経営管理本部に所属しておりまして、業務内容としては経理責任者の立場で月次・年次決算の早期化、これに加えてワークフローの導入による内部統制の構築、および浸透のための業務を行っています。

「TOKIUMインボイス」の導入事例は、こちらからご覧いただけます。

立替経費で発生する領収書の糊付けをなくしたい

— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
領収書の糊付けをなくしたいと考えたことがきっかけです。当社は立替経費が多く、たとえば、社員食堂であれば季節ごとのメニューに合わせてディスプレイ装飾もするので、そういった飾りなど細かな経費も多く発生します。これらは月次決算で処理を行っていきますが、申請の量が多く経理1人でチェックを行うのに、かなりの時間を要していました。

当時は既に別のクラウド経費精算システムを導入していましたが、立替経費が多く発生する当社にとって、領収書チェックを行う経理の手間はいっこうに減りませんでした。領収書の糊付けによって起こる問題は、申請金額や支払先の間違い以外にも、領収書の糊付け方法に個人差があることが挙げられます。たとえば、ある人はあらかじめ経理が見やすいようにと、1枚ずつ領収書が重ならないように丁寧に貼り付けてくれるのですが、他方ではすべての領収書を重ねた状態で貼り付ける人もいました。用紙に領収書が糊付けされている状態ですので、それらをわざわざ1枚1枚手で剥がしながらチェックすることは、おおよそ2～3営業日を費やすこととなり、経理にとっては相当な時間と労力がかかっていました。

月次決算の他業務と並行して作業をすることは苦労がありましたが、社員に経費支払いを行う業務は必要不可欠ですので、当然おろそかにはできません。大変だと思いながらも、何とかこの手間を減らせないかと考えていました。

ユーザビリティが高く、IPOにも耐えられる仕様

— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手昨年（2020年）に幕張メッセで開催された展示会に行った際に、「TOKIUM経費精算」を知りました。展示会に行った目的は、新型コロナウイルスの影響を受け、今後のテレワーク推進のために最新の情報を得たいというものでした。そこで「TOKIUM経費精算」を見たときに、まず感じたことは申請画面がとても使いやすそうだということでした。

正直なところ、既存クラウド経費精算システムでも、スマートフォンで領収書を撮影すればデータ化できるという機能はありましたので、特段システムリプレースは考えていませんでした。ところが、この考えを改めさせるくらいユーザビリティに優れていたことは、当時の私には衝撃でした。

加えて、「TOKIUM経費精算」だと撮影した領収書データと領収書原本の突合も行ってくれ、その結果はきちんとレポートとして報告してくれることもわかりました。また、領収書原本は預かってくれますが、監査や税務調査などで必要な領収書があれば、こちらまで持ってきてくれるとのことでしたので、IPOを目指す当社の要望に耐えられるサービスであることもわかりました。

以上のことから、領収書の糊付けに付随するストレスから解放されることを確信し、既存クラウド経費精算システムからのリプレース導入を決めました。