— 事業内容を簡単に教えていただけますでしょうか？
グループ保険会社の保険契約者である企業を中心に、各種リスクへの予防策や事後対応についてのコンサルティング業務を行っております。また昨今ではコンサルティング業務におけるDX活用などにも取り組んでいます。
— 経理業務のペーパーレスへ取り組み始めたきっかけについて教えてください
ペーパーレス化を目指したきっかけは電子帳簿保存法対応と社員の増加です。
当時、利用していた経費精算システムでも電子帳簿保存法には対応できたのですが、自分たちで領収書をスキャンして電子化する必要がありました。領収書の枚数も多く、現場の負担を考えると物理的に無理だという結論になりました。
それに加えて、当社はDXや成長領域のコンサルティングに従事する社員の採用を積極的に行っており、2021年度末には300名程度であった社員が今では350名程度までに増加し、今後は480名を目指して採用を強化しているような状況です。そのような急激な社員増加に、経理や総務などのコーポレート機能が追いつけなくなりつつありました。社員が増えれば、当然経費や請求書のボリュームもそれに比例して増えていきますので、これまでの紙をベースにした処理のままでは、業務対応に限界があることは明らかでした。
— 経理業務で負担が大きかった業務は何ですか
特に経費処理がとても大変でした。当社はコンサルティング業務のため出張や客先訪問が頻繁にあります。飛行機代や新幹線代、それに付随する宿泊費や日当など多くの経費が発生しており、処理に苦心していました。
— どのような業務に時間や手間がかかっていましたか
以前は紙に印刷した伝票に領収書を貼り付けて申請書を作成し、押印して承認しており、一連の工程すべてで手間がかかっていました。特に、押印漏れがないかなどのチェックもしなければなりません。押印されていなければ差し戻して、押印後に再提出してもらうといった手間が発生することになります。
仮に気付かず押印漏れがあったまま承認をしてしまうと、内部監査や当局に、適正な処理が行われていないのではないかという指摘を受けてしまう可能性もあります。
請求書支払業務でも、領収書と同様に紙に印刷した伝票に請求書を貼り付けて申請してもらっていました。それに押印をして承認した後に支払処理をしていたため、経費の処理と同様に時間がかかっていました。
— 原本管理は大変でしたか？
ファイリングや外部倉庫への出し入れも経理担当者が行っているので大変でした。必要な書類を探さなければならない時などは、保管している箱を取り寄せて1枚1枚めくって探さざるを得ませんでした。
— どのようなシステムを探していましたか
経費と請求書の処理が別々のシステムだと非効率だと考えていましたので、経費精算業務や請求書支払業務はひとつのプラットフォームでやりたいと考えていました。さらに、原本管理をアウトソーシングできれば、社員増加にも十分に対応できると考えました。
そこで様々なサービス提供会社にシステム仕様を聞き、比較検討を進めていきました。ある会社は請求書受領のみの対応ということで、私たちが必須としていた領収書への対応ができずに検討から外れました。また、ある会社は領収書や請求書に対応できるとのことだったのですが、原本保管まで含めるとコストが膨らみ金額的に折り合うことができませんでした。
そんな中、領収書や請求書に対応できるだけでなく原本の代行受領や保管が標準サービスとして提供されており、当社が考えていた運用が可能なTOKIUMにたどりつきました。
TOKIUM経費精算では、申請者がスマホで領収書の写真を撮るだけでデータ化が可能です。TOKIUMインボイスでは請求書の代行受領だけでなく、データ化も行ってくれます。以前のシステムで手間になると感じていた原本のスキャン作業が必要ない上に保管まで行ってくれることが業務効率化につながると感じ導入に至りました。
— 原本保管までできるシステムを選んだ理由を教えてください
電子帳簿保存法では原本破棄の運用も可能ですが、念のため原本は破棄しないで運用したいと考えていたことが、原本保管を代行できるシステムを選んだ理由です。TOKIUMを利用すれば、何かあっても原本がありますので、当社としては安心してペーパーレス化できるのが良かったです。
当社では官公庁のような機関からの受注案件もあり、そのような案件では領収書の原本の取り扱いも重要となる場合があります。実際、原本が必要になった場面があり、原本の取り出しをお願いしたこともあります。原本を気軽に取り寄せられるTOKIUMに保管してもらっていてよかったと思います。
— 金融機関のグループ会社ということは、セキュリティ基準も高かったのでしょうか
当局では、金融機関の顧客情報管理に対して、厳格な基準を設けています。当局が損保会社を監督しているように、そのグループ会社も当局の基準に準じた対応が求められます。その基準に達しているかを確認するため、IT部門で外部委託先のセキュリティのチェックをすることになっています。このセキュリティチェックをクリアしないとその時点でシステムの導入はできません。このセキュリティ基準に対応できないために候補から外れたシステム会社もありましたが、TOKIUMはこのセキュリティ基準をしっかりクリアしてくださり安心しました。
— TOKIUM導入の効果について教えてください。
現在は以前のシステムからTOKIUMへの切り替え段階で、２つのシステムを併用しているという状況です。実感としてはTOKIUMに移行している部分については明らかに楽になっていると感じています。
そもそも出張が多い業界なので、経費精算業務が効率化されたことを実感しています。経費の申請者は、TOKIUM経費精算で領収書の写真を撮って申請するだけなのでとても楽になりました。
移動中や出張での宿泊先など場所と時間を問わずに申請することができ、効率化を実感できます。また、承認作業も申請された経費精算1件につき約1分程度で承認が可能になりました。経理担当者も一般的なの案件については1件あたり5分で内容確認や経理承認を行えています。
結果として、紙の領収書と伝票による処理に比べて最短でも2日間要した処理が、TOKIUM経費精算では概ね1日以内で処理することが可能になりました。
また、承認フローの電子化により、承認状況が経理側で確認でき、承認漏れのリスクも回避することができるようになっています。押印がなくなったので手も疲れなくなりました。
— 目指す経理部像について教えてください
毎月の処理を行うだけでなく、日々の数字の見える化に注力していきたいと思っています。これによって、経営陣に支出の使用状況、進捗状況を迅速に提示し、管理会計が強化できるよう取り組みを進める予定です。
特に現在はDX関係の人・モノへの投資が増加しています。 しっかりお金の流れの見える化を図り、何にいくら使っているのか、費用対効果はどうなのかなど経営に関する諸数値を経営陣にタイムリーに伝え、経営に寄与するような業務の実現を目指します。
【取材日：2023年4月10日】
