経費精算業務、請求書管理業務からすべての紙をなくすために、株式会社めぶきカードが『TOKIUMインボイス』『TOKIUM経費精算』を導入

— 株式会社めぶきカードについて
栃木・埼玉・茨城県が経営基盤の足利銀行を母体とする「あしぎんカード」、おなじく茨城・福島・栃木県に顧客を持つ常陽銀行が母体の「常陽クレジット」、この2社が合併して、株式会社めぶきカードは2021年4月に発足した。めぶきフィナンシャルグループの一員として、クレジットカード事業を展開しており、三菱UFJニコス、及びJCBのフランチャイジーとして、VISA、MasterCard、JCBと提携し、各種クレジットカード業務を取り扱っている。

設立40年以上の茨城県内では老舗のクレジットカード取扱会社

—御社の事業内容を教えてください

※写真撮影時のみマスクを外しております。

当社は、三菱UFJニコス株式会社、株式会社ジェーシービーのフランチャイジーとして、VISA 、MasterCard、JCBと提携し、クレジットカードの発行・会員・加盟店の募集、及び保証業務、クレジットカードによるショッピング・キャッシングサービスの提供、ローン（貸付金）等のクレジットカード業務を取り扱っています。対象地域として、栃木県・茨城県を中心に、埼玉県、福島県等に展開しています。2021年4月に、株式会社常陽クレジットと株式会社あしぎんカードが合併しできた会社ですが、歴史としては比較的古く、設立から40年以上たつ地域では老舗のクレジットカード取扱会社です。私が所属する総務部は全部で9名おり、加盟店開拓やカード業務の受託、信用管理などの顧客対応を除くすべての業務を行っています。

分厚い領収書や請求書のファイリング作業をなくしたい

— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ

きっかけは、令和3年度の税制改正に伴う電子帳簿保存法への対応でした。このための調査として、各社に資料請求を行った中の1社がTOKIUMでした。当時は合併直後で、総務業務も完全に統一化されていなかったため、経費精算や請求書の処理業務は合併前の会社分それぞれで行っている状態でした。このため、領収書や請求書は常に2社分をチェックしなければなりませんでした。
紙の領収書と請求書の枚数は年間で約1,800枚ありましたので、申請する側の従業員も、管理する側の総務部も相当な負荷がかかっていました。特に大変だったのがこれらのファイリング作業です。1社分だけでも軽く辞書程度の分厚さになるものを、2社分ファイリングする作業は総務部にとってかなりの重労働でした。改正後の電子帳簿保存法への対応を考えると、各業務から紙をなくすことは当社にとって大幅な業務改革につながる必須の手法であると考えました。そこで、外部サービスの情報を集めることにしました。

他社ではできないペーパーレス化を、TOKIUMが唯一実現

— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』導入の決め手

早速、数社に資料請求を行いました。その中から4社程度に絞り、比較検討を行いました。調べていくと、たしかにどのサービスも業務効率化を実現することができるのですが、最後に必ず原本が残る運用になってしまいます。その中で、TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」だけが、全ての紙運用から解放されることがわかりました。他社サービスの場合、領収書や請求書のデータ化はできても、原本は自社で保管をする必要があります。これでは、効率化できる業務が一部に限定されますので、紙が主体の業務を行っている当社では、効果が薄れると考えました。一方で、「TOKIUM経費精算」と「TOKIUMインボイス」はいずれも、原本の保管の一切を請け負ってくれますので、当社側で行う作業は限りなく効率化できます。当社として、喉から手が出るほど欲しいと考えていた、他社ではできないペーパーレス化を実現できることがわかりました。まずは当社でどの程度の業務効率につながるかを調べるために導入効果測定を行いました。

導入効果測定で、13項目中全ての項目で「可」と判断

導入効果測定にあたっては、当社での経費精算業務、請求書管理業務の形態と処理工程分類を行い、大きく分けて13項目で検討を行いました。その結果、TOKIUM以外の他社は13項目中で不可が6項目、条件付き可が5項目、可は2項目という判断となりましたが、TOKIUMは「13項目全てで可」の判断となりました。

導入による削減時間を有効活用して、総務部としてさらなる業務改革を推進

— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』導入後の効果

実運用はこれからになりますが、分厚い紙のファイリング作業がなくなることで、大きな工数削減効果が得られると期待しています。申請する側も管理をする側も大幅な工数削減効果が期待できますので、削減できた時間をより付加価値の高い業務にあてていきたいですね。総務部としては、月72時間かかっていた処理時間を10時間程度にまで削減できると見込んでいます。
総務部の重要なミッションとして、従業員の働きやすい環境づくりを掲げています。これまでは優先度が高くならない限りは、他の仕事の都合もあってなかなか業務改善に時間を割けない状況でしたが、導入による削減時間を有効活用して、優先度の高い業務はもちろん、中長期で見て重要と考える業務にも改革に乗り出して、会社全体で大きな成果につなげたいと考えています。

当社で成果を出し、グループ全体のオペレーション効率化につなげる

— 今後の展望

「TOKIUMインボイス」と「TOKIUM経費精算」の運用を成功させ、当社でまずはしっかりと成果を出していきます。その上で、その後は他のグループ会社にも導入効果を波及させていきたいですね。グループ全体のオペレーション効率化の実現につなげたいと考えております。TOKIUMには手厚いサポートを期待していますので、これからもよろしくお願いします。

【取材日：2022年5月6日】