お客様により良いサービスをご提供するために、「社員」を大切にしたい。

— 岸本建設株式会社
昭和40年の創業以来、岡山市を中心に公共事業、資産活用、一般住宅などの「建設」を通じて、明るい豊かなまちづくりの実現に貢献してきた岸本建設株式会社。平成28年には介護事業にも参画し、幅広い事業展開を通じて地域住民の豊かな暮らしを支えている。

地元岡山市で地域に根差した事業を展開

— 岸本建設株式会社について
当社は岡山市や倉敷市などを中心に、公共や一般住宅などの建設・建築事業、遊休土地活用などの不動産事業、介護事業を行っている会社です。

代表の「会社の働き方改革を促進」への想いの実現の為に現在では私が推進専任担当として、業務改善システムの情報収集、選定から導入・運用支援までを行っています。

毎月約300枚の領収書が発生しており、経理担当者が疲弊していた

— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
はじめに目をつけたのが、介護事業の経費精算方法でした。当社の介護事業は、店舗を構える形ではなく、訪問介護・居宅介護で行っていますので、ほぼ毎日移動が発生します。車で訪問先に通うため、パーキングに車を停める頻度が多いのですが、パーキングではデビットカードが使えません。このため、一旦各自で立て替えてもらい、後日、会社から小口現金で支払いを行っていました。

領収書は毎月300枚程度発生し、経理担当者1名で処理していました。この中には、現場から集まった領収書を全て糊付けし、保管する業務も含まれていました。月1回申請を行うルールでしたので、月末に大量の領収書が一気に集まってきてしまい、1名で対応するにはかなりの労力を割く必要がありました。これは何とかしないといけないと考え、すぐに取引先の代理店に連絡をして、クラウド経費精算システムを紹介してもらうことにしました。

領収書の糊付け・保管が必要なくなる。これしかないと思った

— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手実は代理店から紹介を受けたシステムは「TOKIUM経費精算」以外のものでした。説明を聞いたのですが、なんとなくしっくり来ませんでした。そこで、自らインターネットで検索をしたところ、「TOKIUM経費精算」にたどり着きました。たどり着いた理由は、まさになんとなくしっくり来なかった部分を最も解消してくれるシステムだったからです。

それは、領収書の糊付けからも、保管からも解放されることでした。「TOKIUM経費精算」であれば、スマートフォンでレシートを撮影さえすれば、後はTOKIUMが全て保管・管理をしてくれます。

これは願ってもないサービスだなと衝撃を受けたことを今でも覚えています。念の為、税理士に領収書を外部企業に預けて問題がないか確認をしたところ、全く問題ないとのことでした。これであれば、導入を躊躇する理由は一切ないと判断し、代表に提案をして導入することを決めました。

使い勝手を理解してもらえるまで、根気強く浸透を促した

1点だけ懸念があったことが、当社の社員がスマートフォンの操作に不慣れであることでした。それでも、絶対に社員の働きやすさにつながる自信があった私は、とにかくその使い勝手を理解してもらえるまで、根気強く浸透を促しました。

よくある問題が、導入してしばらくは新しいサービスを使っていても、時間を経るごとに自然と使われなくなっていくことです。この問題の大きな原因は、フォローする人がいないことにあると考えています。私は働き方改革推進のための専任として業務を行っていますので、最後まで責任を持って役割を果たすことは当然でした。

誰であろうが、はじめのうちは新しいものを受け入れることに少なからず抵抗はあるものです。それでも熱心に理解を促し続けていくと、だんだんと相手も気持ちが変わってきます。このことを肌身で感じたのが、今回の「TOKIUM経費精算」導入プロジェクトでした。おかげさまで、その後はスムーズに運用に持っていくことができました。