当社は、プラスチック製品の製造及び加工、販売を主たる事業としております。
自社オリジナルの衣類収納ケースから工業部品のOEMまで幅広い種類の製品を取り扱っており、国内の小売・卸売業者約800社との取引があります。直近では環境問題への取り組みをはじめとしたSDGs経営、グローバルな社会課題の解決に向けた取り組みなどを行っています。
他業種へも参入し、小売、アパレル、飲食と事業を拡大しプラスチック製品の企画・製造・販売・流通はもとより、新しい事業の発想・構築をはかり、仕事の道楽化と会社を永遠に継続出来る仕組みを作ります。
— 貴社で取り組まれているDXについて教えてください
当社では、RPAを用いて業務の自動化を推進しています。システム部に頼ってばかりにならないよう、システムを用いた業務効率化は各部署より集めたプロジェクトチームで取り組んでいます。基礎の部分から応用まで一連の流れを、プロジェクトを通して勉強し、誰でもプログラムが作れるよう目指しているところです。
— 「TOKIUMインボイス」検討のきっかけを教えてください。
以前から月次決算を早期化するため、月末月初に早めに請求書を揃えておきたいと考えてはいましたが、きっかけは改正電子帳簿保存法が施行されたことです。これらの対応を進めるためにまず当社の請求書支払業務の現状と課題を洗い出しました。
— 各拠点に送られた紙の請求書はどのように処理していましたか？
「TOKIUMインボイス」導入以前は、全国の各工場に届いた紙の請求書を本社に集約していました。各工場で受領した請求書は、まず現場の責任者が確認し、その後、経理担当者が確認するというフローでした。各工場で請求書をまとめて本社に郵送するので、どうしてもタイムラグは生まれてしまいます。
そのようにタイムラグがあることから、本社で早く確認作業をするために、各工場に届いた請求書を現場の責任者が確認した後、一度PDF化して確認依頼メールを本社に送付していました。一方で、本社に各工場の請求書が届くこともあるので、それを今度は本社でPDF化して確認依頼メールを現場の責任者に送付していました。しかし、原本をスキャンする作業が発生するので、請求書支払業務の工程が増えてしまい、かなり手間になっていました。
— 請求書支払業務の承認フローについて教えてください
承認作業は、各工場の工場長にハンコを押してもらうといったアナログなフローです。承認作業に時間がかかるだけでなく、発注者・担当者が請求書内容を確認したのかわかりづらいという問題もありました。
このように、紙の請求書やPDF化した請求書が本社と各工場をいったりきたりしている状況で、ワークフローシステムも無かったので、無駄な作業が多く発生し社員の貴重な時間を奪っていました。
— 「TOKIUMインボイス」導入でどのような変化があったか教えてください
「TOKIUMインボイス」導入後は、TOKIUMが形式問わず請求書の受領を代行し、スキャン・データ化まで行うので、現場や本社で請求書をデータ化して送付する運用をほぼやめることができました。今では、データ化された請求書を受領してシステムで一元管理しているので確認作業の早期化につながりました。
また「TOKIUMインボイス」ではあらかじめ、部署や金額によって承認ワークフローを設定することができます。そして、申請された請求書の条件に応じて、適切な承認ワークフローが自動で選択されます。もちろん、システム上で承認作業ができるので、押印も不要です。
— 上記の課題を解決できる他に「TOKIUMインボイス」の決め手を教えてください
「TOKIUMインボイス」の決め手となった理由は4つあります。
１つ目は「請求書の形式を問わず受取から保管まで代行で任せられること」
２つ目は「利用IDの制限が無く比較的低コストであったこと」
３つ目は「会計システム連携ができること」
４つ目は「取引先様に最小限の負担しかかけず当社は電子化できること」です。
特に３つ目の「会計システム連携ができること」と４つ目の「取引先様に最小限の負担しかかけず当社は電子化できること」がよかったです。
「TOKIUMインボイス」は、CSVファイルが取り込める会計システムであれば柔軟に会計連携できるクラウドシステムです。使用している会計システムに取り込めるようにCSVファイルをカスタマイズしてくれます。なので、会計連携する際に当社が欲しい会計データ情報を出力できるように連携してくれました。
また、取引先様には上場企業から個人事業主まで200社ほどおりますので、取引先様にも請求書の電子化をお願いするシステムでは、全て電子に切り替えられないことが予想されました。しかし、「TOKIUMインボイス」では、TOKIUMが請求書を代行で受領し全てデータ化してくれます。そのため、取引先様の請求書形式（紙・PDFなど）を変更せずに請求書の送付先を当社からTOKIUMに変更してもらうだけで、請求書の電子化を実現できると考えました。
— 「TOKIUMインボイス」の導入サポートについてのご感想を教えてください
例えば、当社は承認フローにいくつか課題がありましたが、細かいルール設定にもTOKIUMの導入担当者が相談にのってくださり電子承認の設定をすることができました。
このように専任の導入担当者がサポートについてくれますので、導入するにあたって何をしていけばいいのかを明確にしてくださり、導入作業を進めやすかったです。
また、取引先様へのご連絡もサポートしていただきました。
請求書の送付先変更連絡のサポートがあり、取引先様へハガキを送付してくれます。取引先様の80％程が予定通り請求書支払業務を「TOKIUMインボイス」での運用に乗せることができました。残りも随時切り替えていきます。
— 「TOKIUMインボイス」を導入して請求書支払業務はどのように変わりましたか？
請求書をTOKIUMに代行受領・保管してもらうことで、課題として上がっていた紙の請求書の運用がほぼなくなりました。全国の工場から本社に集約していた紙の請求書をなくし、「TOKIUMインボイス」で一元管理することが実現できました。法対応はもちろん、完全にペーパーレス化することで業務効率化にも繋がっています。
このように請求書支払業務を「TOKIUMインボイス」に切り替えてからは、これまで月次決算に15営業日かかっていたところ、6営業日短縮して9営業日にできそうだというところまできています。さらに運用に乗せていき、その他の業務効率もあげることであと2〜5営業日は短縮したいです。
— 今後、目指したい経理部像を教えてください
今後さらに「TOKIUMインボイス」の運用を軌道に乗せていき、さらなる月次決算早期化を目指していきたいです。また経理部をクラウド化していくきっかけにし、テレワークができる環境創りも進めていきたいです。
【取材日：2022年11月29日】
