— いちご株式会社について
当社では、現存不動産の価値向上を目的とした心築事業を中心に、クリーンエネルギー事業、アセットマネジメント事業を展開しています。不動産は、人々の暮らしに密接に関わっており、人々の生活に欠かせない社会インフラです。私たちはサステナブルインフラ企業として、不動産をエネルギーや観光、スポーツ、エンターテインメント等の様々なコンテンツと融合させることで、日本の将来に豊かさをもたらすことを目指しています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
元々はワークフローシステムの一部機能を使って経費精算を行っていたのですが、経費精算に特化したシステムではなかったため、使いづらさやタイムリーなバージョンアップがなされないといった問題を抱えていました。このような問題を解消するために毎年展示会に出向き、当社にフィットするクラウド経費精算システムは無いかと情報を集めていました。
当時の経費精算方法ですが、申請者がワークフローシステムで経費を入力する際は経路や金額をわざわざ別画面でウェブを立ち上げて調べる必要がありました。また、紙で申請を行っていましたので申請の際は必ず出社しなければなりませんでしたし、たまった領収書を別紙に糊付けする作業も発生していました。その後は承認者である上長に押印をもらう必要がありますので、この間の待機時間も含めると1名あたり月平均5時間程度を申請作業にかけざるを得ない状態でした。平日にまとまった時間を確保することが難しい社員にいたっては、土日に出社して申請を行う程度に手間がかかっていました。
経理側としても、膨大な紙の申請書や領収書をひとつひとつチェックし、内容に相違がないか、金額は合っているか、不足はないかを確認する作業に相当な時間をかけざるを得ませんでした。仮に申請内容に不備が見つかった場合は、経理から各申請者に確認を取りに行って訂正印をもらう必要があるなど、余計な手間が多く発生していました。この状況を改善するのに拍車をかけたのが、2020年の新型コロナウイルスの流行により、在宅勤務の割合が増えたことでした。このことで、出社が伴う経費精算方法から早く脱却しなければならない必要性に迫られ、導入に向けた動きを加速させました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
そこで、これまでに展示会で見た中からいくつかのクラウド経費精算システムを比較検討しました。その中でTOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」を導入することに決めた理由は2つあります。
1つ目は「領収書の保管の全てを行ってくれること」です。
複数社のシステムで比較検討を行った際に、機能面で大きな差別化ポイントがあるかというと正直なところあまり感じませんでした。その中で「TOKIUM経費精算」だけが、領収書の保管まで行ってくれる「経費精算業務の完全ペーパーレス化」を実現できるシステムでした。スマートフォンで領収書を撮影すれば申請ができると謳っていても、原本が残るようでは結果的にそこまで大きな工数削減にはつながりません。しかし、領収書の保管を全て請け負ってくれるのであれば、大きな工数削減につながると考えました。
2つ目は「データ入力の正確さ」です。
他社システムの場合、データ入力はOCRによる読み取りが一般的ですが、「TOKIUM経費精算」だけがオペレーターによる手動入力を行っていることも大きな決め手となりました。人が入力、チェックしてくれるのであれば、精度の高いデータ入力が実現できチェック工数を大幅に削減できると考えました。経理側から見て大きなストレスを感じることのひとつに、入力内容が間違った状態のまま申請書が届くことが挙げられます。入力の精度が低ければ結局差し戻しも増えますので、導入前と比べてあまり工数に変化が出ません。
「TOKIUM経費精算」は「IT×人」というバランス感覚に優れた、当社にとって最も工数削減効果を見出だせるクラウド経費精算システムだと判断し、導入を決めました。
当社はグループ会社が50社以上あり、そのうち企画経理部で経理業務を行う事業会社は当社を含めて7社あります。早い段階で7社全てに浸透させたいと考えていましたが、いきなり全社展開をしてしまうと何か問題が起きたときにリカバリーが難しくなることを懸念しました。そこで、事業会社の中でも経費申請数の多い1社を選定し、1ヶ月程度のテスト運用を行ってみることにしました。
テスト運用中に現場から出た声の大半が、とても便利で使いやすいというものでした。また、この間で運用上の大きな問題は出ませんでした。このこともあって、当初はスモールスタートから始めて段階的に全社展開を行う想定をしていましたが、一気に全社展開することを判断しました。
— 『TOKIUM経費精算』導入後の効果
申請者としては、紙がなくなったことで時間や場所にとらわれずに申請ができるようになりました。これまでは必ず出社をする必要がありましたので、特に外を飛び回っている多忙な社員ほど経費申請の負荷が大きかったのですが、「TOKIUM経費精算」の導入によって今ではこれらの社員が最もメリットを受けることができています。また、移動時間や少しの空き時間でもすぐに申請ができますので、非アクティブな隙間時間を有効活用できるようになったことも効果として大きいと感じています。
経理側として特に大きいと感じていることが、チェック工数の削減および効率化です。人がデータ入力を行ってくれますので、申請内容の誤りや金額相違はほぼ起こりません。そういったエラーチェックに割く時間を減らせた分、より生産性の高い業務に注力できるようになりました。また、領収書がなくなったことでファイリングや保管の手間もなくなったことも大きな効果です。このように、物理的な負荷はもちろん、精神的な負荷までも軽減できたと実感しています。
完全ペーパーレス化の実現により、導入してまだ3ヶ月程度ですが、既に以前と比べて7割の工数削減効果が出ています。導入前の試算でも7割減を想定していたのですが、ここではあえて高い目標設定にしていましたので、実際にたった3ヶ月で7割減を既に実現できている事実に驚きを隠せません。工数削減により生じた時間をより戦略的な時間に変えられるようにしていきたいですね。そうすれば企業としての力もさらにスケールアップするのではないかと思います。
— 今後の展望
たった3ヶ月で既に7割減の工数削減効果を実現できていることを考えると、今後もっと「TOKIUM経費精算」の操作に慣れる社員が増えてくれば、今以上に工数を削減することも可能と考えています。導入前に努力目標として掲げていた工数7割減は既に達成していますので、最終的には9割減を目指してきたいですね。これからも「TOKIUM経費精算」を積極的に活用していきたいと思います。
