「Communication Design® 人と人の、笑顔が創り出す未来へ。」という経営理念のもと、人と人が出会う場とそこで生みだされる体験をより価値あるものにするために、コミュニケーションに関わる様々な「表現」「手段」「環境」をデザインする株式会社博展。1967年の創業以来、世界中のコミュニケーションに新たな可能性とイノベーションを巻き起こし、感性あふれる豊かな社会づくりに貢献し続けている。
— 株式会社博展について
当社は1967年の創業以来、人と人が出会うリアルな場や空間で、顧客の体験を創り出し、その体験を企業のマーケティング活動の重要な要素として活用する「Experience Marketing」を軸に事業を展開しています。リアルプロモーションに特化した企画力とクリエイティブ力に加えて、デジタルテクノロジーやメディアとも融合し、その場だけで終わらない効果の高いプロモーションを通じて、一味違うブランディング、商談会、顧客創出を実現するのが当社の強みです。
財務経理部としては、主に会社の数字をとりまとめて社内外に報告することと、社内分析資料の作成、また経費精算のように社員が実際に手を動かす業務の改善施策を考え、実行することを行っています。
— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけ
私は中途入社なのですが、入社した時点で既に別のクラウド経費精算システムが導入されていました。しかし、程なくして労務管理と勤怠管理を一体化させるためのワークフローシステムを導入することが決まり、ワークフローの中に経費精算機能が組み込まれたシステムを利用することになりました。
そうすると、利用を開始してすぐに問題が露呈してしまいました。それは、経費の申請段階でエラー検知ができないことでした。このことで、申請後に多くの入力ミスが発生する問題や、事前申請がされていない経費、領収書の添付がない経費などが申請される問題が起きていました。
当時、1名の経理担当者が約300名いる全社員の経費精算業務を行っていたのですが、全ての申請内容をチェックするのに丸1日を費やす必要がありました。また、申請後のミスが見つかった場合は営業に差し戻し行うのですが、締め処理に追われる都合から、どうしても営業の業務の手を止めてでも差し戻しと返却を促す必要がありました。このような一連の対応を、経理1名で対応していたため属人的な動きが目立っていました。
実はこの担当者が当時定年間近となっておりまして、一連の業務を残ったメンバーで行うことはリソース上あり得ないことでしたし、そもそも新たな人材を採用する考えも、当時の経理部としてはありませんでした。そこで、経理部内での属人化からの脱却を実現するために、新たな外部サービスのリプレース導入を視野に情報を集めることにしました。
既に経費精算機能の付いたワークフローシステムが導入されている状況でしたので、会社としては何が何でもリプレースが必要というものではありませんでした。それでも、経費精算業務における非効率と経理部内の属人化からの脱却を目指した我々は、既存のワークフローシステムよりも業務効率化が実現できるシステムを探し会社を納得させようと考えました。
当社は約300名の社員がおり、うち営業が約100名、デザイナーが約70名、制作が約40名と、お客様先によく出向くメンバーだけで200名以上いる状況でしたので、これらコアメンバーの経費精算業務が今よりも効率化できると、間違いなく会社にとってインパクトの大きいリプレースプロジェクトになると考えました。そして、どこを効率化すれば最もインパクトが出るかを考えた結果、領収書にたどり着きました。
当社は月平均で約6,000枚の領収書が発生します。これらを毎月の経費申請のたびに申請する必要があり、1人あたり1.5時間程度の時間がかかっていることがわかりました。あくまで平均ですので、もっと多くの領収書が発生するメンバーは、当然これ以上の時間がかかっていました。このことで、営業が本来行うべき商談や顧客提案業務に集中できない状況が起こっていました。
もちろん、領収書自体がなくなればこれらの工数もなくなりますが、電子帳簿保存法の観点からも領収書自体をなくすことは難しいと考えました。それでも、何とか良い方法がないかと思っていたときに、たまたま社外のイベントで「TOKIUM経費精算」の存在を知りました。
— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
「TOKIUM経費精算」の存在を知って、まず驚いたことは領収書の申請は全てスマートフォンで完結できることでした。当時の領収書の申請では、各メンバーが1ヶ月分の領収書をためて、月末になると一気にシステムに打ち込み、後は申請書と領収書をセットにして経理に提出してもらう必要がありました。また、上長承認のためにシステム内にも領収書の画像を添付する必要があるなど、とにかく申請に必要な業務が煩雑でした。
このことで、申請は上がっているものの領収書の提出がないといった状況や、領収書は提出済みだが、システム上には申請が上がってきていないといった状況が起こっていました。それが、「TOKIUM経費精算」であればスマートフォンで領収書を撮影するだけで、TOKIUM側のオペレーターが人力で領収書データを入力してくれるという利便性に大きな魅力を感じました。
はじめにこのことを聞いたとき「本当に人が入力してくれるのか？OCR機能を使っているのではないのか？」と確認したのですが、TOKIUMは全て人力で行っていると回答してくれました。人力であればミスが起きる可能性も少ないため、経理が申請内容をチェックする時間は大幅に削減できると考えました。領収書データを人力で入力してくれるサービスは、他ではまず無いなと思いましたね。
さらに、撮影が終わった領収書は社内に設置されるポストに投函するだけで、後はこれらを定期的にTOKIUMに送れば、領収書原本とデータの突合作業を行ってくれます。さらに驚いたことに、その後の領収書原本の保管まで対応してくれることを知りました。
これであれば、電子帳簿保存法を遵守しながら領収書の完全ペーパーレス化が実現できることを確信し、今よりも業務効率化が実現できるシステムは「TOKIUM経費精算」しかないと判断し、リプレース導入に踏み切りました。
少なくとも私が入社して1度、クラウド経費精算システムがリプレースされていますので、現場からは「またリプレースですか？」といったやや消極的な声が出ることを懸念しました。それでも、領収書の完全ペーパーレス化が実現できることは、これまでのリプレースとは異なり、現場の業務負荷を削減できると確信していましたので、効果への自信はありました。
しかしながら、いきなり全社導入してしまうと、現場に予期せぬ混乱が生じて、結果、利用が浸透せずにこれまでのリプレースと何ら変わらない効果に落ち着くことは絶対に避けたいと考え、まずは営業幹部に対して説明会を行いました。
営業幹部の口からは「これはかなり便利になって良いね」といったポジティブな意見が多く出ましたので、後は現場をうまく巻き込むだけだと考え、経費申請の多いメンバーを中心としたスモールスタート導入をすることを決めました。こうすれば、各メンバーからも「これはかなり良い」という声が挙がり、この声が全社にも共有され、自然な形で「TOKIUM経費精算」が全社導入できると考えたからです。
結果的に、スモールスタート対象となったメンバーからも多くのポジティブな意見を得ることができました。その後の全社導入では、反対の声もほとんど挙がらなかったことに加えて、申請がスマートフォンひとつで済むようになり、且つ操作も難しくなかったため、特段個別に説明会を開くまでもなく、現場から勝手に申請が届くようになったことは、もう一つの嬉しい成果でした。
— 『TOKIUM経費精算』導入で得られた効果
まずは、経理部のメリットとして、属人的だった経費精算業務から脱却できたことが挙げられます。それまで、丸1日程度かかっていた経費申請内容のチェック業務がほぼ0になったことで、後任の担当者を立てるまでもなく、経費精算業務ができる仕組みを構築することができました。このことで、残った経理メンバーの誰もが、経費精算業務以外の本来行うべきコア業務に集中できる環境が整いました。
営業を含めた現場側のメリットとしては、月1,000時間以上の工数削減が可能となったことが挙げられます。経理、承認者、申請者合計で月1,197時間かかっていた工数が、「TOKIUM経費精算」導入後は合計で月126時間にまで削減できることがわかりました。実に月1,000時間以上の工数削減につながる計算になります。
当社では、平均人件費を2,500円で換算していますので、システム導入費を差し引いても年間で1,200万円以上の利益を生み出すことになります。もちろん、導入次年度以降も継続してこの効果を得ることができますので、「TOKIUM経費精算」は、まさに利益を創出するクラウド経費精算システムと言っても過言ではない存在だと思っています。
— 今後の展望
導入して間もない状況ですが、継続的に活用していけばいくほど、効果を発揮するのが「TOKIUM経費精算」の強みですので、これからが本当の意味でのスタートだと考えています。より効果的な活用を目指して、経理部としても積極的に現場の意見に耳を傾けながら、「TOKIUM経費精算」を活用した経費精算業務を発展させていきたいですね。
