— 『TOKIUMインボイス』検討のきっかけ

働き方改革の流れで各部署のリモートワークを推進しているのですが、その中で経理部門のリモートワークがなかなか進みませんでした。理由は、取引先からの請求書を出社して受け取る必要があったからです。これまでも、この問題を解決するためにクラウド請求書受領システムに関する情報を集めてはいたのですが、請求書受取を電子化する場合、自社だけではなく取引先にも請求データを作成してもらう必要があるなど、社外の方にまで影響を及ぼすことを懸念しました。取引先にこのようなお願いをすること自体が当社にとってかなりの負荷になることは容易に想像できましたので、システム導入を諦めかけていました。
この時、たまたまTOKIUMから1通のDMが届きました。これが「TOKIUMインボイス」との最初の出会いでした。内容を読んでみると、他社サービスと比べて圧倒的にTOKIUM側が請け負ってくれる範囲が広く、当社の負荷をほとんどかけずに請求書受取ができる仕様になっていました。以前まで社内にITの専門部署がありませんでしたので、専門的な知識が無い企業でも導入しやすいサービスかが重要な選定基準になっていました。これは期待できると思い、TOKIUMに話を聞いてみることにしました。

「BPO × システム」で完全ペーパーレス化を実現できる唯一の選択肢

— 『TOKIUMインボイス』導入の決め手

最も大きな理由は、「BPO × システム」によって完全ペーパーレス化を実現できることです。他社サービスの場合、請求書データをPDFに変換するところまではやってくれても、明細データの入力は自社で行う必要がありますし、当社がほしいデータを提供してくれても、同時に取引先にもデータ作成を依頼しなければならないなど、何かしらの負荷がかかってしまう仕様となっていました。その点、「TOKIUMインボイス」は請求書受取に関する業務のほとんどを請け負ってくれますので、自社には負荷がかからない、かゆいところにまで手が届くサービスでした。
経理部門としては、単にリモートワークを推進するだけではなく、ノンコア時間を最小化し、コア業務に充てる時間を最大化したいと考えていましたので、「BPO × システム」によって完全ペーパーレス化を実現できる「TOKIUMインボイス」を導入する方針で意見が一致しました。当社では社員に常々「その道のプロフェッショナルであれ」と言っています。労働集約型ではなく価値創造型の組織にしていくために、「TOKIUMインボイス」の導入を決定しました。

また、何らかのサービス導入を検討する際は、必ずそのサービスのロードマップを見るようにしています。そこで、今後のサービスの拡張性や開発計画などを見て、将来も長きに渡り活用できるサービスを選ぶようにしています。「TOKIUMインボイス」には今後の成長に向けたロードマップがしっかりと描かれており、特にここ最近は急激に成長を遂げていましたので、これから先も長きに渡り安心して活用することのできるシステムであると感じられたことも選定理由のひとつでした。

クラウド経費精算システムも完全ペーパーレス化が必須条件

— 『TOKIUM経費精算』導入の理由

はじめは「TOKIUMインボイス」だけを導入する予定でしたが、TOKIUMはクラウド経費精算システムとして「TOKIUM経費精算」も提供していましたので、参考までに社内でどれくらいの領収書が発生しているのかを調べたところ、結構な数があることを知りました。しばらくすると既存のクラウド経費精算システムが使えなくなる予定もありましたので、このタイミングでクラウド経費精算システムのリプレースも検討しようということになりました。
以前から経費精算フローにおいても課題がありました。当社は徳島に本店を2拠点構えていますが、管理部門は東京本社に集約されているので、徳島に勤務する社員の領収書は全て東京本社に郵送される流れでした。東京本社に集まった領収書をチェックし、会計データにして給与担当者にデータを渡すまでの工程を経理担当者1名で行っていましたが、これらの作業に2～3日程度かかっていました。当然、このような負荷も減らすべきだと考えていましたので、「TOKIUMインボイス」を導入するのであれば、このタイミングで「TOKIUM経費精算」も同時に導入した方がメリットも大きいと考えました。あえてプラットフォームを変える必要も無いですし、「TOKIUM経費精算」も領収書のデータ入力や突合・管理の一切をTOKIUMが請け負ってくれる、まさに「BPO × システム」によって完全ペーパーレス化を実現できるシステムであると感じました。

コア業務に集中できる環境を整え、経理部門を、価値を生み続ける組織に変革

— 『TOKIUMインボイス』・『TOKIUM経費精算』の導入で期待する効果

今回の「TOKIUMインボイス」、「TOKIUM経費精算」の導入をきっかけに、経理部門が大きく変革していくのではないかと期待しています。これまでは、どうしても紙の処理が発生していたために、価値を生みづらい、いわゆるノンコア業務に時間を割かねばならない状態が多かったのですが、これからはよりコアな業務に時間を充てられる環境を整えたいと考えています。これから先価値を生み続ける組織として、攻める経理の文化を構築していってくれることを期待しています。働き方改革は中途半端に行うのではなく、徹底することが重要だと考えています。請求書受取と経費精算における完全ペーパーレス化実現のためTOKIUMの担当者の方には、今後も支援を期待しています。

TOKIUMとともに業界の活性化を図っていきたい

— 今後の展望

TOKIUMの特長として、顧客の声を真摯に受け止め、すぐに行動に移してくれる点を高く評価しています。当社のような業界は特に、業界特有のルールが多いのですが、それゆえどのような機能が加われば利便性が高まるかといったところにも敏感です。このことをTOKIUMに提案すると、必ず真剣に議論してくれ、形として何とか残そうと努力をしてくれる点は、見ていてとても気持ちがいいですし、信頼感が増していきます。今後も、業界全体が活性化していくための方法を、TOKIUMとともに模索していけると嬉しいですし、TOKIUMとであればそれができると確信しています。