多店舗展開を支える外勤営業と経理の経費精算時間を最小限にするために、シャトレーゼが『TOKIUM経費精算』を導入

— 株式会社シャトレーゼ
山梨県甲府市に本社を構える株式会社シャトレーゼ。ケーキ:洋菓子・和菓子を中心に、自社工場から各店舗への直送システムによってできたての美味しさを届けている。北は北海道から南は鹿児島まで店舗を構えており、全国の新規・リピーター顧客から愛されるブランドとして絶大な人気を集めている。

工場直送のできたての美味しさを届ける

—株式会社シャトレーゼについて
当社は、北は北海道から南は鹿児島まで全国に店舗を構えており、全国のお客様に当社ブランドであるシャトレーゼをご利用いただき、親しんでいただいています。基本的には卸売を介さない工場から店舗への直送スタイルで、できたての美味しさを店舗にお越しいただくお客様はもちろん、オンラインショップをご利用のお客様にお届けしています。

経費精算における外勤営業と経理の無駄な時間をなくしたい

— 『TOKIUM経費精算』検討のきっかけきっかけは、従来の経費精算方法によって外勤営業と経理に無駄な時間が多く発生していたことでした。従来の方法ですが、申請者である外勤営業が会計システムに経費申請項目を入力し、紙で出力します。次にレシートや領収書を所定の紙に貼り、これらを経理に提出する流れでした。

当社の外勤営業は、いわゆるスーパーバイザーとしての役割を担っており、拠点は持たず各担当店舗を巡回する毎日を送っています。拠点を持たないため、経費申請業務は宿泊先のホテルで行うか、本社に戻って行う必要がありました。こうなるとどうしても経費申請時間の確保が難しくなってしまい、本来であれば週次で申請を行うルールなのですが、2週間に1度、あるいは1ヶ月に1度、最大で3ヶ月に1度といった申請頻度にならざるを得ませんでした。

申請をする際は、パソコンを開いて会計システムに申請項目を入力し、レシートや領収書を集めなければなりませんので、物理的な時間に加えて心理的負荷もかかっていました。1名あたり月に2～3時間はかかっていましたので、本来であればより多くの時間を各店舗の指導・改善業務に使ってほしいのに、従来の経費精算方法がこれを邪魔していることに課題を感じていました。

一方で経理側も、外勤営業から送られてくる大量のレシートや領収書と申請項目とを照らし合わせて、不足があった場合は差し戻す必要がありました。週次で経費処理を行っていたものの、すべての経費処理を担当者1名で対応していましたので、1ヶ月のうち5日間は経費処理にしか時間をあてられない状況でした。経理としても本来であればこれだけではなく経理内の他の業務効率化や改善につなげる仕事により多くの時間をあてたいと考えましたので、紙文化が根強く残る経費精算方法を変えていこうという結論に至りました。

人が入力してくれるので、どのシステムよりも無駄な工数が省けると考えた

— 『TOKIUM経費精算』導入の決め手
システム導入を検討する上で重視したことは、一番無駄な工数を削減できるシステムであることでした。複数システムを検討した結果、TOKIUMの「TOKIUM経費精算」を導入することに決めました。

「TOKIUM経費精算」がなぜどのシステムよりも無駄な工数を削減できると判断したかというと、それはデータ入力の正確さがずば抜けていたからです。と言いますのも、他のシステムはOCRによるデータ入力の仕組みで認識率は70～80%程度でした。これでは数字が正しいかどうかは結局自分たちで確認する必要が出てきますので、そこまで大きな工数削減にはつながらないと考えました。

その点、「TOKIUM経費精算」はOCRではなくオペレーターによるデータ入力の仕組みでしたので、はじめから「数字が合っている」という認識のもと、自分たちで数字を見なくても申請・承認作業ができることに魅力を感じました。

全社導入を視野に、経費申請コアユーザーからテスト利用を行った

外勤営業は全国に約100名おりますが、これらの社員に加えて将来的には全社員に導入を検討する見込みを立てていました。そこで着実な利用を実現していくために、当社で最も経費申請を行う部署の者からテスト利用を開始することにしました。

システム入れ替え当初は、新しいシステムに対して少数ながらも否定的な意見が出がちです。このような事態を避ける意味でも経理発信の説明会を開催することは意義があると考え、説明会を行ってから利用を促すようにしました。「TOKIUM経費精算」は操作性がとても優れていると感じており、ユーザーからも直感的に操作できるので使いやすいという声を多くもらいました。