この記事は約 5 分で読めます。
- 会社で経理を担当しており、社員の経費不正利用が気になる。
- 社員の経費不正利用は放っておいて大丈夫なのか？
- 領収書を全部チェックするのは大変だし、うまく経費不正利用を防止する方法は無いのか？
このようなお悩みをお持ちの方が多いのではないでしょうか？
多くの企業で経費の不正利用が横行しているにもかかわらず、きちんとした防止策を取れている企業が少ないと言うのが現状です。その理由として、従来の経費精算方法では領収書の量が膨大過ぎて紛れ込んでいる不正をチェックし切れないという点が挙げられます。
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
ある調査では、なんとサラリーマンの24%が「不正経費申請」をしたことがあるということが発覚し、見過ごすことのできない問題であることが分かります。(※)そして実はこれらの問題は、経費精算システムを導入することで一挙に解決することが可能なんです！！
本記事では実際の経費不正事例を紹介し、経費精算システムによりそれらがいかにして防止されるのかを解説いたします。
※2016年度「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」レポートより
経費精算でよくある2つの不正利用事例
はじめに、頻繁に横行している経費の不正利用の具体的な事例について紹介いたします。
事例1. 交通費の水増しを行う
まず一つ目に交通費の経費不正使用があげられます。本来ならば、日々の通勤や出張にかかる交通費は必要最低限の金額を経費として申請しなければなりません。しかし、実際の移動ルートよりお金のかかる架空の移動ルートで経費を水増しして申請するという不正が横行しています。
通勤にかかる交通費を意図的に遠回りした経路を選択することで水増し申請し、最短距離での交通費との差額分を着服するという手口です。
上記のように、発覚しない限り不正を続ける悪質なケースでは、被害額も膨大になってしまいます。
事例2. 領収書の金額を改ざんしてしまう
経費不正使用の二つ目の事例として領収書の金額改ざんが挙げられます。
領収書に記載された金額・日付を経費申請者が不正に書き換えてしまうという不正です。とくに、接待でかかった飲食費などは実際にかかった金額が不透明であることが多いため、発覚しにくいという特徴があるようです。
例えば、あなたの会社の社員が取引先との接待の飲食費で「8000円」を使い領収証を受け取ったとします。本来ならばその「8000円」の領収書を用いて経費精算の申請をするのですが、この社員が悪知恵を働かせ、勝手に「1」を追加で書き込んだとします。
その結果「18000円」で申請され、その社員は差額の「10000円」を着服する、という手口です。実際にかかった飲食費を経理担当者が毎回店に問い合わせる訳にもいかず、社員を信頼するしかないため、この手の不正を防止するのは非常に困難です。
他にも、申請する前の領収書の写しを作っておき、日付の部分を改ざんして再申請するという不正もあります。
なぜ経費精算の不正は起きるのか？原因とは？
経費精算の不正の原因としてはどのような理由があるのでしょうか。
1つ目はやはり一定数の故意の不正です。社内のチェック機能、承認体制があまく形だけの承認になってしまっている場合、社員でも不正を働いてしまうことがあるとも言えます。
2つ目の理由は、人間のミスによる不正です。
例えば、定期区間分の料金を控除せずに申請を出したり、割引の料金を適用せずに定価で申請を出し、水増し申請となっているケースが挙げられます。
これらは社員自体に問題があるというよりかは、「経費精算の業務フロー」自体に問題があるともいえます。
例えば、システムを導入し、経費精算の入力を自動化すればこのような不正(間違い)は減りますし、経理部のチェックの工数も削減できます。
経費不正使用を放置すると脱税行為につながる！
多くの人々が経費の不正利用をしたことがあり、その方法も「交通費の水増し、領収書の改ざん・複製」と多岐に渡っているということが分かりました。そしてその不正を管理するには一つ一つ領収書をくまなくチェックするという、膨大な作業が必要となります。だからといって経費不正利用を放置して良いのでしょうか…？
答えはもちろん、ＮＯ！です。主な理由として三つ挙げられます
- 「売り上げ－経費＝利益」を正しく算出できなくなる→会社の経営に影響
- 誰か不正をしているのでは？という不信感を抱きながら働く
- 最終的に会社が計上した経費が不正であると発覚した場合には、「脱税行為」となってしまう危険性さえある
つまり、経費の不正使用はなんとしても防止しなければなりません。
経費不正利用を防ぐには？システム導入で解決出来る2つの課題
経費不正利用を防ぐ最も効果的な方法は経費精算システムの導入を行うことです。その理由を2つ説明します。冒頭で推奨しました、経費精算システムの導入によるそれぞれの不正の防止メカニズムを、TOKIUM経費精算というシステムを例に説明します。
解決策1. 交通費の水増しを防止する方法
TOKIUM経費精算という経費精算システムを導入することで、最短移動手段を自動で算出してくれるため交通費の経費不正使用を防止できます。
申請者がその金額を変更しようとするとアラートが発生するため不正は行えません。さらに、交通費の上限金額など、より細かい設定をすることもでき、あなたの会社に合った経費精算システムを構築できます。
では具体的にはどのように行うのでしょうか？ 以下はシステム内における具体的な作業です。
経費申請者は交通費入力ページから「日付・訪問先・出発駅・到着駅」等の情報を入力していきます。
するとシステム内で最短移動手段を計算し、交通費が算出されます(下画像赤枠)。
申請者自身はこの交通費を書き変えることはできないため、先ほどの事例1.で紹介したような、遠回りした交通費を申請する、という水増し請求が防止されます。
経費精算におけるより細かい条件を設定し、それに違反した申請に対してアラートを表示させることも可能です(設定手順：事業所設定→経費アラート設定→各項目を選択)。
下画像は実際の設定画面です。
一番上の項目である二重登録チェックという機能を活用すると、一回申請した交通費を再度申請した際に、警告(申請不可表示も可能)のアラートが表示されます。
他にも、経費金額チェック機能を活用すると申請金額の上限を設けたり、領収書チェック機能を活用することで領収書の添付を義務付けたりすることも可能です。
こちらが、設定した経費申請条件を満たしていない申請がされたときに表示されるアラートです。
チェック機能は全部で16種類用意されており、それぞれの会社に適した経費申請制度を作成できます。
是非、あなたの会社に合った経費申請方法を作成し交通費をはじめとした不正申請防止に役立てて下さい。
次に、領収書の改ざんによる不正の防止方法について説明します。
解決策2. 領収書の改ざんの防止方法
領収書を用いた不正申請(書き足しによる金額改ざん・写しを作成することによる二重申請など)は、TOKIUM経費精算のクレジットカード連携機能を利用することにより防止できます。クレジットカードとのシステム連携によってデータがシステム同士で連携し、自動で経費が取り込まれるため社員の手が介在できなくなる、というメカニズムです。
また、自動で取り込まれた経費を社員が編集した場合、アラートが表示されるため不正が防止されます。実際に表示される画面を用いて具体的にそのメカニズムを説明します。今回の例では、ある社員がTOKIUM経費精算を用いて経費を申請する際、クレジットカードで支払った金額「3220円」をシステム内で「5220円」と書き換えた場合を想定します。
まず、クレジットカードで支払った金額が編集されて申請された場合「自動入力経費が編集されています」というアラートが表示されます。
さらに編集履歴から金額の変更内容の詳細を確認できます。
これらの情報から判断し、金額が不正に編集されていると考えられた場合、下写真のように経費申請を取り下げることが可能です。
以上のメカニズムにより、クレジットカードで支払った金額の不正申請が発覚します。
次にTOKIUM経費精算(Web版)における実際のクレジットカード連携方法を紹介いたします。
TOKIUM経費精算におけるクレジットカード連携方法
1．お手元にお使いのクレジットカードを用意して下さい。
2．左サイドメニューにある1.「カード明細」をクリックし、1.［連携カード・サービスを追加する］を選択して下さい。
3．ご用意頂いたカードの中から、登録したいクレジットカードを選択して下さい。
電子マネーやクレジットカードなど含め71種類のカード・サービスを登録することが可能です。
4．お使いのクレジットカードを選択すると、以下の画面が表示されます。
5．各金融機関のオンラインバンキング用のログイン情報を入力し、【登録する】ボタンをクリックして下さい。
6．登録後、利用履歴が表示されれば連携完了です。「経費を登録」という緑のボタンを押すと、経費として自動的に登録することが可能です。
同様のことをコーポレートカードに関しても行うことができます。(精算対象外とすることも可能です。)
以上の手順によりクレジットカードと連携することができます。この機能を用いれば領収書を一枚一枚隈なくチェックすることもなく、いとも簡単に領収書の改ざんや複製などの不正を撲滅することができます。
あなたの会社の経費精算に是非とも役立てて下さい。次の章では、経費精算システムを導入することによる、不正防止以外の大きなメリットを紹介します。
経費精算システム導入による不正防止以外の大きなメリット
本記事では経費精算システムの導入による、経費精算の不正防止について説明してきました。
しかし、経費精算システムの導入によるメリットは、不正防止だけではありません。
実は、経費精算システムの導入によって不正防止だけではなく、経理業務における生産性向上を実現できます。なぜなら、従来の経費精算で膨大な時間を必要としていた、領収書の転記・糊付け・ハンコなど手間のかかる作業が全て不要となるからです。
したがって経費精算システムを導入すると、不正が無く正確な経費に基づく経営ができるうえに、生産性が大幅に向上します。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。自社に最適なシステムを選定して、経費精算の不正防止とともに、経理の業務効率化を進めたい方は下記からご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
まとめ
従来の経費精算では、様々な不正が横行してきました。それらの不正を曖昧なまま放置してしまうと、会社の正しい利益が算出できなくなるうえ、脱税となってしまう危険性があります。このような不正は、経費精算システムによって解決できることを紹介いたしました。
また、この連携により経費精算における生産性の向上や、ミスの削減までも実現できるということをご理解いただけたかと思います。是非、あなたの会社のさらなる成長に役立てて下さい。
最後までお読みいただきありがとうございました。
