「経費精算が遅い社員に困っている！」「事項を過ぎた経費精算依頼を拒否することはできないの？」
経理の皆さん、このような疑問はありませんか？
結論から申し上げると、

• 経費精算の時効は税法上は年度内
• 時効後、支払拒否は好ましくない

ということになります。

経理担当者が経理担当者が業務をスムーズに行うためには、経費精算の時効を設定し、それを過ぎたものはすべて支払拒否してしまうのが最も簡単な方法です。
決算業務が完了して安心している時に、現場の方が「これ出し忘れちゃってた～」と経費精算を持ってくると、最悪の場合は試算表や決算書の作り直しとなります。
年度をまたいでからの経費精算依頼は、最悪の場合は決算修正にもつながってしまうため、経理担当者としてはできるだけ速やかにすすめてほしいものですよね。
この記事では、経費精算の時効や支払拒否についてまとめた上で、速やかな経費精算を実現させるための工夫について紹介しています。
筆者である私は建設業界の中小企業の経理部で2年間勤務しており、その内1年間は経理業務をすべて一人で任された経験があります。提出の遅い経費精算者に頭を悩ませた経験も少なくありませんので、その実体験を交えつつ詳しく紹介します。

なお、経費で落とせるものの一覧については、以下の記事を参考にしてください。

【完全版】経費で落とせるもの一覧｜事例30個で徹底理解

経費精算の事項は、税法上では年度内が原則

税法上における経費精算の時効は、原則として年度内とされています。
なぜなら年度末には会社における1年間のお金の動きを、決算書を作成してまとめることになるからです。
正しい決算書を完成させることで、その年の利益や損失が確定し、利益に応じた法人税を納める流れとなるからです。
もし法人税額確定後に追加で経費が発生したとわかると、利益が変動して法人税額もかわってしまいます。
そうなった場合は決算の修正が必要となり、決算書を再提出しなければいけません。
決算の修正が何度も起こる会社は経理の管理がずさんだといっているようなもので、世間からの信用を失うことにも繋がります。
また、何度も決算書をつくることは経理担当者にとっても大きな負担となります。
これらのことから、決算書を提出する年度末までにはすべての経費精算を終えていることが望ましく、税法上の経費精算の時効は年度末が原則となります。
決算書作成業務があるため、年度末は経理担当者も繁忙期となります。そのタイミングで1年分の経費精算を行うのは、かなり負担が大きい上にミスの原因にもなります。
ミスを防ぐためにも早めの経費精算が必要不可欠です。
そのため、就業規則に経費精算の時効について定めて、早めの経費精算を義務付けていることが多いです。
一般的には1ヵ月程度としており、それを超えた場合は罰則を設ける事も可能です。
以上のことをまとめると、経費精算の時効は以下のルールで運用されることが多いです。

• 税法上のルールでは、年度内に経費精算を完了させるべきとされている
• 年度末に経費精算業務が集中することを防ぐため、就業規則で原則１か月以内の精算が定められている場合が多い

遅れた経費精算の支払拒否は原則NG！その2つの理由を解説

しかしながら、実際のところ、たとえ時効を過ぎてしまっていても精算を拒否することはあまり好ましくありません。
なぜなら社員の立替金に関する支払を拒否してしまうと、場合によっては立替金請求訴訟を起こされてしまう可能性もあるからです。
経費精算の支払拒否があまり好ましくない2つの理由について、具体的に紹介します。

理由1.就業規則に法的効力がないから

就業規則はあくまで企業内のルールであり、法的効力はありません。
さらに、税法上のルールでは「原則として年度内の精算をするべき」とされていますが、2020年に改正された改正民法166条では

1. 権利行使可能な時から10年
   または
2. 権利行使が可能であることを知った時から5年

のいずれかの期間が経過することにより、時効が完成するとされています。
参考：民法第百六十六条（民法｜e-Gov法令検索）
※商事債権の時効期間を5年と定めていた商法522条は上述の民法改正により削除されました
つまり、就業規則や税法上は年度内と定められていても、民法166条が存在する以上は経費精算の時効が10年または5年となり、請求に応じなければ立替金請求訴訟を起こされてしまう可能性も少なからずあります。

理由2.期限内に立て替え手続きを行う難しいケースが存在する

原則として同年度内に経費精算をするべきですが、経費精算が遅れてしまう理由が常識の範囲内の場合は、精算に応じなければいけません。
税法上は同年度内に精算しなければ決算修正が起こってしまうと紹介しました。
しかし長期海外出張や、病で倒れて回復するまでに時間がかかるなど、経費の精算処理自体が困難な場合も稀に有ります。
こちらも精算拒否をしたことにより立替金請求訴訟を起こされてしまえば、さらに手間がかかってしまう場合もあり、会社の評判にも影響してしまうかもしれません。
これらのことから、支払拒否の条件を明確にするよりも、速やかな経費精算を可能にするための環境づくりに注力することがトラブルを避けるための最大の近道といえます。

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トラブルを避けるために！速やかな経費精算を実現するための3つの工夫

ここまでの内容をまとめると、経費精算の時効は税法上は年度内であり、就業規則で1ヵ月程度に設定することは可能です。
しかし時効を超えたからといって支払を拒否するのは、立替金請求訴訟を受ける可能性からいってもあまり好ましくありません。
他方、経理担当者としては、経費精算処理はできるだけ速やかに手軽に終えたいところ。そこで、速やかな経費精算を実現するための工夫を3つ紹介します。

工夫1.就業規則に明記する

1つ目の工夫としては、就業規則にて経費精算の方法と精算日を明確に規程することです。
先に述べた通り、就業規則に法的効力はありませんが、会社のルールとして明記することは可能です。そのため、社員に「この期日は守るべきもの」と意識をさせる上で有効な手段となります。
また、就業規則では支払期日を過ぎた場合の請求について、始末書などの罰則を設ける事は可能です。
こういった罰則を定めることで、「速やかに経費精算したほうがいい」と社員が感じてもらえれば、経費精算の遅延を防ぐことにつながります。

工夫2.繰り返し通達する

初歩的な方法ですが、経理担当者が繰り返し通達する事も有効な工夫です。
経費精算が遅延する社員の多くは、ただ単純に忘れてしまっていることが多いです。月に2〜4回程度、経理担当者の負担にならない範囲で経費精算に関する通達を行うことで、社員に定期的に経費精算の必要性を思い出させましょう。
具体的には掲示や社内メール・チャット等のオフィシャルな連絡ツールなどの通達が一般的でしょう。「支払の対応ができなくなってしまう可能性があります」と一文を添えておくと、より社員に伝わりやすくなります。

工夫3.経費精算の処理を手軽にする

3つ目の工夫として、経費精算処理の手順を簡単にすることで、申請者や経理担当者の負担を軽減するものが挙げられます。
たとえば筆者が務めていた会社では、経費精算の申請方法は、レシートに氏名や使用目的などを手書きで記載して提出するものでした。
まず申請者はレシートに必要事項をすべて手書きで記入しなければいけないため、非常に面倒です。中には「申請が面倒だから」と自腹を切る社員も少なくありませんでした。
さらに経理担当者側としては、使用目的が記載されていないレシートについて、提出者に確認に行くのが手間でした。中には氏名を書き忘れる方もいたため、持ち主を探すのにかなりの時間を費やしていました。
経費精算がより簡単になれば、申請者が自腹を切ることも、経理担当者がレシートの提出者を探すこともなくなるはずです。
そこでおすすめなのが経費精算システムの導入です。
最近では経費精算申請から立替金支払までを、すべてクラウド上で行うことができるものが普及し始めています。中にはレシートをスマートフォンで撮影するだけで申請できるものも登場しているので、賢く利用したいところです。

迅速な経費精算を実現する経費精算システムには『TOKIUM経費精算』がおすすめ！

経費精算に関するトラブルを防ぐために便利なのが、経費精算システムです。申請の手間が軽減すれば、申請者は経費精算を後回しにしてしまうことが減りますし、経理担当者が提出者を探したり、再提出を依頼する必要もなくなります。
今回は領収書を「スマホで撮って、捨てる（投函する）」だけで経費精算が完了する経費精算システム『TOKIUM経費精算』を例に挙げて、経費精算に関する業務がどれだけ簡単になるのかを紹介します。
公式サイト／TOKIUM経費精算

おすすめ理由1.申請者側の負担が大幅に軽減される

TOKIUM経費精算を利用することにより、申請者側の負担を軽減することができます。
申請者に関わる主な機能は以下の通りです。

• 乗換案内や交通系ICカードとの連携による、交通費自動入力
• レシートは写メを取るだけでOK！手入力不要によりミスが軽減
• クレジットカード連携機能でクレジット支払分の申請が不要
• スマートフォンでも操作が可能

申請が手軽になると経費発生時にすぐに対応できるため、後回しにしたり提出を忘れることを防げます。

おすすめ理由2.承認フローが分かりやすくてスムーズ

経費精算処理の中でも特に面倒な承認手続きも、TOKIUM経費精算なら手軽に行うことができます。
具体的に以下のような機能が搭載されています。

• 独自の承認フローを設定可能
• 違反申請の自動拒否により、一目で間違いがわかる
• ボタン一つで承認または差し戻しが可能

書類ベースの時は、業務の繁忙期に書類に紛れてしまったり、書類のチェック漏れなどがありました。しかしTOKIUM経費精算はボタン一つで操作可能な上、アラート機能で入力漏れを防ぐことができます。

おすすめ理由3.経理側の負担も軽減される

経理担当者は経費精算処理の際に、社員へ立替金を支払う振込用銀行データと、帳簿へ記帳する仕訳入力の2つの入力作業が必要でした。
TOKIUM経費精算では以下の機能があるので、経理担当者の負担も軽減してくれます。

• あらゆる会計システムと連携した自動仕訳機能が実現
• 全銀データ自動作成機能により、銀行データ作成も不要
• 申請データをそのまま会計・銀行データへ引き継げるため、ミスを大幅に軽減

特にデータの引き継ぎ機能は非常に便利です。従来は同じデータを何度も入力する必要があり、ミスの起こりやすい作業でした。しかし申請データを使って仕訳入力と銀行データ作成が可能となるので、手間だけでなくミスを減らすことにもつながります。
これ以外にも便利な機能が多いTOKIUM経費精算は、『電子帳簿保存法』にも対応しているので、経理業務の効率化と法対応を同時に実現することが可能です。
詳しくは公式サイトを参照してください。
公式サイト／TOKIUM経費精算

まとめ

経費精算の時効については、以下のようにさまざまな要因が絡み合っています。

• 就業規則では定められた期間(一般的には1ヵ月)
• 税法上は年度内
• 民法166条では10年または5年

また、立替金精算訴訟の可能性もあるため、会社側としては経費精算が遅延していたとしても拒否は難しいのが現状です。
つまり、支払を拒否できる条件を探すよりも、できるだけ速やかな経費精算を実現させるための方法を模索することが、結果的にトラブル回避につながります。
経費精算を速やかに行うためには、申請者の負担はもちろん、経理担当者の負担も軽減してくれる経費精算システムの導入が非常におすすめです。費用はかかりますが、多くの社員の負担だけでなく、ミスも軽減してくれます。
経費精算システムによって料金設定はさまざまです。見積は無料で対応してもらえるので、経費精算のトラブル軽減のために導入を検討してみてはいかがでしょうか。