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社判、社印、代表者印・・・。会社にはたくさんの印鑑があふれ多くの部署で使われています。しかし「どの場面で押していいのかイマイチ理解していない…」という経理担当者も少なくありません。
一般的に「社判(しゃばん)」とは会社印、認印、銀行員、ゴム印など会社で使用する印鑑すべてを含む概念。そして、この中で最も使用頻度が高いのは社名が刻まれた「会社印」です。
会社印と意識的に切り離して考える必要がある「代表者印」は、押す場面や書類を間違えると不正やトラブルの原因になることも。
今般、鹿島の社員を装った者による架空下請発注詐欺により、多額の損害を被らせる事件が発生いたしました。(中略)
参考文献：鹿島社員を装った詐欺事件に関するお知らせ 鹿島建設株式会社
あたかも下請工事が実在するかのように装って相手方を誤信させたうえで、偽造した鹿島の印鑑を押印した注文書(書面のもの)を発行し、下請負契約を締結する。
このように会社印と代表者印が押印された書面は、信頼性が担保されるため容易に押すべきではありません。そこで、会社印と代表者印を押すべき書類やシチュエーション、毎日発生する経費精算書類に使っていい印鑑の種類をわかりやすく解説します。
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会社印と代表者印3つの違い
企業が使う印鑑を総じて「社判」と呼びますが、その中で会社の認印の役割をするのが「会社印」です。対して法務局に印鑑証明登録をしてあるのが企業の「代表者印」となり、契約書や法的な効力に関わる場面で使用されます。
違い1.形状・素材の違い
会社で使う印鑑は「角印」と「丸印」の2種類があります。会社印は絶対に角印！などという決まりはないのですが一般的に会社印は角印、代表者印は丸印にする企業が多いです。
代表者印は取引や商談などの大事な局面で使用することが多く、言い換えれば会社のステータスを表す重要な役割を持ちます。「象牙」「黒水牛」「チタン」など、捺印性・耐久性に優れた素材を選ぶといいでしょう。
筆者が務めていた社員数300人規模の中堅企業では、シャチハタ式の細長い社判も用意してありました。住所や電話番号など細かい情報も盛り込めるので、領収書や納品書などの書類を作成する場面で非常に便利だった記憶があります。
違い2.効力の違い
- 会社印 ・・・ 認印の役割
- 代表者印・・・ 法務局に登録された会社の実印
会社名の彫られた角印は社内の押印手続きだけでなく、請求書や領収書など幅広く使われます。シャチハタ式の社判や印刷された会社名の後半部分に重なるように押すことが多いです。
一方で丸い形の代表者印は、会社を立ち上げる際に法務局に登録した印鑑です。別名「会社の実印」とも呼ばれ、会社の代表者が間違いなく書面の内容を認めたという証になります。企業の重要な取引きにはかならず登場する印鑑です。
違い3.押す書類の違い
それぞれ使用用途の違う2つの印鑑。具体的に押していい書類を紹介します。
【会社印(認印)を押していい場合】
- 仕事の書類の承認・確認印
- 宅配便の受け取り
- 請求書
- 納品書
- 領収書
ポイントは企業同士の「頻度の多い取り引き」という点です。もちろん社内文書の確認印としても使えます。
【代表者印を押すべき場合】
- 不動産売買契約書
- 法務局への提出書類(登記申請書・委任状・根抵当権・抵当権・質権などの設定)
- 金銭消費貸借契約書(保障・連帯保証も含む)
- 企業を買収する際の書類などの重要な契約書
- 官公庁の入札に関する必要書類
このように会社が外部と取り交わす大切な契約に必要なのが代表者印です。法務局に登録された会社の実印であることを担保するため、発行後3か月以内の印鑑証明書を添付する場合が多いです。
経費精算に使うべき印鑑とは？
他社との契約に欠かせない会社印ですが、経理担当者にとっては社内での押印シチュエーションが多いですよね。
結論から言うと経費精算には「会社印」を使うべきです。ほかにも経費精算の際に使える印鑑や、押印されていない書類の効力についても解説します。
書類には会社印と個人印
経理で会社印を使うシチュエーションといえば間違いなく書類作成です。上記に紹介した以外にも、注文書や催促状など様々な種類があります。
これらの書類には会社印と作成を担当した人の個人印の両方を押す会社が多いです。後々にトラブルや問い合わせがきたときに、誰が処理したのか明確にする必要があるためです。
筆者が現役の経理だったころは、会社名・住所の入った横長のゴム印(黒)に会社印(赤)を押し、別に設けられた担当者欄に自分のシャチハタを押していました。こうすることで誰が担当した案件かが一目瞭然になり、ミスはできないという責任感も生まれました。
領収書に押すのは会社印
実は領収書の作成方法は法的に何の決まりもありません。長い間の商慣習により利便性を考慮して決められているだけなのです。
領収書とは印紙税法上、金銭または有価証券の受取書に該当し、金銭を支払ったという事実を証明するための書類(証憑書類)になります。
参考文献：請求書作成ソフト「マネーフォワード」領収書の書き方パーフェクトガイド
つまり金銭の授受が完了している事実が確認できるものであれば、例え領収書という表記でなくても、レシートや請求書、納品書であったとしても領収書として取り扱うことができます。
領収書に押す印鑑も何ら決まりはなく、信ぴょう性を高めるため慣習で押されています。しかし、押印は会社が認めたという意味を持つので角印の会社印が使われます。加えて担当者の個人印(シャチハタ)を押印して責任の所在をハッキリさせる場合もあります。
押印のない旅費精算書の効力
社員が各自作成した旅費精算書は、社内文書の一種なので押印がなくても上司が認めれば無効になることはありません。しかし、作成者の責任を担保するためにも必ず個人印を押すようにしましょう。
なぜなら基本的に電車などの公共交通機関は領収書が発行されません。したがって旅費精算のためには社員の申請に基づいて「旅費精算書」を作成、提出してもらう必要があります。言い換えると旅費精算書は、領収書代わりになる信頼性が必要なのです。
旅費は会社内で頻繁に発生する経費の一つです。私もかつては毎月10件以上旅費の処理をおこなっていました。申請書に基づいてインターネットで経路をチェック、間違いや不正が見つかれば差し戻し訂正してもらう…。非常に時間のかかる作業のため月末は残業してまで処理していました。
「駅すぱあと」や「suica」と連動した旅費精算システムなら、ICリーダーに通すだけで実際に使った経路と金額が自動で登録されます。当時からこのシステムがあれば精算処理がもっと効率化されたことでしょう。
印鑑のない領収書は経費精算上、効力あるのか？
仕事で訪れる場所で領収書をもらうと、右下に印鑑が押されていないことってありますよね？
印鑑・収入印紙がなくても経費精算上は有効な領収書として扱えますが、注意が必要な場合もあるので解説します。
印鑑のない領収書は税務上「有効」です。
商法や慣習などの規程では、金額、発行日、発行者の住所・社名が記載されて入れば領収書の要件を満たしていると考えます。手書き、レシートどちらのタイプでも要件さえ満たしていれば税務上は有効な領収書として扱われるのです。
日本は印鑑文化の歴史が長く、作成者の印鑑があるほうが信頼度・責任ともに大幅に高くなります。筆者も現役経理時代は、発行者の印がない領収書の扱いに悩み先輩によく相談していました。
印鑑のない領収書は「社内規程」でNGになるケースも
印鑑がなくても経費処理上は有効な領収書として扱ってもいいのですが、社内規程で取り決めがある場合は注意が必要です。
押印のない領収書は簡単に偽造できるため、不正を防ぐために作成者の押印を義務付けている会社もあります。レシートタイプの領収書はプライベートで購入した物品でも経費で落とせるため、こちらも不正の温床となりやすいです。
このようなトラブルを避けるためにも、領収書には担当者の印鑑をもらうようにしましょう。
収入印紙の貼っていない領収書は「有効」
税法上、記載された金額が5万円以上の領収書には、収入印紙を貼らないといけないルールになっています。しかし、私自身も今まで1枚200円の印紙が貼られていない領収書を数多く見てきました。
領収書を作成した店舗側に印紙税を支払う義務があるだけで、もらった側は有効な領収書として扱ってもかまいません。また、受け取った側が追加で支払う必要もないです。
https://www.keihi.com/column/2852
宛名が空欄の領収書は「問題あり」
金銭を受け取った証として発行する領収書。事実関係をきちんと証明する重要な書類のため、宛先や金額が空欄のままだと虚偽の領収書では？と疑われても文句は言えません。
同じように日付が空欄のものも信ぴょう性が薄くなり、最悪は経費精算ができないことも考えられます。
関連記事：上様の領収書は経費で落とせるのか！税務調査で指摘される可能性も！？
経費精算の印鑑がシャチハタではダメな理由
朱肉不要でポンと押すだけの手軽さがメリットのシャチハタ印。じつはこのシャチハタ、名古屋にある印鑑メーカーの名称なんです。正式名称は「インク浸透印」で、正式な商品名を「Xスタンパー」といいます。
ゴムでできたハンコの部分に、内蔵されたインクが染みだす仕組みのシャチハタは、保管性が悪いので銀行や官公庁、契約書などの書類に押すと押し直しを命じられることがあります。
取引書類にシャチハタを押してはいけない3つの理由
- ハンコの形が変わりやすい
- インクが薄くなる
- 同じものを手に入れやすい
インクが少しずつ染み出る仕組みになっているシャチハタは、非常に柔らかいゴムでできています。何度も押すうちに少しずつ形状が変わるため、長期間保存する正式な書類には不向きです。
また、シャチハタに使うインクは浸透性の高いタイプなので、粒子が細かく消えやすいという欠点があります。
さらに、100均でも安く手に入るシャチハタは同じ規格で製造された商品が多く出回っています。偽造文書のリスクが高まるので、大事な書類には押すのはタブーとされています。
シャチハタ以外は経費で落とせない
会社の規程により対応は違いますが、シャチハタ以外の個人印の作成費用は自分持ちになるケースが多いです。
筆者の働いていた企業ではシャチハタは頻繁に使うためか、入社と同時に経費で作成していました。しかし、認印は個人の管理・負担となり会社側は一切ノータッチ。珍しい苗字だと作成に3,000円以上かかる場合もあり、クレームが入ったことも何度かありました。
会社印と代表者印の違いを知って経費精算を効率化
今回紹介したように会社印は毎日の取引に使用することが多く、代表者印は企業にとって大切な局面に使用するという区別があります。多くのハンコを扱う経理担当者は、法的な証拠になる代表者印を間違って押すことのないように気を付けましょう。
毎日の経費精算に使う四角い社印・ゴム印などは、書類の信ぴょう性を高める役割がありました。加えて作成を担当した社員のシャチハタを押すことで、さらにトラブルを防ぐ効果が期待できます。
あらためて二つの印鑑の違いを知ることでミスを減らし、経費精算の効率化につなげていきましょう。
経費精算を効率化する方法は下記記事もご覧ください。
