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従来、タイムカードで「勤怠管理」していた企業が大半を占めていたと思われますが、最近では労務管理担当者の負担軽減などを目的として、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
また、多くの企業の経理担当者にとって日頃から大きな負担となっている「交通費精算」の業務について効率化を図るシステムにも注目が集まっています。
そのため、この「勤怠管理」と「交通費精算」の両方の機能を兼ね備えたシステムも数多くリリースされていますが、自分の会社には一体どれが適切なのか迷われることと思います。
そこで、今回は「勤怠管理」と「交通費精算」両方の機能を備えている3社のサービスの特徴や評判などについて、複数の病院や福祉施設を運営する医療法人において15年以上にわたって経営管理に携わってきた筆者が、分かりやすく紹介し、導入・選定の後押しをいたします。
勤怠管理システムとは？どのような課題が解決できるのか？
勤怠管理業務とは社員の日々の出勤・退勤を確認し、適切な給与や残業手当等の支給を行う業務です。
タイムカードの打刻を基に支給額を算出し、交通費を立替払いしている社員についてはこれを加算して支給日に振込する手配を行います。
この一連の作業での問題点は
- 交通費の立替払いをしている社員(申請者)は会社所定の様式を用いて上長へ申請し、承認を受ける必要がある。
- 経理担当者は申請額に誤りがないかどうか、チェックしなければならない。
- 経理担当者は通常の給与と交通費申請額とを合算して、給与振込額に誤りがないように手配しなければならない。
等があります。
勤怠管理システムを導入することで、多くの問題点について下記のように改善することが可能となります。
- 社員が普段から使用している交通系ICカードで、出勤・退勤の打刻と交通費申請の両方が一度にできるようになる。
- 紙媒体での申請が不要となる。
- 交通費が自動で算出され、給与振込額が計算されるため、経理担当者の計算作業が軽減され、過誤支給を減らすことができる。
経費精算システムとは？どのような課題が解決できるのか？
経費精算業務とは日々の企業の活動において生じた、交通費・出張費や接待交際費等を支払う業務ですが、これには複雑で面倒な作業が伴います。具体的には
- 立替払いをしている社員(申請者)は会社所定の様式を用いて、上長へ申請し、承認を受ける必要がある。
- 経理担当者は申請額が適正かどうかチェックしなければならない。
- 申請者はかかった費用の領収書を経理担当へ提出する。
- 経理担当者は領収書と引き換えに現金を小口金庫より出金(または給料日に合わせて支給)し、会計システムへ仕訳入力する。
という課題があります。
経費精算システムを導入することで、多くの課題について下記のように改善・省力化することが可能となります。
- 申請がPC(またはスマートフォン)から行うことで、紙媒体の移動が不要となり承認までの時間が短くなる。またスマートフォンを利用することで外出先からの申請が可能となる。
- 交通費が自動で算出されるため、過誤申請が大幅に減り、チェックにかかる時間が減る
- 領収書も画像データとして保存することで、原本提出が不要となる(電子帳票保存対応のシステムに限る)
- 会計システムと連動させることで、仕訳作業が要らなくなる
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それでは次に、「勤怠管理」と経費精算の両方の機能を備えているシステムについて具体的なサービス内容を確認・比較していきましょう。
1.kincone(キンコン)
初期費用：0円
月額料金：200円／1ユーザー
無料トライアル期間：最大2ヶ月
運営会社：株式会社ソウルウェア
kinconは交通費精算機能に特化しているシステムと言えます。SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをスマートフォンもしくはカードリーダーにタッチするだけで精算に係る作業は終了です。
この交通費精算作業と同様に、勤怠管理についても交通系ICカードを出勤時・退勤時にカードリーダーへ触れさせるだけで打刻が完了となります。
非常にシンプルに機能を絞り込んでいる故に、導入の際のコストや従業員の習熟のハードルも低く、気軽に導入することができるシステムだと言えます。
kincone導入の3つのメリット
- シンプルなので操作の理解が容易
- 月額料金が安い。機能が盛りだくさんのシステムだと、使わない機能にまで高い月額料金を払いがちになります。けれども、Kinconeは月額200円/ユーザーで利用することが可能です。
- 導入コストが安い。安価なカードリーダー、もしくはiOS端末またはNFCに対応のAndroid端末のいずれかを用意するだけです。
kinconeの評判
- 勤怠の管理をライトにやりたい企業には向いている
- kintoneと連携したい企業には向いている
- シンプルが故に、複雑な設定には対応できていない
- ユーザー側に新たに貸与する物品がないので導入が楽
- 管理画面をもう少し分かりやすくして欲しい
総じて、操作方法が覚えやすく、使いやすいとの評価ですが、細かな連携をするためにはオプション加入が不可欠な場合も多く、標準プランでの機能に物足りなさを感じているという声も聞かれます。
そのため、自社において最低限必要とする機能は何なのかを明確にし、オプション加入が必須なのか、またその金額が妥当であるかどうかを慎重に判断する必要があるでしょう。
2.ジョブカン経費精算
初期費用：0円
月額料金：400円/1ユーザー
(ジョブカン勤怠管理 月額料金：200円/1ユーザーと併用することで50円割引)
無料トライアル期間：30日間
運営会社：株式会社Donuts
ジョブカン経費精算はkinconeほどではありませんが、シンプルな交通費精算システムと言えます。交通系ICカードをスマートフォンもしくはカードリーダーにタッチするだけで精算が終了する点はkincone、楽楽精算と同様です。
勤怠管理については交通系ICカードでの打刻だけではなく、スマートフォンのGPS機能を用いた打刻やLINEのトーク画面での打刻等、多彩な手段に対応しています。
交通費精算機能よりも勤怠管理機能の充実がジョブカン経費精算を選ぶ際のポイントのひとつになると思われます。
ジョブカン経費精算導入の3つのメリット
- 月額料金が安い
- 初期費用およびサポート費用が0円。初期費用が10万円や15万円のサービスがあることを考慮すると非常に安価に始められます。
- 決裁承認ルートの詳細な設定が可能。他の2つのシステムに比較しても、決裁ルートを役職・部署等によって細かく設定できます。これにより承認ルートの明確化や最終決裁までの時間を短縮することができます。
ジョブカン経費精算の評判
- 「乗換案内Biz」との連携だが、選択できる経路が少ない
- 勤怠管理をクラウドで行えるのが便利
- 細かい機能を使う際には操作のしづらさを感じる
- オプション機能で発生する料金で費用がかさむ
参考URL：ジョブカン経費精算の口コミ・レビュー
領収書の自動読取・自動入力機能やクレジットカード連携機能はありません。また、交通費申請時の経路検索にも使いづらい部分があるようです。
しかし、月額費用が安価な面は勿論、ジョブカン経費精算には、ワークフロー・勤怠管理・給与計算・労務管理等のシリーズ商品があります。
勤怠管理と交通費精算の省力化だけではなく、合わせて他のシリーズ商品の導入まで検討されるのであれば有力な候補となるでしょう。
3.ネクストICカード
初期費用：0円
月額基本料金：10,000円：勤怠管理200円／ユーザー：交通費精算400円／ユーザー
無料トライアル期間：有り。期間については要問い合わせ
運営会社：株式会社ジオコード
「ネクストICカード」は名前の通り、交通系ICカードの利用を軸として考えられたシンプルな精算システムです。
日常の交通費申請はカードリーダーにICカードをかざすだけです。日付や乗降車駅、金額等のデータはクラウド上に保存されるため、帰社後に管理画面からワンクリックで申請することが可能です。
勤怠管理も同様に、基本的にカードの読み取りのみで出勤・退勤の打刻が完了し、データはクラウドで一元管理されます。また、アルバイト・正社員での勤務時間の違いや、部署毎の定時の違いにも細かく対応しています。
ネクストICカード導入の3つのメリット
- 導入時の初期費用が安い(最低限の読取機器のみ)
- サポート料金が無料
- 経費精算機能が無料(期間限定：2019年7月現在)
ネクストICカードの評判
- 営業担当は交通費(申請)の手間が減るのが良い
- 管理側としては、打刻漏れ等を申請者個人で修正でき、完成状態の勤務票で申請してくるため楽になった。
- オリジナルの運用には対応が弱い部分がある
- 使った人数分の課金なので料金が明瞭で安価
参考URL：【導入事例】オフィスコム株式会社
分かりやすさを重視しているシステムのため、操作で分からないということがほとんどないという声があります。けれどもその反面、ネクストICカードは他の2社に比べてカスタマイズの自由度は高くないため、自社において機能不足がないかを事前にきちんと確認する必要があります。
また、個々の企業に専任コンサルタントが置かれるなど、無料にもかかわらずサポート面でも充実しているようです。
【交通費精算が無料】TOKIUM経費精算
「TOKIUM経費精算」は、SuicaやPASMOに完全対応しているクラウド型経費精算・交通費精算アプリです。交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで乗車履歴を自動取得し、経費登録が可能です。また、該当経路を入力するだけで自動的に交通費が算出され、適正ルートのチェックが容易になります。
料金は従量課金制です。月額でかかる費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制費用で決まります。また、利用できるユーザー数は無制限です。
さらにICカードやモバイルSuicaを用いた交通費精算は完全無料でご利用いただけるため、お得に利用することができます。
無料で交通費精算を行いたい方は、ぜひ下記のリンクからサービス資料をダウンロードしてみてください。
▶︎ 機能や導入メリットがわかる！TOKIUM経費精算の資料をダウンロード
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JIIMAが実際に利用している
2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子保存の要件が緩和された一方、法に従わない事業者への罰則も強化されたため、電帳法対応のシステムを利用する重要度が増しました。なお、JIIMA認証を受けたシステムであれば確実に電子帳簿保存法に対応しているので、検討の際の必ず確認しましょう。
TOKIUM経費精算はJIIMA認証を受けるだけでなく、認証元の日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に利用しているサービスです。ぜひこの機会に、下記リンクから資料をご覧ください。
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