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経理を担当していると「領収書をなくしたから伝票に貼付できない。精算できる？」と聞かれることがあります。内心「なぜ、なくすの！」と思いつつ仕事なので対策を考えます。
担当していて思うのは、なぜか出張旅費の領収書紛失が一般の物品購入より多いのです。手元に購入した物がないので忘れやすいのか、出張だと数日分まとめての精算になるので管理しきれないのかは定かではありませんが、タクシーと宿泊費の領収書は紛失割合が高いと感じます。
領収書を紛失する人はだいたい決まっていますから長期出張のときは「とりあえず領収書はすべて携帯カメラで写真をとってください」とお願いして領収書を紛失した場合の予防線をはります。
領収書を紛失すると自腹を覚悟して「領収書ないから精算はあきらめます」と弱気な申告をする人もいますが、経費は会社が精算すべきものですから「じゃあ、自腹でお願いします」とは言えません。
20年近く経理を担当した経験から、領収書を紛失したときの解決策をご説明します。
参考記事：領収書のカメラ撮影と経費精算については「領収書のスマホ撮影はOK？経費精算の電子化がおすすめの理由5つ」
なお、交通費精算のやり方については、以下の記事も参考にしてください。
領収書の役割とは？義務なのか？
領収書とは代金を支払ったときに支払いの証明として発行される書類のことで、代金を受け取った側は領収書を発行する義務があります。
この領収書があることで社員が立替払いした金額を確認することができますし、誤って経費を二重に精算しないようチェックすることもできます。
通常は小口伝票に領収書を精算金額の根拠として貼付します。例外的に領収書を貼付しないのは経路から料金が明確に確認できる公共交通機関の料金くらいです。
領収書を紛失したら1番に確認することは？
領収書を紛失した場合はどうすればよいのでしょうか。経理を担当していて紛失する確率が高いと感じる、タクシーとホテルの宿泊代を例にご説明します。
領収書を紛失した場合に1番に確認することは領収書の貼付が本当に必要なのかです。一般に小口伝票には精算金額の根拠として領収書を貼付しますが、会社の旅費規程で定められた額を精算している場合は旅費規程が精算根拠となりますから領収書の貼付は不要です。
旅費規程に社会通念上妥当な金額で「宿泊費は1泊10,000円とする」と明記されていれば、出張報告書が2泊3日で承認された時点で宿泊費20,000円を精算すればよいのです。
この場合は、規程を超えた宿泊料金が発生した時のみ領収書を貼付して精算します。これは、違法ではなく国税の調査でも問題ありません。
領収書を紛失したら再発行を依頼しよう！
領収書を紛失し旅費規程にも宿泊料金が明確に記載されていない場合はどうすればよいのでしょうか。領収書を紛失した場合に2番目に考えるのは、領収書を再発行してもらうことです。
領収書の再発行は義務ではありませんし、経費の二重計上など悪用されるリスクもありますから嫌がる会社もあります。発行側にお願いして再発行してもらえればラッキーだと思ってください。
再発行された領収書は悪用されないよう「再発行」「No.****の領収書の再発行」など明記されることが一般的です。また、再発行する領収書にかかる印紙税は発行側が負担すると国税庁が見解をしめしています。
出典：国税庁「印紙税：再発行した受取書」
再発行方法1. タクシーの領収書の再発行方法
タクシーの領収書の再発行は、タクシー会社によりますが対応してくれる場合もあります。法人契約しているタクシーに迎えにきてもらった場合は、法人として売上を管理しており、配車した車も記録されています。
配車を依頼した電話番号に電話し領収書を紛失したことを伝え「登録している法人の電話番号・配車依頼日時・乗車区間」をできる限り詳細に説明すれば、タクシー会社は運行記録から走行距離や料金も把握していますので再発行に応じてくれます。
このようにタクシーの領収書の再発行は電話で依頼するのが基本です。ホームページで領収書の再発行を受付けるタクシー会社はほとんどありません。
ただ、配車アプリを利用した場合は別です。「Japan Taxi」ではネット決済及びJapanTaxi Walletを利用して乗車した分の領収書はすべてWebから発行することができます。
Japan Taxiのアプリから「アプリについて」の「明細書発行」を選択して履歴から再発行したい明細を選び「乗車明細書を発行」をタップすると領収書が発行されます。
出張先で乗車しタクシー会社名もわからず、配車アプリも使用していない場合は残念ですが、領収書の再発行はあきらめましょう。
再発行方法2. ホテルの領収証の再発行方法
ホテルの領収証の再発行は、お願いすればなんとかなる場合が多いです。表向きは「領収書の再発行はしません」との返事が返ってきますが、事情を説明し丁寧にたのめば再発行してもらえるところがほとんどです。
会社の総務部などがまとめて予約をしている場合は、予約した担当者を通して領収書の再発行を依頼するほうがスムーズに進みます。
大手ビジネスホテルチェーンのアパホテルや東横INNではホームページなどからweb領収書を発行することができます。
アパホテルは公式ホームページと専用アプリ「アパアプリ」のマイページから、事前クレジット決済の領収書を宿泊後1カ月間発行できます。
出典：アパホテル公式サイト
また、東横INNではオンライン決済を利用するとweb領収書を発行することができます。現地での予約変更や精算は反映されないので注意が必要です。
海外ホテルの領収書の再発行は予約サイトか個人でホテルに依頼することになります。トラベルコなど比較サイトは便利ですが領収書の紛失などには対応していません。
海外ホテルにいきなり電話するのはハードルが高いので、まずは次のようなメールを送り、確認の意味もこめて電話で領収書の再発行を依頼してみてください。
| 件名：Request of the receipt publication(領収書発行のお願い) Hi there, (こんにちは) I’m 〇〇(名前) who was staying your hotel from July 9. (私は7月9日にホテルに泊まりました〇〇です。) I want you to reissue the receipt of the hotel charges, will you cope? (ホテル料金の領収書を再発行してほしいのですが、対応してもらえますか。) 1. I attach it to an email if you can publish the electronic receipt of the hotel charges, and, please reply. (ホテル料金の電子領収書を発行できれば電子メールに添付して返信してください。) 2. I am happy if you can send the receipt of the hotel charges to the following address by C.O.D. (下記の住所に宿泊料の領収書を代金引換で送っていただければ幸いです。) Address 101,1-2-3 Ebisu Shibuya-ku, Tokyo, 123-456, Japan(住所を記載する) 〇〇〇(名前 電話番号も書く) 1.2.のどちらか希望するほうを使ってください。 Thank you for reading. (読んでくれてありがとう) Regards, (よろしく) 〇〇(名前) |
再発行方法3. 予約サイトや法人契約旅行代理店などの領収書の再発行方法
予約サイトや法人契約旅行代理店・法人で提携しているホテルグループであれば宿泊料の領収書の再発行は対応してもらえることが多いので依頼してください。
法人契約している場合は、契約窓口の部署からお願いすれば、ほとんどの場合は再発行してもらえます。
予約サイトを通じて宿泊の手配をしている場合は、予約サイトに再発行依頼メニューがある場合もあります。ネット決済分のみなど制限はありますが困った時はサイトメニューを確認してください。
◆「じゃらん」での領収書発行画面出典：じゃらんサイト
領収書がない場合の精算方法を6つ紹介！
領収書を紛失して再発行を依頼しても、相手によっては再発行してもらえないこともあります。その場合はどうすればよいのでしょうか。
経費を精算する根拠には領収書以外にも認められている書類があります。領収書に代えて根拠となる書類について詳しくご説明します。
精算方法1. レシートで代用
レシートは宿泊料と明細が明記されていますから領収書に代えて精算根拠とすることができます。レシートには宛名がありませんが問題ありません。
レシートの精算日と出張日が一致しており、会社の業務上の経費であったと確認できればよいのです。
精算方法2. クレジットカードの売上明細票で代用
カード決済すると領収書とは別にクレジットカードの売上明細票が発行されます。クレジットカードの売上明細票が手元にあれば領収書に代えることができます。
クレジットカードの売上明細票には支払明細は記載されていませんが加盟店名が載っています。加盟店名はホテル名やタクシー会社名となりますので支払先が確認できます。カード利用日と金額も確認できます。
金額の下にカード名義がありますので出張した社員の名前であれば本人が立替払いしたことも証明できます。
参考記事：法人クレジットカードで経費精算をするメリットと注意点
精算方法3. 支払証明書を発行してもらう
領収書を再発行してもらえなくても「支払証明書」や「領収証明書」を発行してもらえることがあります。料金を支払ったことを証明する書類で公的なフォーマットはありませんので相手方の様式になります。
自社で決まった様式に証明してほしい事項を記入して依頼すれば、証明印を押してくれる場合もあります。ほとんどのホテルは発行料が必要で相場は2,000円くらいです。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 領収書の山に埋もれない！経理担当のための「領収書保管マニュアル」
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精算方法4. 予約確認メールで代用
予約サイトから宿泊予約すると予約確認メールが返信されます。そこには予約者名・宿泊ホテル・宿泊料金がかかれていますので印刷して伝票に添付すれば根拠書類となります。
予約確認メールがあればあとは宿泊の事実を証明するだけです。出張報告者やホテルが発行する「宿泊証明書」があれば問題ありません。
宿泊証明書はホテルが発行するもので宿泊した日を証明するものです。料金については記載されていません。
精算方法5. 宿泊単価表×宿泊事実を証明できる書類
宿泊料金が確認でいる1.～4.の根拠書類がどれもない場合は、しかたないので宿泊単価表と宿泊事実を確認できる書類を根拠書類とします。
電話予約や急な出張で事前に予約しないで宿泊することもありますからしかたありません。ホテルのホームページなどから宿泊単価の載っている部分を印刷し、ホテルが発行する「宿泊証明書」を添付します。
宿泊単価表で精算する場合は、精算方法4.の予約確認メールと違い宿泊ホテルに泊まった「宿泊証明書」があったほうがよいです。
精算方法6. 本当に何もないときは・・・最終手段！
いろいろな方法を考えても何もないときは、自社様式の支払証明書を使います。自社様式の支払証明書は支払日・支払先・金額・適用などを記載し上司が承認するフォームが多いと思います。これを出金伝票に貼付して領収書の代わりにします。
自社に支払証明書の様式がない場合は、出金伝票に「領収書紛失のため根拠書類なし」と記載し上司の承認印をもらって精算します。
監査や調査で指摘されますが、頻度と金額しだいで大きな問題にはなりません。月の出金伝票を仮に300枚として、年間3,600枚ある小口伝票にたまたま1枚だけ領収書の貼付されていない根拠が明確でない10,000円の宿泊料金の伝票があるくらいなら処理ミスのレベルです。
これが、根拠が明確でない伝票を毎月何枚も精算しているとか、1,000,000円の出金伝票に領収書がないとなると問題ですが、たまたま少額の出金伝票が1枚あっただけなら口頭で説明することで何とかなります。
まとめ
経費精算で多いタクシーやホテル領収書の再発行について説明してきましたが、領収書の再発行は必ず対応してもらえるとは限らず、領収書がない場合の対処方法も手間もかかるものばかりです。
やはり、1番は領収書をなくさないことです。当然、社員も気を付けていますが、本来の業務である業績を上げることが最優先になりますから経費の精算が少々抜けてしまうのは、しかたないことなのかもしれません。
経理担当としては、法人カードを活用して個人の立替払いを減らすことや、経費精算システムを導入して領収書をスマホで撮影すれば紛失しても精算できる方法を検討することをおすすめします。
例えば経費精算システム「TOKIUM経費精算」は、データ化精度が99%と業界No1のサービスです。TOKIUM経費精算のような領収書レシートを撮影するとデータ化をする経費精算システムを導入していれば、領収書が紛失しても対策をとれます。
法人カードを活用して個人の立替払いを減らすことができるため経費精算システムの導入を早急に検討することをおすすめします。また『電子帳簿保存法』にも対応しており、書類の電子化による業務の簡略化もできます。
