経費管理とは、予算と比べながら従業員の経費の使用を管理したり、不正な経費使用を防ぐ、重要な会社資産を管理することです。
経費管理は、社員が経費精算を会社に申請することで始まります。
この申請は、経理とは関係の薄い社員にとっては、面倒な作業と思われる事が多く、遅れがちと言われています。実際に遅れがちな経費精算の申請を、毎月のように懸念する経理担当者は少なくありません。

→ダウンロード：『簡易インボイス』経費精算における処理ポイントを解説

本記事では、経費管理を行うメリットからうまくやるためのポイント、オススメのシステムを解説いたします。
ちなみに筆者である私は日本人なら誰でも知っている高級ブランドなどの外資系企業の経理・財務部で10年間管理職を勤め、主に決算業務や税務申告といった経理業務を担当してきました。また、本記事のテーマである経費精算については、過去に自ら業務を行ったことがあり、疑問をもった経験があります。

経費管理とは？経費管理が必要な理由

経費管理の業務は社員が経費を立て替えてから、精算されるまで、承認者や経理担当者などの関与があり、手間と時間がかかります。しかし、それでも、以下の3つの理由で、経費管理は必要です。

理由1. 決算など経営分析を正確にするため

会社の売上を上げるために必要な経費は、売上を計上した月に計上するのが正しい経理処理です。
もし、当月の経費の計上が翌月にずれ込むと、当月は経費ゼロで利益が過大に算出され、翌月は経費が2ヶ月分になるので、利益が過小となります。そこで、翌月の実績は経営不振だと誤って経営判断されてしまいます。

理由2. 資金需要を予測するため

社員が、会社の費用を立て替えることは、会社に対して支払いを請求する権利を有することです。つまり、会社が社員から借金しているのと同じです。その精算は、借金返済と変わりません。
たとえば、社員が1年分の経費申請をまとめて一回の経費申請をすると、会社は、1年分の経費総額を一度で支出をしなければなりません。その資金需要は、仮に月1回経費精算をし、毎月1回、12分割の支払いをする場合に比べて、極めて高いと言わざるを得ません。

理由3. 会社財産を守るため

社員が立て替える経費は、会社の経費ですが、その費用となる物品やサービスを購入する意思決定は社員に委ねられています。そのような状況では、会社財産が浪費される危険があります。しかし、地下鉄一区間乗車で数百円の経費支出をするたびに、事前承認を義務付けると、承認権限者の時間がいくらあっても足りなくなります。そこで、便宜上、期間を区切ってまとめて行う事後社内承認が欠かせないのです。

経費管理の3つの業務内容を解説

経費管理の業務内容は、時系列で以下の3つに分けられます。

業務1. 社員が会社のために経費を立て替える

まず、社員が社員自身で判断して、会社の経費となる物品やサービスを購入します。その決済は、社員自身で現金またはクレジットカードなどで行います。経費の内容は、例えば、交通費では地下鉄やバスなどの運賃の数百円から、100万円を超える海外出張の航空券や滞在費など多岐に渡ります。

業務2. 事後の精算の社内承認を得る

次に、社員は立て替えた経費の精算を会社に申請します。申請には、原則として立て替えた金額の証拠となる領収書を添付し、立て替えた経費が会社の業務遂行に必要であることを説明することが必要です。
そして、申請された経費が、会社の経費規程に従い、所属部門やプロジェクトの予算に従う適正な経費であると社内承認されると、経費精算が承認されます。

業務3. 会計システム入力後、社員へ精算する

経費精算が承認されると、経費として認識され、会計システムに入力処理された後、社員に現金手渡しや銀行口座に入金するなどの方法で、精算が行われます。

優れた経理が行っている経費管理の3つのポイント

経費管理業務の3つの注意点から、優れた経理は1.～3.の3つのポイントに重点をおいて業務が円滑に進むかを考えています。

ポイント1. 短時間で経費精算ができるようにする

社員が短期間で経費精算の申請ができたら、売上の計上に遅れることなく、経費の計上ができるようになります。そのため精算業務がいかにスムーズに進むかを常に検討しています。

ポイント2. 経費精算する部門だけでなく経理部門の業務を効率化する

経理では、申請された経費の実態についてすべて把握することはできません。そこで、経費精算の承認と同時に経費計上が済めば、経理の作業を省いて効率的にできます。自動仕訳機能などIT化することで業務効率の向上をはかれる手段を常に探しています。

ポイント3. 出納業務をスピーディーに現金を扱うリスクを軽減する

精算したデータを総合振込の銀行送金データをして作成できれば、正確な精算が時間を掛けずに行えます。現金を扱うリスクを考え、出納手続きにかかる時間の短縮を常に模索しています。
このように考えていくと、現状では「TOKIUM経費精算」のような経費精算システムの導入を検討するとの結論にたどりつきます。ここでも、できる経理は、基本機能だけでなく、いかに自社の現状に合わせカスタマイズができるかを判断基準として考えます。他部門の反発や混乱などの導入リスクを最小限にとどめ円滑な運用やサポート体制まで考慮して判断します。

経費管理の方法

経費管理は会社の経営に必要なお金を管理することです。経費を勘定科目別や部署別で管理し、実績と予算との差異(予実差といいます)の原因を把握して適正な処理をします。経理的にいうと管理会計といわれる部分です。
具体的には、会社ごとに決めた週や月またはプロジェクト単位で、その期間の実績と予算差異を把握し、進捗率などを数値化して管理します。例えば、月単位で管理する場合は、前年や前年同月とも比較して現状を分析します。
会社によっては、月次決算書類として経営陣やマネジメント層に提出する「予算管理表」「予実差明細表」「資金繰り表」「プロジェクト別管理表」などで管理している場合もあります。

経費管理を行う上での注意

外部への報告を目的とした財務会計とは違い、管理会計である経費管理は社内に向けたものです。そのため、社内で求められているものが何かを把握することが重要です。例えば予算管理でも前期比なのか前月比なのか、予算比でも達成率なのか進捗率なのかです。それがわかれば経費精算システムの機能を使い、原因を把握して対策することができます。
ただ、管理する単位をカスタマイズで設定できる経費精算システムは少ないため導入時に確認しておく必要がありあます。

経費管理ができる代表的なシステム

ここで経費管理のできる経費精算システムをご紹介します。

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認ができる、クラウド経費精算システムです。オペレーターが領収書を高精度でデータ化するため、手入力によるミスを減らすことができます。領収書の原本はTOKIUMが回収し、突合点検・保管まで代行するので完全ペーパーレス化が可能です。

さらに、自社開発を含むあらゆる会計ソフトとも連携可能。電子帳簿保存法やインボイス制度にも応しています。

支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。

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MoneyForwardクラウド経費

2016年から分析機能が追加され「メンバー」「経費科目」「部門」「プロジェクト」ごとに、経費の分析が可能となりました。ただし、対象は経費精算したデータのみの分析となっています。MoneyForwardクラウド会計のユーザーでない場合は、勘定科目の金額の推移や月額の推移を確認することができないのが難点です。

まとめ

経理部門に長くいると、日常の経費を精算するなどの会計業務から、会社の状況を分析し経営陣が経営判断基準をくだすための資料の作成に携わるようになります。そこで、経費管理の重要性と難しさを知るわけですが、最近は経費精算システムを導入する会社も増え分析ツールも充実しています。
もし、今もエクセルで分析をしているのであれば経費精算システムの導入を検討してみてはどうでしょうか。現業部門・管理部門の業務軽減だけでなく、マネジメント層が知りたい管理会計の部分も充実していますよ。