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「伝票のペーパーレス化は可能なの？」「電子帳簿保存法っていったい何？」
経理業務において、法律で保存が義務付けられている帳簿や書類は沢山あり、保管場所や管理方法に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
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そんな時に検討してほしいのが、帳簿書類のペーパーレス化です。社会全体で電子化やキャッシュレス化の動きが進んでいますが、実は経理における帳簿書類のペーパーレス化も同様に進んでいます。1998年に制定された電子帳票保存法が年々緩和されていることもあり、帳簿書類をペーパーレス化する会社が増加しています。
そこで本記事では、帳簿書類の中でも伝票のペーパーレス化について解説します。伝票の電子化の法的可否から、電子化をするメリット・デメリット、出金伝票を電子する方法まで細かく説明していますので、ぜひ最後までご覧ください。
帳簿書類の電子化を認める「電子帳簿保存法」とは？
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存を認める特例法です。国税関係帳簿書類とは、仕訳帳や契約書、請求書など、国税に関する法律により一定期間の保存が義務付けられた帳簿や書類のことです。
1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、社会におけるデジタル化の趨勢やビジネス環境の変化に対応する形で、年々改正を繰り返しています。直近2022年の改正では、スキャナ保存時の原本の即時廃棄が認められたり、税務署による事前申請制度が廃止されるなど、電子化へのハードルがさらに大きく下げられました。
伝票は電子化の対象となる？
振替伝票、出金伝票、仕入伝票といった伝票ですが、これらは電子帳簿保存法で電子化が認められる対象となるのでしょうか。
実は、伝票の作成目的によって、電子帳簿保存法の対象になるかどうかが変わります。国税関係帳簿の内容を補充する目的として作成・保存が行われ、「補助簿」の扱いになる伝票の場合は、電子帳簿保存法が適用されます。
対して、企業内での決裁や情報整理などを目的として使用する伝票の場合は、電子帳簿保存法が適用されないため電子化が認められません。とはいうものの、税務署が伝票の使用目的を厳密に問うことは考えられないため、あらゆる伝票を電子保存しても問題ないでしょう。電子化の際は、特に税務署へ事前申請を行う必要もありません。
伝票を紙ベースで保管する際の問題
現状、多くの企業は伝票を紙で管理・保存していると思いますが、問題点も多々あります。ここでは、伝票を紙ベースで保管する際の問題点について説明します。
1.伝票を保管するためのスペースが必要
法人の場合、伝票類は7年間の保管が必要です。7年分の伝票となると膨大な量になるため、広い保管スペースが必要になります。
筆者の経験談となりますが、社員数200名程度の派遣会社にて勤務していた際に、保管期間5～7年の資料の量が非常に多く、階段下の2畳半程度の倉庫が書類であふれかえっていました。賃貸の場合はこれらの保管スペースにも賃料が必要となり、相当なコストになります。
2.伝票に不備があった時の差し戻しが大変
特に、支店を展開しているような大手企業の場合、伝票に不備があった場合の差し戻しに手間がかかってしまいます。
こちらも体験談ですが、筆者が支店に勤務していた際、作成した書類や伝票をすべて本社へ郵送する必要がありました。例えば出金伝票に不備があった場合、提出した伝票が本社から郵送で戻ってきて、不備を修正してから再度本社へ送り直す必要があり、伝票の提出から入金まで2週間以上かかる場合もありました。このように紙ベースでのやり取りは、業務負担が増えるだけでなく、業務の遅延にも繋がってしまいます。
3.伝票の検索が大変
1つ目の問題点でも紹介しましたが、全社員の経費に関する伝票や領収書は、会社の規模が大きいほど膨大な量になります。また、2つ目の問題点でも紹介した通り、紙ベースの出金伝票では申請から入金に時間がかかることがあり、申請者から「振込がされているか？」という問い合わせも非常に多いです。
その際に、紙ベースでは伝票を検索するのもとても大変です。倉庫へ行き、膨大な書類の山から該当する伝票と領収書を1枚1枚チェックしなければいけません。紙での保管は、書類保管スペースの問題だけでなく、検索性の悪さも大きな問題です。
伝票を電子化するメリット3つ
紙ベースでの書類保管の大変さや問題点が浮き彫りになりました。それでは、伝票の電子化をすすめるとどのようなメリットがあるのでしょうか。
1.保管スペースが不要になる
伝票を電子化しオンライン上で保管することで、物理的な保管スペースが不要になります。管理が楽になるだけでなく、倉庫や場所代のコストカットになるでしょう。紙で保管する場合、古い書類ほど奥へ入っているため、処分時期が来てもなかなか処分されないのが現状ですが、電子化すればそのような問題も発生しません。
2.検索がしやすい
伝票を電子化することで、紙媒体の時と比べると検索性が格段に上がるのもメリットの一つです。電子化されていれば、特定の伝票を参照したい際に、日付や摘要等で検索しすぐに見つけることができます。
また、検索機能で電子化した資料を見つけやすくなるのはもちろんですが、電子化できる資料の原本を処分をしておくことで、倉庫がすっきりして他の資料も発見しやすくなるというメリットもあります。
会社の書類には、契約書などといったサインと印鑑が無ければ効力がない書類も多く存在します。そのため全ての書類のペーパーレス化は難しいですが、原本破棄が可能な書類を積極的に電子化することで、これらの書類も探しやすくなります。
3.人件費の削減につながる
上で紹介した2つのメリットにも関連しますが、経理書類をペーパーレス化する事で人件費の削減にもつながります。その理由は、ペーパーレス化により原本をその場で破棄できる資料が増えるため、過去の書類を管理する必要が無くなるからです。また、伝票の検索にかかる時間が短くなるため、結果的に無駄な残業に当たる時間も削減されます。
こちらも体験談ですが、工事会社に勤めていた際に、工事の請負書を工事番号順に並べ替えてファイリングするよう指導されていました。5000件近い工事の資料を番号順に並べ替えて、100番単位でインデックスを作成して大型ファイル4冊分をファイリングするという作業で、1週間かけて完了させました。
しかし、これらを経費精算システムで行った場合、大型ファイル4冊、インデックス、印刷用インク、社員の1週間分の給与を削減できます。
伝票を電子化するデメリット2つ
伝票の電子化にはメリットがある一方で、デメリットも少なからず存在します。ここでは、伝票を電子化する際のデメリットについて説明します。
1.社員への指導が必要となる
電子化のデメリットとして、社員への指導が必要となる点が挙げられます。社員全員が利用するような出金伝票であれば、起票方法をきちんと社内に周知させなければ、間違った申請が増えてしまします。再提出を依頼する手間が増え、かえって業務効率が悪化する恐れもあるでしょう。
特に、従来の紙での運用が染み付いている企業の場合、運用方法を変えること自体に不満が出る場合もあります。また年配の社員の場合は、スマートフォンなどを用いた新しい方法に戸惑う場合が多いです。導入に対応するのが難しそうな社員がいる場合は、ルールをできるだけ簡潔にし、システム導入の際は使いやすさを重視する必要があります。
2.システムの導入・運用コストがかかる
新しいシステムを導入する際には、当たり前ですが、システム開発費やシステム利用費などのコストがかかります。特に自社でシステム開発を行う場合は、お金だけでなく多くの時間もかかるため、導入ハードルが高くなるでしょう。
しかし、システム導入による業務効率化の効果を考えれば、長期的にはコストカットにつながります。近年では、月単位で利用できるクラウド型サービスも多く、電子化は手軽に導入できます。システムの導入コストを単純な費用ととらえるのではなく、費用対効果という視点を持ち、将来への投資として捉えることが大切です。
まずは出金伝票のペーパーレス化がおすすめ
伝票の中でも、多くの社員が頻繁に扱う機会があるのが、経費精算の際に用いる出金伝票です。「社内のペーパーレス化を進めたい」という方は、まずはこの出金伝票および経費精算業務のペーパーレス化から着手しましょう。
電子化の際には、1.システムを自社開発する 2.クラウド型の経費精算システムを利用する という2つの選択肢がありますが、後者の方法がおすすめです。
システム開発よりクラウド型システムを選ぶべき理由
前述の通り、伝票の電子化の際には電子帳簿保存法に準拠することが求められます。システム開発の場合は、電子帳簿保存法の要件を細かく把握し、システムに反映させる必要があります。加えて、本法は社会環境の変化に伴い年々改正を繰り返しているため、将来的な法改正への対応メンテナンスが必要になります。
しかし、クラウド型システムの場合、最新法令が施行されるたびに自動的にアップデートが行われるため、メンテナンスの手間は全く不要になります。請求書まわりの最新法令に常に対応していきたい方は、クラウド型システムを検討することをおすすめします。
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まとめ
本記事では、伝票のペーパーレス化について解説してきました。社会全体で電子化の流れが急速に進んでおり、伝票をはじめ帳簿書類を電子化する企業は増えつつあります。業務効率化やコストの面で大きなメリットがあるため、電子化をぜひ検討しましょう。
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