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経費精算書に決まった形式はありませんが、社内でフォーマットと書き方を統一しておくと、スムーズに経費申請と処理ができます。反対に、社員によって書類の形式が違っていたり、書き方がバラバラだったりすると、差し戻しで余計な業務が増えてしまいます。
経費精算を申請する社員、会計処理をする経理担当者のお互いの業務効率化のために、経費精算書のテンプレートを用意しておきましょう。テンプレートだけでなく、書き方も社内で共有しておくと、記入漏れなどによる差し戻しを減らせるでしょう。
本記事では、経費精算書のテンプレートを無料で配布していますので、ぜひご活用ください。経費精算書の書き方の要点と注意点も解説していますので、参考にしていただけると幸いです。
経費精算書とは
経費精算書とは、社員が業務遂行のために要する費用を立て替えた場合、その代金を精算するための書類です。営業先に行くためにかかった交通費（電車代、タクシー代）、出張にかかった出張旅費（宿泊代、交通費）、文房具やインクカートリッジなどの消耗品費の立て替え代金を経費精算書で処理します。
経費精算書に正しい形式はないため、フォーマットや書き方は会社によって異なります。社内共通の経費精算書のテンプレートがなく、各社員が用意している会社も多いことでしょう。
経費精算を効率化するために、社内で共通で使うテンプレートを用意し、書き方やルールを統一しておくことをおすすめします。後ほど紹介する経費精算書テンプレートを活用すると、これまで煩雑だった経費精算が効率化されるでしょう。
経費精算書を扱うのであれば、経費精算の基本的な考え方を知っておきましょう。経費精算の基本については、以下の記事で詳しく解説しています。
仮払経費申請書との違い
仮払経費申請書は、経費の内訳が未確定の場合に、事前に概算金を申請するための書類です。出張等でかかる経費が予想できない場合、または立て替えするには負担が大きい場合に「仮払経費申請書」を提出し、会社に前もって経費を支払ってもらいます。申請した仮払金は実際に使用した経費と照らし合わせ、余剰金や不足金を「仮払経費精算書」で処理をします。
3種類の経費精算・申請の書類は、それぞれ以下の違いがあります。
- 「経費精算書」は、社員が立て替えた経費を事後で精算するための書類
- 「仮払経費申請書」は、事前に経費を概算で申請するための書類
- 「仮払経費精算書」は、事後に実際の経費を申告し、仮払金から余剰金や不足金を精算するための書類
仮払経費申請書の概要や書き方などの詳しい解説と、無料のテンプレートのダウンロードは以下の記事をご活用ください。
無料：経費精算書エクセルテンプレート5つ
1.経費精算書テンプレート
▼経費精算書のダウンロードは下記のボタンをクリックしてください。
経費精算書テンプレートダウンロード
2.旅費精算書テンプレート
▼旅費精算書のダウンロードは下記のリンクをクリックしてください。
旅費精算書テンプレートダウンロード
3.出張旅費精算書テンプレート
▼出張旅費精算書のダウンロードは下記のリンクをクリックしてください。
出張旅費精算書テンプレートダウンロード
出張旅費精算書の書き方は、以下の記事で詳しく解説しています。
4. 交通費精算書テンプレート
▼交通費精算書のダウンロードは下記のリンクをクリックしてください。
交通費精算書テンプレートダウンロード
交通費精算書の書き方は、以下の記事で詳しく解説しています。
5. 仮払経費精算書テンプレート
▼仮払経費精算書のダウンロードは下記のリンクをクリックしてください。
仮払経費精算書テンプレートダウンロード
経費精算書の書き方5つのポイント
たとえば、出張の経費精算の場合、費用の発生した出張内容を時系列で記入していきます。出張申請書と異なる場合には、理由の記入も忘れずにしておきましょう。
また、領収書（レシート）の添付も忘れないようにしましょう。経費精算書の裏面に、剥がれないようにセロテープなどでしっかり貼りつけます。貼り切れない場合や、整理がつかない場合は、白紙の紙に番号を付して、経費精算書の記入順をリンクさせると見やすくなります。
- 費用発生日を時系列で記入する
- 費用が発生した事項（内容の欄）を記入する
└ 飛行機代、ホテル代、アルバイト代など - 勘定科目ごとに記入する
└ 交通費、宿泊代、郵送費、消耗品費、人件費、雑費など
└ よく使う勘定科目は社内で統一しておく - 備考欄には交通費や人件費などの内訳や補足事項を記入する
- 領収書（レシート）を添付する
└ 経費精算書の裏面にセロテープなどで貼り付ける
└ 貼りきれない領収書は、白紙の紙に番号を付して経費精算書の記入順とリンクさせる
経費精算は領収書が必須？レシートでもOK？
経費精算書に領収書を添付する目的は、「金銭を支払った」ことの証明です。「取引の年月日」「取引相手の名前」「取引の金額」「購入品の名前」が書かれていれば、レシートでも問題ありません。
ここで詳しく解説すると長くなってしまうので、経費精算における領収書とレシートの役割は以下の記事をご覧ください。
領収書の書き方はこちらの記事で解説しています。
作成例：出張旅費精算書作成の流れ
出張を例にすると、以下の流れで経費精算をします。
ⅰ.出張命令
上司から「取引先の打ち合わせに参加してきてくれ」というような出張の命令が出ます。もしくは自己申請によって許可を頂く場合もあります。
ⅱ.出張申請書の作成・提出
命令の内容を確実に理解しているかを確認するため、目的や経路・費用の見積もりなどをまとめた申請書を作成します。
ⅲ.仮払金申請
必要に応じて、費用見積もり額を会社から事前に現金で受領します。仮払金の制度がない会社の場合は、本人が立替払いすることになります。
ⅳ.出張
実際に出張を実行します。備忘録として費用発生の都度、証憑となるレシートの裏面や、経路を手帳などにメモをとっておくことをおすすめします。
ⅴ.出張報告書の作成・提出
出張の成果を上司に報告するため、書類を作成・提出します。
ⅵ.出張経費精算書の作成・提出
出張に要した費用の精算を行います。見積額と仮払額に差異がある場合は、過不足額を会社に返金もしくは会社から支払ってもらいます。
物品を購入したり接待交際費を使ったりした際の経費精算書に関しても、同様の流れです。自分が予算管理者や決裁権限者でない限り、必ず上司から許可を取った上で経費は使うようにしましょう。
経費精算書の2つの要点
【要点その1】経費精算書はコンプライアンスの回答用紙
経費精算書は、法律的に私文書（公務員の方であれば公文書）であり、虚偽の申告をすれば私文書偽造罪と業務上横領罪となります。
たとえば、「出張帰りは時間もあるので、新幹線利用で申告して高速バスを使って帰ろう。差額が自分の儲けだ。」と、深く考えずに取るこのような行動も、立派な犯罪です。
経費精算書は、会社の規程をどれだけ理解し、確実に実行しているのかを推し量ることができる作成書類と言えます。言い換えると、「経費精算書はコンプライアンステストの回答用紙」と言えるでしょう。
このような事態が起こらないよう、社員の方たちを守るものが「出張旅費規程」です。規程をしっかり読み込み、理解したうえで経費精算書を作成するようにしましょう。
【要点2】費用対効果を意識して正しい判断力で経費を使う
会社で発生した費用であっても、全てが経費として認められるわけではありません。
たとえば、就業規則の中に「作業服は自己負担」や「通勤費は上限あり」など、社内規程で定められていることもよくあります。
なぜこのような社内規程があるのでしょうか？
▶ 実は、給与に会社負担経費を含んで支給をしているからです。
では、なぜ給与に経費の一部を含ませているのでしょうか？
▶ 経費を無駄遣いしないためには、自己管理をする支給方法が最も効果的だからです。
自分で作業服を購入するとき、できるだけ安価で、でも丈夫で汚れにくく、洗濯がしやすいものを、と考えて探すのではないでしょうか？
経費精算も同じ考え方をしてみてください。出張の際は、できる限り早く移動ができ、かつ料金は抑え、規程内に収める行動をとるのが理想です。
これが費用対効果を意識した、正しい判断と言えます。
経費精算書の3つの注意点
【注意点1】規程類の勝手な解釈は絶対ダメ！
私が働いていた会社の規程では、「係長以下は8,000円」「課長以上は10,000円」というように、役職別に宿泊費用の上限額が定められていました。
ある社員の方（Aさんとします）が、課長に昇格後、まとめて宿泊費の精算書を提出してきたのですが、昇格前の日付のものを含めて10,000円で申請していました。「昇格前のものは8,000円に直してください」と差し戻したところ、「部長から承認は貰っているし、そもそも規程に定めてないのだから問題ないはずだ！」と怒鳴られてしまったのです…
これが発端となって諸費規程に細則が整備され、経費利用日の役職に準ずることになりました。Aさんの上司である部長は、十分に申請を見ていなかったことを謝りましたが、Aさんの考え方はおかしいと不信感をつのらせる結果に…
私からすると、常識的に考えて遡って申請などあり得ないと思うのですが、Aさんからすると規程に盲点があることが悪いというのが言い分なのでしょう。結果的にAさんは、上司に叱責されるし、私のような青二才の経理担当者から書類を突き返されるし、踏んだり蹴ったりとなってしまいました。
規程の解釈が複数存在する場合、必ず上司や関係部署の方に問題点を認識・理解して頂き、解決することを促してみましょう。規程に抜け穴があることを逆手に取ると、自分の評価を下げることになりますので、絶対にやめましょう。
【注意点2】金額記載欄に誤りがないかよく確認しましょう
エクセルの表計算式の組み間違いで、経費精算書の合計金額が一致しない申請書をよく見かけます。また、会議費や交際費も全て旅費精算書に含めて経費精算してしまう申請書を見たこともあります。
経理担当者の処理は、金額や経費科目に誤りがあれば再確認の書類差し戻しをしますが、全て防げる訳ではありません。予算・実績の比較を行っている会社では、月次作業終了後に金額や経費科目誤っていることに気付くこともあるでしょう。また、年次決算の法人税計算の際に精査していくと、経費科目の変更を余儀なくされる事態に陥ることもあります。
過去の誤りを修正する労力を考えると、早い段階で気が付き修正の対応することが最も効果的です。そのためには申請書を作成する社員が、しっかりセルフチェックを行うことが重要となります。手計算による合計金額の検算、経費科目が正しく記入できているか、といったセルフチェック項目をしっかり設定してみてください。
【注意点3】手戻り発生による時間の無駄をなくしましょう
「申請書の作成」という作業は、非生産的な活動だといわれてしまうことがあります。必要な作業ではありますが、直接売上や生産に寄与することはありません。このような作業はできる限り時間と労力を抑えることが重要です。
効率的に行うためには、絶対に手戻りを発生させないことです。「申請差し戻し」があると、同じ作業をもう一度しなければなりません。月に1、2件程度あれば支障は少ないですが、月に何十件も発生すると、業務に支障をきたします。
では、手戻りを回避するためには、どのような対策をすればよいのでしょうか？
承認のチェックポイントについて、上司や経理担当者に前もって聞いておきましょう。時間の無駄をなくすための労力であれば、皆さん協力的にしてくれるはずです。書類を円滑に承認するポイントをしっかり把握しておくことで、手戻り発生による時間の無駄をなくすことができるでしょう。
わからない点は、会社の経理担当者さんに直接聞いてみてください。きっと丁寧に教えてくれるはずです。
おわりに：経費精算はテンプレートを活用して効率化しよう
冒頭でもお伝えしたように、経費精算書はテンプレートを用意しておくと効率的です。書き方も統一しておくと、無駄な差し戻しを減らせるでしょう。経費精算書の書き方がわからない…という社員が多い場合は、会社側でテンプレートを用意し、書き方を指南するとよいでしょう。
経費精算に工数がかかる、領収書やレシートが多くて毎月処理が大変…という場合は、2ステップで精算が完了する経費精算システムがおすすめです。領収書をスマホで撮影して専用ポストに投函するだけなので、経費精算の工数を大幅に節約できます。
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