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交通費精算の申請や承認に毎月時間を取られすぎている。そういった課題をお持ちの方も多いと思います。
特に経理担当者の方は、面倒な交通費精算や経費精算をグッと効率化したいとお考えではないでしょうか。
交通費精算の業務は、一件を処理する時間は少なくても、合計するとかなりの時間がかかってしまいます。申請が来るたびに他の業務を中断したり、月末になると山のように申請されてきて、決算業務にも影響が出てしまうこともあるかもしれません。
当記事では、交通費精算を効率化するおすすめアプリ3選を企業事例付きでご紹介していきます。Suicaなどの交通系ICカードとの連携や定期区間の自動計算機能など、アプリやシステムを利用することで、効率化に成功している企業がどんどん増えてきています。
ちなみに筆者である私は、税理士事務所勤務を経て、電子部品メーカーの経理部として3年間働いてきました。交通費精算アプリを導入する際の大きな課題である「システム変更に伴う社内ルールの徹底」に関しても経験があり、その点も最後に解説しますので、ぜひご参考にしていただければと思います。
なお、交通費精算のやり方については、以下の記事を参考にしてください。
交通費精算の効率化にはアプリの導入がおすすめ
それでは、上記の課題をどのような方法で経費精算を効率的に行うことができるのでしょうか？
その答えは交通費精算アプリ・経費精算システムの導入です。「経路検索が面倒、定期区間の計算が面倒」というよくある課題も交通費精算アプリで解決可能です。
交通費精算アプリでは、ICカードをリーダーにタッチするだけで、利用履歴の交通費登録ができます。運賃計算や仕訳を自動で行ってくれるため、かなりの時間を削減可能です。その他にも、駅名を入力すると、自動的に運賃を計算する機能も使用できます。
これらの機能をすべて兼ね備えている交通費精算アプリ（経費精算システム）には、「TOKIUM経費精算」があります。SuicaやモバイルSuicaとの連携機能もあり、モバイルアプリからも利用可能(iOS・Android)。今話題の『電子帳簿保存法』にももちろん対応しています。
交通費精算・経費精算を効率化するメリット
交通費精算を効率化することで得られる大きなメリットとしては、人件費の削減・本業への時間確保が挙げられます。
月末の経費精算で苦しんでいた営業担当者は、交通費精算に時間がとられなくなり、本業の営業活動に注力することができます。一方で、経費の差し戻しや入力間違いに苦しんでいた経理担当者も経費精算にかける時間を大幅に削減し、予実管理や経営判断に関わる業務に一層注力することができます。
このように交通費精算・経費精算を効率化することで、より生産的な業務に集中することができます。
交通費精算に時間がかかってしまう要因
交通費精算とは、取引先へ訪問した際の交通費などの業務上発生した費用を会社に申請する業務です。
現場の営業担当者であれば、下記のような流れとなります。
- 毎月の終わりに発生した交通費を計算。所定のフォームに記入し、上長に提出。
- 上長が内容を確認し、承認。
- 経理担当が内容を確認し、支払い処理を行う。
その際に、定期区間とかぶっていないか、経路の金額が正しいかなどを確認する必要があり、多くの時間を要してしまいます。この流れの中で、交通費精算に時間がかかってしまう要因がいくつかあります。
1.申請フローがスムーズにいかない
交通費精算をするためには複数人の申請と承認が必要となります。
まず申請者ですが、経費精算は事務的業務という意識が強いため、後回しにすることが多いです。したがって期限ギリギリにまとめて申請、ということもあります。
その後上長の承認が必要ですが、出張など不在にしている場合、承認できずストップしてしまいます。そうして結局経理まで来るのにかなりの時間がかかってしまう場合もあります。
2.金額を調べるのに手間がかかる
交通費を精算する場合、駅から駅までの運賃を調べて記入しなければなりません。
一度取引先へ行く前にルート検索はするものの、交通費精算をする時になってから再度同じように検索する、という効率の悪い方法を行っている人も多いです。
その後、経理がチェックのために同じように運賃を調べているのであれば、無駄な時間はどんどん増えていきます。
3.社内ルールが徹底されていない
申請者が交通費精算のルールを理解していないことがあります。
例えば滅多に経費精算をしない人が申請をしなければならなくなった時、方法を自分で調べたり、周りの人に聞いたりして、時間がかかってしまいます。
また、経費精算に慣れている人であっても、やり方が間違っている場合も多いと思います。経理の皆さんならお分かりでしょうが、記入する部分が違っているなど、間違った方法で申請されることは意外と多いです。
それを直してもらうことも手間になりますし、もしかしたら間違いがあまりにも多いので、原本を見ながら経理で直してしまうこともあるかもしれません。その場合は、次回も同じように間違ったまま申請されてきてしまいます。
交通費精算アプリおすすめ3選
次に、交通費精算アプリおすすめ3選をご紹介いたします。それぞれ料金や主要機能を解説しますので、自社に合っているかどうか比較してみてください。
交通費精算をグッと効率化するためにも、導入を検討されることをおすすめします。
1. TOKIUM経費精算
TOKIUM経費精算は、経費精算・旅費精算・交通費精算・ワークフロー機能を備えた経費精算システムです。
下記のような特徴があります。
・Suica・モバイルSuicaやPASMOの利用履歴から経費登録が可能(定期区間の除外も可)
・領収書を撮影するだけで、99%以上の精度で自動データ化されるので手入力が不要
・領収書のチェック・突合・保管までを代行
これらの特徴から、交通費精算や経費精算の時間を大幅に削減でき、業務効率化に繋げることができます。
TOKIUM経費精算の料金は、従量課金制です。
月額でかかる費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制費用で決まります。ユーザー数が無制限で利用できる点も大きな魅力です。
また、モバイルSuicaを連携した場合の交通費精算に関しては、領収書に基づく追加費用が発生しないため、お得に利用することができます。
無料トライアル：あり
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※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
京急不動産株式会社や東映アニメーション株式会社など、TOKIUM経費精算を実際に導入している企業の事例を知りたい場合は、下記の記事をご覧ください。
2. ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は交通系ICカードとの連携に対応しています。また、勤怠管理システムと併用することで、Suicaで打刻申請、経費精算を行える点が特徴です。
月額料金：400円/ユーザー（中小企業向け）
※大規模（500名目安）の企業は別途見積もり
無料トライアル：あり
3. ネクストICカード
「ネクストICカード」は名前の通り、交通系ICカードの利用を軸として考えられた精算システムです。普段使用しているICカードで簡単に勤怠管理や交通費精算、経費精算ができます。クラウド型交通費精算＆経費精算ツール「ネクストICカード」はお使いのSuica、Pasmoなど使用して、タブレット端末に毎日タッチするだけで交通費精算が可能。
勤怠管理も同様に、基本的にカードの読み取りのみで出勤・退勤の打刻が完了し、データはクラウドで一元管理されます。また、アルバイト・正社員での勤務時間の違いや、部署毎の定時の違いにも細かく対応しています。
月額料金：200円/ユーザー
※読み取り端末、その他機器は別途必要になる場合があります。
無料トライアル期間：あり。期間については要問い合わせ。
交通費精算アプリの比較方法
今回ご紹介した以外にも、様々な交通費精算アプリが存在しますが、交通費だけでなく経理業務をまるごと効率化したい方は、優秀な機能を兼ね備えた経費精算システムの導入をおすすめします。実際に、交通費精算の効率化をきっかけに経費精算システムを導入し、経理の生産性を大幅に向上させた企業も多数存在します。
本記事では、交通費精算に関連して、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。交通費精算などを筆頭に、経理の作業をまとめて効率化したい方は、ぜひ下記より資料ダウンロードしてご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
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交通費精算アプリで効率化に成功した3つの事例
近年、交通費精算アプリを導入し、効率的に業務を行っていく企業が増えてきました。実際に交通費精算アプリを導入している企業の声を3つご紹介します。
1. 株式会社ファンコミュニケーションズ
株式会社ファンコミュニケーションズ様では、交通費精算が多く、毎回行き先を調べてエクセルで入力しており、非常に手間になってました。
行き先を調べてエクセルで入力する作業が手間でした。さらに、出張などにより上長が不在の場合は、ハンコがもらえず書類が止まってしまっていました。それらを解決したいと思い取り組みました。
システム導入後、交通費に関しては圧倒的に楽になりました。弊社は新卒を採用して約5年目ですが、新卒の人などにヒアリングすると、彼らは若いので、スマホでできてしまう快適さが革命的だったようです。
交通費では、行き先を確認してその金額が正しいかどうかを比較していました。切符とICカードがありますが、大体皆ICカードのはずなのに切符の値段を書いている方がいたり、金額を間違えていることもありますし、そのような確認の手間は、システムを導入して不要になったので、そこは経理として圧倒的に削減された点です。
という声をいただきました。
2.株式会社ドーム
株式会社ドームでは領収書とデータの確認の手間や管理会計システムへの連携に課題を抱えていました。TOKIUM経費精算の導入によって、領収書の手入力や糊付けが不要になりました。また、電子帳簿保存法にも対応し、社内のペーパレス化も進められています
もともと経費精算には課題を抱えており、導入前に全社でとった社員アンケートでは「領収書入力の糊付けが面倒」「入力作業がわずらわしい」「経費の入力画面がわかりづらい」「領収書の突き合わせが面倒」という結果が出ていました。
システム導入後に全社員にアンケートをとったところ、91%が負担が削減したという回答が得られました。9割の方に削減できたと実感ができたようです。
特に経費の申請者については手入力と領収書の貼り付けがなくなり、30分の作業時間が3分になったという実際の社員の声があったそうです。
3.ピュアリアルエステート株式会社
株式会社ピュアリアルエステート様では、従来は従業員には利用した経費をExcelシートに入力してもらい、経理から月に一度精算していました。
しかし、従業員が記載を忘れてしまうことが多く、都度担当者へ確認する作業や、申請した交通費が正しいか確認する作業が非常に面倒でした。
経費精算アプリを導入し、営業側からは「経費精算が楽になった」という声が出ているようです。外出先から電車の中で経費精算ができるということで好評です。
Suicaとの連携機能のおかげで交通費精算は非常に便利になり、営業担当と経理担当者がyahooで経路検索する手間がなくなったそうです。
また、経理の目線から見ても他社と比べても「TOKIUM経費精算」の管理画面が非常に見やすかったことも大きな決め手でした。実際に導入してみて、すばらしいシステムということを実感しています。導入までのスピードも早く、導入から早速効果が出始めているようです。
引用元：TOKIUM経費精算:導入事例
交通費精算アプリの導入を進める際の注意点
どのような方法を選ぶにしても、今までのやり方を変えることになると思います。そうすると出てくるのが、社内周知の問題です。人は変化をあまり好まない傾向にあるため、新しい方法に変えることになった場合、不満が出たり、中々浸透しなかったりすることもあるでしょう。
私も経理システムを変更するプロジェクトに携わっていた時には、他部門との連携に大変苦労しました。以下、私自身の経験から、社内ルールを変更する際にすべきことをまとめました。
関係部門への事前のヒアリングはしっかりと
経費精算を効率化するには、経理担当者の業務はもちろんのこと、申請者や承認者の業務改善も必要となってきます。したがって関係する部門に現在の経費精算の方法の問題点、要望などをしっかりヒアリングすることが大切です。
それらを受け止めた上で、どの方法が一番適しているか検討する必要があります。効率化のためにいざルールを変えてみたけれど、結局1つの部門の仕事が楽になっただけだった、ということになってしまうと、変更する意味があまりなくなってしまいます。
周知のための教育は時間をかけて行う
新しい方法になるというだけで拒否反応をおこす人もいます。効率化の手段が決まったら、導入前に関係者に向けてしっかりと教育を行ってください。
マニュアルを作って配るだけではなく、関係者を集め対面で話し、疑問点があったらその場で解決していくようにしましょう。また、その際、実際に新しい方法を試してもらうと、よりイメージしやすくなります。
導入後のサポート体制を整える
導入前に十分すぎるほど教育を行ったとしても、導入後には何かしらの問題が出てきます。その場合のサポート体制をしっかり整えておくことが必要です。
経費精算システムでは電話やメールで問い合わせを行ってくれますが、一次受付は経理するなど、社内の問い合わせフローを決めておく必要があります。また、事前によくある質問集を作成しておいたり、問い合わせ用のフォーマットを作っておくなどすれば、問い合わせ数もある程度は減らすことができます。
まとめ
交通費精算を含む経費精算は、アプリやシステムを導入し、方法を変えることで劇的に効率化できます。自社に適した交通費精算アプリ・システム選び、コア業務に集中できる経理体制を整えていきましょう。
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