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経理の仕事をするときに勘定の仕訳は基本であり、とても大切ですね。仕訳を間違ってしまうと修正が面倒で、何より決算書を作成したり、法人税の金額に相違が出てきてしまいます。
ほとんどは勘定は名称から感覚的に仕分けられるものもあれば、似た勘定で間違いやすいものもありますよ。
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今回は、経理の初心者が間違いやすい「立替金」と「仮払金」の違いをご説明いたします。また、仮払金は経理以外の方にも関わってくるお金です。経理部とのやり取りを円滑にするためにも、仮払金と立替金の違いを知っておくことをおすすめします。
立替金と仮払金……。お金を一時的に払っていることは同じですね。
本払いではなくどちらも一時的な支払いなので、経理業務に慣れていない方や経理以外の人は混同しがちです。しかし、違いを知らずに業務をすると、最後に決算のときに困ってしまうことになるのが「立替金」と「仮払金」。
2つの勘定の使い方をよく学んでおきましょう。
立替金とは何か？
立替金とは、本来は会社の支払いではない費用を、相当の理由があって会社が一時的に支払うお金に使う勘定です。このポイントは従業員が立て替えるお金ではなく、会社が立て替えるお金という部分です。
たとえば、社会保険料に使用します。社会保険料は会社と従業員で折半をして支払いますね。
- 会社負担分
- 従業員個人
そのとき、従業員負担分を会社で一時的に立て替え、給料支給後に立て替えた従業員負担分を精算します。精算書は必要ありません。
立替金の仕訳
社会保険料を支払ったときの仕訳
従業員負担分の社会保険料は立替金、会社負担分の社会保険料は法定福利費で処理します。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 立替金 (従業員の社会保険料) | 5,000 | 当座預金 | 10,000 |
| 法定福利費 | 5,000 |
給料を支払ったときの仕訳
給与を支払ったら、立て替えていた従業員負担の社会保険料を精算します。
とくに精算書などは必要ありません。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 給 与 | 200,000 | 立替金 (従業員負担の社会保険料) | 5,000 |
| 当座預金 | 195,000 |
仮払金とは何か？
仮払金とは、支払金額が不明で概算の金額で一時的に支払う勘定科目です。
- 出張費
- 備品の購入
- 消耗品の購入
最終的には何らかの費用になるか、お金は使用せず戻ってくるかの二択ですね。
仮払金の仕訳
出張にかかる旅費交通費や備品の購入などで使用します。仮払金はまず支出をする前に概算を計算して、仮払金を使用する部署・担当者が仮払金申請書や稟議書を作成。上司たちの決裁を得て、支払います。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 仮払金 | 100,000 | 現 金 | 100,000 |
戻ってきたら、仮払金精算書を作成してもらい、上司たちの決裁を経て精算しますよ。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 旅費交通費 | 80,000 | 仮払金 | 100,000 |
| 接待交際費 | 5,000 | ||
| 現 金 | 15,000 |
立替金と仮払金の用途の違いか
| 科 目 | 内 容 |
| 立替金 | 従業員負担の社会保険料を支払ったときに使う。 本来は従業員などが負担すべき支払いを、会社にて一時的に立て替えた際に使用する。 債権の一つであり、決算時に残っていたら貸倒引当金を計算する。 |
| 仮払金 | 出張旅費など概算で一時的に支出し、後日精算する科目。 精算する際には精算書が必要で、戻ってきたら仮払金精算書が必要である。 |
混同は厳禁！決算で勘定科目内訳明細書を作成する
勘定科目内訳明細書とは、貸借対照表や損益計算書の勘定の内訳を示す明細書として作成する書類です。作成は法令で決められており、決算日の翌日から2か月以内に他の書類同様、税務署に提出します。
立替金と仮払金も内訳明細書を作成しますが、その際に2つの勘定を混同していると法人税の算出に問題がでます。くれぐれも注意しましょう。
『勘定科目内訳明細書』について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参照ください。
立替金と仮払金の違いは、後から費用になるかどうか
立替金は本来ならば、会社で払うべきではないが、理由があって立て替えている支出です。最終的にはお金は戻ってくるなりして、プラスマイナスゼロになります。収入にも費用にもならないのです。
それに比べて仮払金は最終的には何らかの費用になるか、お金を使用せずに戻ってきます。払った後、費用になるか費用にならないかはポイントの一つです。
実際の立替金の仕訳
それでは、実際の仕訳方法をみてみましょう。立替金は本来あまり使用しない勘定です。パターンさえ覚えてしまえばとても簡単な勘定。たいていは給与のたびに仕訳が発生しますよ。
従業員負担の社会保険料を一時的に立て替え、会社負担の社会保険料を支払ったとき
- 従業員負担の社会保険料は立替金
- 会社負担の社会保険料は法定福利費
まれに法定福利費と租税公課を混同されている方がいます。
租税公課は「税金」に対して使用する勘定ですので、注意しましょう。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 立替金 (従業員たちの社会保険料) | 100,000 | 当座預金 | 200,000 |
| 法定福利費 | 100,000 |
給与を支払い、立替金を精算するとき
給与を支払ったら立替金を精算します。
| 科 目 | 金 額 | 科 目 | 金 額 |
| 給 与 | 500,000 | 立替金 (従業員負担の社会保険料) | 100,000 |
| 当座預金 | 400,000 |
こんなときどうすれば？従業員が「立て替える」？それとも仮払金？
経理業務に慣れていないうちは、立替金という名称に騙され、誤った仕訳をすることがあります。
また、大きな組織だと部署や班ごとに会計担当者を配置し、少額のやり取りはおまかせするなどしていますね。そんな方々にも立替金と仮払金は混同されやすいものです。
たとえば、出張の際に先方へ手土産を持っていきますが、総務部が忙しく用意ができませんでした。そのため、出張者本人が手土産を持参していくことになったとします。
その時の処理ですが、正しい処理方法は2つあります。
- 仮払金で処理をする
- 一度従業員に立て替えてもらい、戻ってきたら精算をする
仮払金で処理をするときの仕訳
まず、一番適切なのは出張旅費として仮払金を支出するため、そのお金で手土産を購入することです。従業員が手差しすることは極力避けるべきですので、仮払金から購入するのは一番シンプルな方法であり、正しい方法ですね。
仮払金を渡したときの仕訳
(支出をする前に稟議書等が必要です)
| 仮払金 | 100,000 | 当座預金 | 100,000 |
出張から戻ってきて精算をするときの仕訳
(仮払精算書を作成する必要性があります)
| 旅費交通費 | 60,000 | 仮払金 | 100,000 |
| 接待交際費 (手土産代) | 10,000 | ||
| 現 金 | 30,000 |
仮払金が間に合えばいいですが、新幹線や飛行機はチケットを直接渡し、最低限の日当だけを支給する会社もあります。
また、上司が不在で決裁が間に合わないときもあることでしょう。そんな時は従業員に一時的に立て替えてもらうことになります。
一度従業員に立て替えを依頼するときの仕訳
仮払金を支給していない、上司の決裁が間に合わないときの処理方法です。緊急時には仕方のないことですが、従業員による立て替えが常態化することは好ましくありません。
なぜならば、立て替え分の領収書を紛失でもされたら、支払うことが難しくなるかもしれないこと、二重請求など不正の温床になりやすいためです。
そのため、従業員への立て替え依頼は最終手段と心得ましょう。
従業員が手土産を購入したときの仕訳
| 仕訳なし | 仕訳なし |
従業員が帰社、従業員が立て替えた費用を精算するときの仕訳
| 接待交際費 | 10,000 | 現金 | 10,000 |
先方への手土産代は接待交際費などで処理をおこないます。従業員が立て替えているからといって、「立替金」勘定は使用しません。
立替金と仮払金は初心者のうちはなかなか難しい勘定です。間違ってしまうと決算のときにややこしいことになりかねませんので、注意して仕訳をしましょう。
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