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ほとんどの方が会社から通勤手当という形で通勤費をいただいていると思いますが、この通勤手当、非課税扱いになっているか確認した事はありますか？
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また、通勤手当を支給している経理の方はしっかり「非課税」ルールを把握していますか？
何それ？と思われた方、給料明細を確認してみて下さい。もし課税扱いで通勤手当をもらっていた場合、所得税を多く払っている事になってしまいます。
会社としても非課税扱いで処理しなければいけない通勤手当を課税処理してしまっているとなれば、社員の方に所得税を多く支払わせてしまう上に、税金計算上のミスにもなってしまうので、確認が必要です。
今回は通勤手当に関連する3つのお話をしていきたいと思います。
- 通勤手当の話をするには、まず規程をしっかりと決めておく必要がある
- 通勤手当を非課税扱いで計算するには、15万円までの限度額がある
- 通勤手当には消費税がつくのかつかないのか
長年経理業務に携わっていた筆者でさえ、全く知らなかった情報もありましたので、意外とご存知ない方もいらっしゃるのではないでしょうか？会社も社員も知らずに損をしてしまう事がないよう、ぜひ皆さまにも情報を共有したいと思います。
通勤手当の非課税限度額
通勤手当は会社経費として考えられますので、限度額までが非課税扱いになるというのはわかる気がしますね。だた、通勤手当が限度額までは非課税扱いである事を知っている社員はどれだけいるのでしょうか？
会社からいただいいている給与明細の内訳、項目の詳細については無関心でも生活していけますので、知らない人は全く知らないですよね。会社としても課税非課税の扱いを知らずに通勤手当を支給してしまう可能性もゼロとは言い切れません。しっかりと確認しておきましょう。
通勤手当の非課税限度額は15万円まで
通勤手当の非課税限度額は15万円までです。では「非課税」とは何が非課税なのでしょう？今回のテーマである通勤手当は給与手当の1つです。給与には所得税が課せられますよね。非課税とは、所得税計算をする際、通勤手当は非課税扱い、つまり所得税計算は通勤手当分の金額を抜いて計算します。
通勤手当は会社の経費ですので、通勤手当も含んだ給与の総額に対して所得税計算をしてしまうと、通勤手当分、多く所得税を預かってしまう事になるので注意が必要です。
通勤手当の非課税限度額については、国税庁のホームページで詳細を確認してください。
参考1：通勤手当の非課税限度額の引上げについて
参考2：No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当
通勤手当が非課税にならない場合とは？
限度額の15万円を超える部分については、非課税扱いではなく課税扱いになり、所得税計算の対象となります。15万円を超える通勤手当というのはあまり現実的ではありませんが、新幹線通勤の方などには関係してくるでしょう。
社員の所得税に大きな影響が？！通勤手当を非課税にしないとどうなる？
通勤手当を非課税にしないと、社員は所得税を多く支払う事になり、会社としては徴収ミスを指摘される事になるでしょう。会社専任の税理士や会計士がいる場合、このようなミスは事前に指摘されているとは思いますが、もし間違えて処理をしていた場合のその後の手続きに関しては税務署に問い合わせいただいた方が確実です。
通勤手当と標準報酬月額の関係
標準報酬月額は4月から6月の報酬をもとに算定されます（定時決定）。
ここで気になるのが通勤手当は報酬月額に含まれるのか、という点です。
結論から言うと通勤手当は報酬月額に含まれます。上述したとおり、所得税を計算する際は一定額まで通勤手当は非課税となりますが、報酬月額を算出する際には混同しないように気を付けましょう。
また、昨今、テレワークの機会が増えたことで自宅から会社までの通勤交通費は実費を経費精算する、という形をとっている会社も多いかもしれません。この場合であっても、通勤交通費は報酬月額に含まれます。
そもそも通勤手当とは？
まず、通勤手当とは、ご存知の通り通勤するためにかかった費用を会社が負担し、給与として支払われるものです。おそらくほとんどの会社で通勤手当を支給しているとは思いますが、中には一部支給であったり、通勤手当の支給が全くない会社もあります。入社する際に通勤手当の支給の有無をチェックする方もいますので、認知度としては高い方の手当ではないでしょうか。
通勤手当の規程とは？
会社には、様々な個別の規程があると思います。規程とはその社で取り決めているルールの事です。学校で言う「校則」のようなものなので、各社によりその規程は様々です。今回は通勤手当についてのお話ですので、通勤手当の規程について話を進めていきたいと思います。
通勤手当の支給は会社により様々です。通勤にかかる費用を全額支給・一部支給・支給なしなどがあり、支給方法も社員が自分で定期券を買ってお金を支給してもらう場合と、会社が定期券を買って現物支給する場合など、金額・方法は会社によりけりです。
通勤手当の至急は義務ではない。すべては会社ごとの規程次第
絶対に会社が通勤手当を支払わなければいけないという決まりがあるわけではないので、通勤手当の扱いには規程での取決めが必要になってきます。後々、トラブルになっても規程がなければ判断の仕様がありません。特にお金に関する事は、会社としては利益に関わる重大な事、社員にとっては生活費となる重大な事なのですから、会社にとっても社員にとっても重大なポイントになってきます。
日々の通勤も年単位になれば高額になってきますので、細かいところであっても最初のうちに決めておいた方が良いでしょう。以下、規程を作成する際に参考にしてみて下さい。
参考：事業者必携 最新 就業規則と社内規程 実務マニュアル/通勤手当支給規程
通勤手当の規程作成が必要な理由とは？
通勤手当の規程は必ず作成するようにしましょう。
会社まで自転車で通勤している人に、通勤手当を支給するのかしないのか、車で通勤している人の通勤手当はガソリン代のみなのか、などどの社員にも公平な支給ができるルールを決めておく事は、社員が会社を信頼できる要因にもなりますよね。
大人とは言え、「あの人は支給されたのになんで私は支給されないの？」「特別扱いされている人がいるみたい」というような差別的な印象は、社の不評として一気に社員に広まってしまいます。バスの定期代を通勤手当としていただいていながら、徒歩で通勤してくる、電車の定期代をいただきながら自転車で通勤してくるという不正申告は実際にあるようで、トラブルとして問題になることも少なくないようです。
不信感につながらないような仕組みづくりを用意しておく事は、社員にとっては最大の福利厚生だと思います。そして、社員が虚偽の申告をして通勤手当を不正受給することがない、清廉潔白な金銭の循環ができるよう、規程をしっかりと定めておくことは大切な事なのではないでしょうか。
通勤手当の規程を作成する際に注意する4つのポイント
規程を作る際のポイントとしては、曖昧になる部分についてのルールをはっきりとさせておく事ですね。遠回りの経路を申請する、バスや電車の定期代を通勤手当として申請して、徒歩や自転車で通勤するなどの不正は現在でも発生しています。
最低限、以下の4点は決めておきたいところです。
- 定期代を会社で購入して現物支給をするのか、精算という形で現金で支給するのか
- 1か月分なのか、6か月分なのか(電車定期だと6か月の方が安くなるので)
- 駐輪場代・駐車場代を通勤手当に含めるのか
- 通勤経路として、通勤時間は短いが交通費が高くなる・通勤時間は長くなるが交通費が安くなる、など通勤経路に複数のパターンがある場合、どの経路を選ぶのか
また、通常は自転車や徒歩で会社まで通勤してくる人でも、雨が降ったらバスに乗る、妊婦になったのでバスを利用する、親の介護や子供の保育園などの関係で、自宅とは別の場所から出勤してくる場合など、天候や状況に応じて想定される通勤のケースについて、対応をどうするのか、規程を決める際に考えておく必要があります。
通勤手当の規程に必ずいれること
通勤手当の経路として、最も合理的な経路で通勤してくる事を前提に通勤手当を支給するという内容については、しっかりと取り決めをした方がいいと思います。遠回りの経路で申請している社員に対し、どのように注意勧告や警告をしていくのか、その処分についても、トラブルが発生した時に規程がないという状態では会社としては対応の仕様がなくなってしまいます。
【規程をつくる上で注意するポイント】でお話しました内容に加え、不正を防ぐ意味での明確な通勤規程はもちろんの事、これからの時代は子育て・介護をしながら働く事が当たり前の時代となっていきますので、これらの事に配慮した通勤規程を定める必要があるでしょう。
自転車通勤の人も通勤手当がもらえる？意外と知らない通勤手当の穴
自転車通勤の人で、通勤手当の申請をしている方はどれだけいるのでしょうか？実際のところ、自転車通勤には現金精算がからまないので通勤手当申請の対象にならないと思っている方も多いのではないでしょうか？
実は、通勤の距離が2km以上であれば通勤手当が申請できます。ただし、支給の有無・支給される金額については、通勤手当の規程に準ずる金額になりますので、会社に確認してみましょう。そもそも自転車については手当を支給しないという規程であれば、残念ながら手当はいただけない事になります。
では、最寄りの駅までは自転車で行って、駅から電車で通勤する方の場合はどうなるのでしょうか？このパターンの場合も、自宅から駅までの距離が2km以上であれば通勤手当が申請できますが、先ほどと同じく、規程に準ずる事になります。
筆者自身の体験談
筆者もこのパターンで長年通勤してきましたが、会社からいただいていた通勤手当は電車代のみでした。定期代の金額を申請し、ピッタリの金額をいただいておりました。駅まで自転車で通っていましたが、自転車については一度も聞かれたことがなく、筆者自身も自転車は通勤手当の対象外だと思っていました。
自宅から最寄り駅までの距離は約3km。通勤手当の申請ができる距離でした。後ほどお話します通勤手当の非課税限度額を確認してみたところ、3kmの場合は月4,200円。もしマックスの金額で支給されていたら、この経路では3年間通勤したので単純計算で151,200円。
よく考えてみたら駐輪場代は請求しても良かったのではないかと思いますが、当時は全く思いつきませんでしたね。今更ではありますが、筆者のような例もありますので、自転車通勤で15分以上自転車に乗っている方は、一度距離を確認してみるといいと思います。
また、会社としても経費扱いできるものは計上したいという場合もあるでしょう。経理担当者が知らなかったから計上できなかったという事がないように、今一度規程を含めて確認しておきたいところです。
駐車場代や駐輪場代も通勤費扱いになるの？
この辺りの事も全て通勤手当の規程によりけりという事になります。国税庁が設けている通勤手当については、月15万円までの支給は非課税扱いになりますよという事だけが決まっており、どの金額に対してどのように支給するかは会社に任されています。
例えば、筆者が社長であれば、駐輪場代＋電車代を通勤手当として支給したいと思いますが、別の社長が駅までは歩いていけばいいのだから電車代しか通勤手当とは認めないと言えば、電車代のみが通勤手当になってしまうわけです。駐車場代にしても、駐輪場代にしても、通勤するためにかかっている費用なのであれば、一度会社に確認してみた方がいいでしょう。
『駐車場代の仕訳』についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
通勤手当の消費税取扱いと計算方法を解説！
次に通勤手当の消費税はどういう扱いになるのかを解説していきたいと思います。
通勤手当と消費税の関係
通勤手当の話なのに、どこから消費税という言葉が出てきたのか？と思う方もいるでしょう。通勤手当は交通機関を利用しますので、交通費と同じ種類ですよね。交通費は消費税込(内税と表現した方がわかりやすいでしょうか)の金額で交通機関に支払っています。
通勤手当は、給与をもらう側からすれば手当ですが、払う会社側としては交通費と同じ経費です。ですので通勤手当には消費税が発生します。ここで間違えてはいけないのは、通勤手当は全額消費税計算の該当となる事です。混乱してしまう方もいるとは思いますが、通勤手当の非課税限度額以上の金額も、消費税計算上はすべて課税仕入れ扱いとなりますので注意しましょう。
ただし、例外があります。
通勤手当として、必要である通勤手当の支給であれば消費税計算としては全額課税仕入れ扱いになりますが、必要ではない部分の通勤手当の支給については不課税仕入扱いとなります。
わかりやすく言えば、グリーン車の費用などは必要ではない通勤手当となり、所得税としても課税扱いになりますし、消費税としても不課税仕入扱いになる、という事です。
通勤手当の計算方法の3つの例
ここまでの話を踏まえた上で、通勤手当の計算方法を考えてみましょう。
◎例1：徒歩＋電車(1か月定期代15,000円)で通勤している人の場合
電車定期代15,000円全額が非課税の通勤手当となります。消費税は15,000円全額が課税仕入れ扱いです。
◎例2：自転車(3km駐輪場代1,600円)＋バス(1か月定期代4,800円)で通勤している人の場合
車などで通勤している人の非課税となる1か月当たりの限度額は、2キロメートル以上10キロメートル未満で4,200円なので、駐輪場代1,600円は全額非課税扱いになります。
駐輪場代1,600円＋バス定期代4,800円＝6,400円が非課税の通勤手当。消費税は6,400円全額が課税仕入れ扱いです。
◎例3：車(3km駐車場代14,000円)＋電車(1か月定期代15,000円)で通勤している人の場合
車などで通勤している人の非課税となる1か月当たりの限度額は、2キロメートル以上10キロメートル未満で4,200円なので、駐車場代のうち4,200円までが非課税、超える9,800円は課税扱いになります。
非課税駐車場代4,200円+電車定期代15,000円=19,200円が非課税の通勤手当。駐車場代14,000円-4,200円=9,800円が課税の通勤手当。消費税は29,000円全額が課税仕入れ扱いです。
※車通勤の場合は、駐車場代やガソリン代など、会社によって支給の形が違います。あくまで計算の一例として参考にしてください。
経費精算システムを使えば、通勤定期代の計算も簡単
毎月、交通費精算から定期区間とかぶっているか確認したり、定期区間分の料金を計算するのは面倒ではありませんか？
実はこのような作業は「経費精算システム」によってすべて自動化できるんです。
また、手計算での手間やミスが省け、時間に猶予が生まれる他、税改正などが行われた際に設定1つで計算に反映できるというメリットがあります。
今回は通勤手当に関連する計算方法なども含めご紹介しましたが、実際はシステムが行う作業になってくる部分になるのではないでしょうか。
おすすめの経費精算システムは「TOKIUM経費精算」です。スマホやPCから直感的に使いやすいです。
他にもTOKIUM経費精算は、『電子帳簿保存法』にも対応しているので、経理業務の効率化と法対応を同時に実現することが可能です。
まとめ
通勤手当の非課税限度額を考えるにあたり関係してくる情報をまとめてご紹介しました。いろいろな情報はありますが、元をたどれば通勤手当の規程がベースになる話になってくるでしょう。
通勤手当含め、社員の方々が感じる疑問については、どんどん会社に確認してみましょう。聞ける雰囲気ではないからとネットで情報を集めても、あなたの会社で摘要されるとは限りません。また、「他の会社はこうだから」という主張が通るものでもありませんので、疑問点は直接会社に確認する事から始めてみましょう。会社も社員も、損にならない会計処理になっている事が一番の理想ですからね。
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