【法令解説】支払調書とは？支払調書にマイナンバーの記載は必要？

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支払調書とは？
支払調書作成時の作成方法と注意点
支払調書のマイナンバー対応
終わりに

企業の経理担当者を悩ませる代表の1つが、支払調書におけるマイナンバー対応です。従業員に社宅を提供したり、個人へ記事出稿を依頼すると必ず付きまとう「支払調書」。
社会保障・税番号(マイナンバー)制度の導入により、平成28年1月1日以降支払が確定した報酬や不動産の賃借料等の支払に関する支払調書には従来の記載事項に加え、マイナンバーの記載が義務化されました。
支払調書担当の経理の方、こんなお悩みはありませんか？

支払調書を作成してマイナンバーを入手したいけど、個人情報だからと拒否されている。
支払調書にマイナンバーを記載しないのがOKなのか判断できない。
支払調書への拒否理由の記載って必要なの？

→ダウンロード：マンガで分かる！インボイス制度開始後の「隠れ課題」とは？

この記事では、そもそも支払調書とはなんなのか、そしてマイナンバーの支払調書への記載必要の有無、入手できない場合の対応、支払調書への記載を紹介します。なお、文中では、主に対応が必要な、個人の方への報酬支払(「報酬、料金、契約及び賞金の支払調書」と不動産等の賃借料(「不動産の使用料等の支払調書」)等に限定して記載をしています。その他に支払調書ついては、国税庁HPをご参照ください。

是非、この記事でお悩みを解決してください。

※本記事内で紹介している方法は一見解であり、税務上のリスクを確実に避けられるということではありません。対応時には所轄の税務署、顧問税理士、会計士等専門職の方へ確認をお願いいたします。

支払調書とは？

支払調書とは、「所得税法」、「相続税法」、「租税特別措置法」及び「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律」の規定により税務署に提出が義務づけられている資料(法定調書)のうち、金銭の支払を行った項目について、税務署に出さなければいけない書類です。
主に、フリーランスの方へ原稿料やデザイン料の支払を行ったり、個人の方が大家をしている従業員社宅の賃料を負担した際に、税務署への提出義務が発生します。これらの明細を支払調書として作成し、支払の確定した日の属する年の翌年1月31日までに所轄の税務署へ提出する必要があります。
詳細は以下、国税庁HPを参照してください。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hotei/mokuji.htm

支払調書作成時の作成方法と注意点

まず、個人の方への報酬支払については、企業側が支払った金額の総額と源泉徴収を行った金額を記載します。源泉徴収の金額は、報酬支払いの金額によって異なりますので注意が必要です。

報酬の支払いが100万以下の場合、報酬額×10.21%
報酬の支払いが100万以上の場合、(報酬額-100万円)×20.42%+102,100円

また、報酬支払時に、消費税が明確に区分されている場合には、報酬支払い額に消費税を含めなくても良いこととなっています。
詳細な提出対象範囲や計算方法は以下を参照してください。
国税庁HP：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hotei/7431.htm
次に、不動産の賃借料ですが、こちらは単純で、一定の金額を超えた個人の方への支払い額をそのまま記載すればOKです。

ただ、気をつけなくてはいけないのが、内国法人に支払う不動産の使用料等については、権利金、更新料等のみを記載することとなっています。使用料という観点で記載をするのは、あくまで個人の大家さんへの支払に限定されていますので、注意しましょう。
詳細な提出対象範囲は以下を参照してください。
国税庁HP：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hotei/7441.htm

支払調書のマイナンバー対応

支払調書のマイナンバーへの記載は「義務」

結論から申し上げると、マイナンバーの記載は「義務」です。原則的に、支払調書の提出者は支払先からマイナンバーを収集し、提出する支払調書に記載を行わなくてはなりません。
しかし、マイナンバーは社会保険や広くは銀行預金口座まで紐づく可能性のある重要な個人情報であり、個人の方からすると、「軽々と出したくない」というのが本音だと思います。特に、個人の方がマイナンバーを支払元である企業に提出をしなくても特段罰則が定められていない点から、余計にマイナンバーの提出を受けられない可能性が高まります。
これが経理担当者を最も悩ませるポイントで、税務署には支払調書を出さないといけないのに、個人から拒否されているという板挟みの状況に頭を抱えますよね。
そんな状況を加味して、国税庁からは以下の見解が出ています。

(一部抜粋)
法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー(個人番号)の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー(個人番号)を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー(個人番号)の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー(個人番号)の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。

引用元：https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/mynumberinfo/FAQ/houteichosho_qa.htm

要約すると、
国税庁としては、マイナンバー記載は義務であるというスタンスの一方、実務上の煩雑さ・困難さを勘案して、未記載での提出・収受を許容しています。よって、仮に支払先の方からマイナンバーを入手できない状態で支払調書を提出したとしても、一律義務違反になるわけではないということのようです。

マイナンバーが入手できない場合の対応は？

さて、提出書類への記載は必ずしも必須ではないことはわかりましたが、原則的にマイナンバーの記載は法定の義務であるため、そのまま放置していいわけではありません。
国税庁は前述の記載でも分かる通り、マイナンバーの入手が困難である場合、

支払先に法定の義務であることを伝えて、継続的にマイナンバーの収集は行ってほしい
入手できなかった場合、その経緯を記録してほしい

と公表しています。
よって経理担当者は、収集が困難である場合でも、支払先へ継続的に提出を求めた上で、社内的に記録を残す必要があります。
上記の経緯の記録としては、一例ではありますが、実務的には、

内容証明郵便等の文書で提供を求め、マイナンバー提出の可否を返信してもらう

が支払先である個人の方の直接の意思表示であるため、記録としては望ましいと考えられます。
ただ、フリーランスで活動されている方や大家さんは多忙であることが多く、期限までに文書に返信してもらえないことがほとんどで、実務的には電話等での確認がメインかと思います。仮に口頭でマイナンバーの提出を拒否された場合は、

マイナンバー提出要請を行った日付
要請の方法(内容証明による郵送、電話など)
対応者の指名

は少なくとも記録を行っておくのが望ましいと考えられます。
仮に、記録をつけていない場合、税務調査の際に、調査官から指摘を受ける可能性があります。ここはしっかり対応しておきましょう。

マイナンバーが入手できなかった際の支払調書の書き方

結論から言うと、通常の支払調書と変更はありません。
支払調書提出時に摘要欄に入手不可の理由等に記載が必要かどうかについて、国税庁は

マイナンバー(個人番号)の記載がない理由を摘要欄に記載する必要はありませんが、記載のない理由を確認させていただく場合がありますので、記載できない理由等を別途記録するなど、分かるようにしておいていただくようお願いします。
引用元：https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/mynumberinfo/FAQ/houteichosho_qa.htm

と公表しており、摘要等への記載は不要とされております。