「給与支払報告書って何？」「支払額30万円以下の場合は提出しなくていいの？」
年に1回しか発生しない業務である給与支払報告書の提出。よくわからないから後回しにしてしまいがちです。しかし提出しなければ罰則などもあるので、できるだけスムーズに終わらせてしまいたいですよね。
結論から言うと、給与支払報告書の提出はルールさえ覚えてしまえば難しくありません。また、支払額が30万円以下の場合は退職者のみ提出の免除が認められています。

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給与支払報告書の基本から30万円以下の特例までをシンプルにまとめましたので、給与支払報告書の提出範囲について確認しましょう。

給与支払報告書の基本！源泉徴収票との違いは？

給与支払報告書とは

個人別明細書

給与支払報告書は「個人別明細表」と「総括表」で構成されており、2つの書類をセットで提出する必要があります。個人明細表は従業員それぞれの給与情報を記載した書類です。
個人別明細表には従業員の氏名や住所、生年月日や給与の金額などが記載されています。年末調整や会社退職時に受け取る「源泉徴収票」と形式は同じです。一般的には4枚複写で販売しており、印刷用にはA4用紙1枚を4分割したものがフォーマットとなっています。

総括表

対して、総括表は個人別明細書を提出する時に一緒に提出する表紙のような物を指します。給与支払報告書は各市区町村へ提出が必要です。
個人別明細表を確実に各市区町村へ提出するために、それぞれの市区町村ごとに何名の従業員がいるのかを記載して添付します。例えばその会社に3つの市区町村に住む人がいれば、合計3枚の総括表を作成する必要があります。

給与支払報告書と源泉徴収票の違い

給与支払報告書と源泉徴収票は記載内容が同じのため、違いが分かりづらくて混乱してしまう方が多いです。給与支払報告書と源泉徴収票は提出先や用途に違いがあります。
2つの書類の違いは以下の通りなので、この機会に整理して覚えておきましょう。

	提出先	用途
給与支払報告書	市区町村	住民税、国民健康保険の計算
源泉徴収票	税務署	所得税の計算

また、源泉徴収票の発行は法律で義務付けられています。

法律で支払を受ける者等への交付が義務付けられている法定調書は、次のとおりです。
(1) 給与所得の源泉徴収票

引用元(国税庁HP)：https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/hotei/1/04.htm

もし会社から源泉徴収票を発行してもらえない時は、税務署から行政指導に入ってもらう事も可能です。事業主に「税務署へ相談する」というと発行してもらえる場合もあるので、もし困った際は参考にしてください。

給与支払報告書の提出先・期日

給与支払報告書の処理は1年1回のみの業務のため、なかなか覚えるのが難しいのが現状です。また、引継ぎのタイミングによっては先輩から教えてもらえない事もあります。
給与支払報告書は、前年1年間で支払った給与についての情報を、従業員が住んでいるすべての市区町村へ、翌年1月31日までに提出します。
例えば平成30年分の給与支払報告書は令和1年1月31日までに各市区町村へ送付する流れになります。万が一の事態に備えて給与支払報告書の提出先や期日を整理して覚えておきましょう

30万円以下の特例とは？給与支払報告書の提出範囲【状況・金額別】

【退職者/年間支払額30万円以下】市区町村によっては免除を受けられる

給与支払報告書には一部の社員に限り提出しなくてよいという「特例」が認められています。その条件とは「年間支払額30万円以下の退職者」です。

給与の支払金額が30万円以下の退職者については提出しなくてもいいことになっている[2]。
6第3項但書による
引用元(Wikipedia)：https://ja.wikipedia.org/wiki/%E7%B5%A6%E4%B8%8E%E6%94%AF%E6%89%95%E5%A0%B1%E5%91%8A%E6%9B%B8

特例が認められている理由としては、給与支払報告書の作成が難しい人のために他の従業員の分の提出が滞ってしまうのを防ぐためといわれています。
具体的に説明すると、数日で退職し、入社に必要な書類が揃う前に連絡が取れなくなった社員などを指します。この特例がある事で給与がほぼ発生しなかった社員の給与支払報告書は提出の必要がなくなり、他の社員の書類提出がスムーズになるという狙いがあります。
この提出免除はあくまで特例であり、市区町村によっては提出が必要な場合があります。必ず事前に確認した上で特例を利用してください。

【退職者/年間支払額30万円以上】提出が必要

たとえ退職者であっても、年間支払額30万円以上の場合は特例の対象外となり、提出が必要です。給与支払報告書は原則として全ての従業員について提出が義務付けられています。

1月1日現在において給与の支払をする事業所等は、1月31日までに前年中の給与所得の金額その他必要な事項を当該給与の支払を受けている者の1月1日現在の居住市町村の市町村長に2通(1通のところもある)提出しなければならないこととなっている。 地方税法317条の6第3項但書による
引用元(Wikipedia)：https://ja.wikipedia.org/wiki/%E7%B5%A6%E4%B8%8E%E6%94%AF%E6%89%95%E5%A0%B1%E5%91%8A%E6%9B%B8

「すべての退職者が給与支払報告書の提出不要」という勘違いが起こりがちなので注意しましょう。

【在籍者/年間支払額30万円以下】提出が必要

もう一つ起こりがちな勘違いが、「年間支払額が30万円以下なら、在職者でも給与支払報告書の提出は不要」という点です。
たとえばパートやアルバイトなど、月々の収入が2～3万円だと年間支払額が30万円以下になってしまう可能性があります。しかし、在籍中の従業員であれば必ず給与支払報告書の提出が必要になります。
あくまで特例が認められるのは「年間支払額30万円以下」「退職者」の2つの条件が重なった場合のみです。
『退職者向けの給与支払報告書』についてもっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
https://www.keihi.com/column/5119

【Q&A】給与支払報告書に関する注意点3つ

1.給与支払報告書を提出しないとどうなるの？

ここからは給与支払報告書の提出業務で発生しがちな疑問点を1つ1つ解消していきましょう。
まず、給与支払報告書を提出しないとどうなるのか。給与支払報告書は、地方税法第317条第6項「給与支払報告書等の提出義務」により、提出義務を怠る事は禁止されています。
もし提出を怠った場合は、その会社や事務担当者が1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられてしまいます。忘れずに提出をしましょう。

2.総括表の記載に必要な、特別徴収と普通徴収の違いは？

総括表を作成している時に、特別徴収と普通徴収のそれぞれの人数を記載する場面があります。特別徴収と普通徴収の違いとはいったい何でしょう？
住民税を給与から差し引いて会社がまとめて納付するのが「特別徴収」、従業員が納付書を使って自分で納付するのが「普通徴収」です。
特別徴収は普通徴収に比べて給与から直接差し引きを行うため、税金の徴収率が高いため、よほどの事情がない限り特別徴収を選択することが推奨されています。社員からの申し出が無ければ、特別徴収で処理しましょう。

3.給与支払報告書が完成したらどうやって送ればいい？

書類が完成したことで満足してしまい、提出を忘れてしまうという事例も少なからず発生しています。その理由として、送り先や送り方がわからずに後回しにしてしまったことが挙げられます。
給与支払報告書が完成したら、必要書類を揃えて各市町村へそれぞれ送付しましょう。
必要書類は総括表、個人別明細表が中心ですが、他にもマイナンバーや本人確認書類、普通徴収に該当する社員がいる場合は間違いを防ぐための区分紙などが必要です。必要書類は市区町村によって異なるので、ホームページで事前に確認するか、電話で問い合わせをして必ず送付まで完了させましょう。

まとめ

給与支払報告書の提出や特例に関しては、聞きなれない用語も多く業務を行う頻度も年1回と少ないので慣れるのが大変です。しかし、処理自体は単純なので、一度覚えてしまえば毎年問題なく処理をすすめられます。以下の点を確実におさえておきましょう。

• 提出内容：前年1年間で支払った給与についての情報
• 提出場所：従業員が住んでいるすべての市区町村
• 提出期日：翌年1月31日まで
• 30万円以下の特例：年間支払額30万円以下の退職者のみ提出しなくてもよい

また、源泉徴収票は退職後1ヵ月以内に発行することが原則となります。税務署の行政指導につながる可能性があるので、発行の依頼があった場合は速やかに対応をしてください。
『給与支払報告書の訂正方法』について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
https://www.keihi.com/column/5212

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