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仕事をする上で必要な取引先との会食やゴルフなど、いわゆる「接待」と言われていますが、一度は経験があると思います。
例えば会食に行く場合、当日の電車代やタクシー代ですが、交通費での計上なのか交際費での計上なのか迷われる方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回接待による電車代やタクシー代は、交通費になるのか交際費になるのか、そして交際費であれば経費として処理ができるのかを詳しく解説してみましたので、ぜひ最後までご覧下さい。
交際費とは？経費として計上できない場合とは？
交際費という言葉を聞いたことがありますよね？しかし交際費はどこまでの範囲までをいうのか、なかなか判断が難しいです。
交際費とは仕事上での得意先や仕入先との接待や贈答品などに支出する費用のことを言います。
ここで注意しなければならないのは、得意先や仕入先との飲食による接待です。税法上は、一人当たり5,000円以下の飲食代は「交際費」として計上するのではなく、「会議費」として計上になります。
その場合、交際費から除かれる費用になるには以下のことが挙げられます。
支出する金額を参加した人数で割り、計算した金額が5,000円以下である費用であり、次のような書類の保存があること。
引用：国税庁ＨＰ
・飲食等の年月日
・飲食等に参加した得意先や仕入先その他事業に関係のある者等の氏名又は名称及びその関係
・飲食等に参加した者の数
・その費用の金額並びに飲食店等の名称及び所在地
・その他参考となるべき事項
接待で飲食した場合は、忘れずに記載と保存をしておく必要がありますね。
接待の懇親会の際のタクシー代は交通費か？接待交際費か？
接待での懇親会の際のタクシー代は交通費で計上するのか、交際費で計上するのか説明していきましょう。
接待の場合、接待する側の場合と接待される側の場合の2通りの場合が考えられます。
接待する側の場合でのタクシー代は、自社の社員が接待をする会場までタクシーを利用した場合と、取引先や仕入先の方の送迎の為にタクシーを利用した場合に、どちらも交際費で計上でのになります。
また接待後にタクシーを利用して帰宅する場合も交際費として計上します。
次に接待される側の場合ですが、会場までタクシーを使用した場合は交通費として計上します。
接待する側の電車代やバス代は「交際費」で計上
接待する場合にも移動する際に電車やバスを利用しますね。その場合の処理の仕方についてご説明致します。
たとえば取引先や仕入先を接待する際に移動手段として利用した電車代やバス代は、交際費として計上します。接待する為に取引先や仕入先の方を送迎する為に利用した電車代やバス代も交際費として処理します。
また接待をする為に利用した交通手段以外にも、接待をした後の帰宅に利用した電車代やバス代も交際費として計上することができます。
接待する場合、自社の社員が移動手段として利用した場合でも、取引先や仕入先の方の送迎に電車やバスを利用した場合でも、どちらも交際費として計上します。
接待される側のタクシー・電車代は「交通費」で計上
接待する側の場合の交通手段は交際費として処理をするとお伝えしましたが、接待される側の場合も同じ処理なのか見ていきましょう。
接待される場合も移動手段としてタクシーや電車を利用することがあります。その際にかかった費用は、交際費ではなく交通費として計上します。
たとえば取引先での懇親会に出席する為自社の社員を送迎した場合も、交通費として計上します。
接待される側の場合は、移動手段にタクシーを利用した場合も自社の社員を送迎した場合も、どちらも交通費として計上します。
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接待時に交通費になる場合と交際費になる場合の違いとは？
接待でのタクシー代や電車代ですが、交通費として計上する場合と交際費として計上する場合、どのような違いにより交通費と交際費の勘定科目に分かれるの見ていきましょう。
交通費になる場合
接待で利用したタクシー代や電車代ので支出した費用の処理の方法で交通費として計上する場合は、接待される側としての場合に交通費となります。
その理由としては、たとえば得意先や仕入先で主催した懇親会等の費用は、主催する側が費用を負担しているのであって、接待される側が懇親会等の費用を負担しているわけではない為です。
したがって接待される側が会場までのタクシー代や電車代を支出した場合は、交通費として計上します。
交際費になる場合
接待で利用したタクシー代やバス代などの支出が、交際費として計上する場合をご説明します。
交通費として処理する場合は接待を受ける側の場合でしたが、交際費として処理する場合は接待する側での支出になります。
たとえば自社で懇親会等を主催する場合、会場への移動手段として利用したタクシー代や、得意先や仕入先の出席される方の送迎に要した費用も交際費として計上します。
また懇親会等の後の帰宅の為に利用したタクシー代や電車代などの支出も、交際費として処理することができます。
いずれの場合も、自社の社員でも取引先の方でも金額に関係なく交際費として計上できるので、領収書や明細など分かりやすくきちんと保存しておくことが大事です。
交際費は損金算入できる
接待で利用したタクシー代やバス代などを交際費として計上した場合、全額経費になるのかを見ていきましょう。
交際費は原則として全額損金不算入とされています。損金不算入とは経費として処理することができない事をいいますが、一定の措置が設けられているので経費として計上することもできます。
交際費が経費として認められる場合は、会社の規模いわゆる資本金の額や出資金の額、開始した事業年度や個人事業主によっても違ってきます。
例として期末の資本金の額や出資金の額が1億円以下の場合を分かりやすくご説明します。
まず開始した事業年度により処理の仕方が違ってきますが、以下のように分けられます。
・平成25年3月31日以前に開始した事業年度
・平成25年4月1日から平成26年3月31日までの間に開始した事業年度
・平成26年4月1日以降に開始した事業年度
次に開始した事業年度別に損金不算入の計算の仕方について以下のようになります。
・平成25年3月31日以前に開始した事業年度の法人は、年間600万円の10%の金額と600万円を超える部分の金額の合計が損金不算入となります。
・平成25年4月1日から平成26年3月31日までに開始した事業年度の法人は、年間800万円を超える部分の金額が損金不算入となります。
・平成26年4月1日以降に開始した事業年度の法人は、年間800万円を超える部分の金額か、あるいは飲食に要する費用の50%が経費になりそれ以外が経費にならないのどちらかを選択できます。
しかし個人事業主の場合は、開始した事業年度に関わらず全額経費として計上することができます。
交際費は接待に利用したタクシー代や電車代などの他にも、飲食やゴルフ等で支出した費用も含まれていますので、内訳をしっかり把握しておくことが大切です。
接待での交通費には経費にならない場合がある
接待により支出した交通費には、経費にならない場合があります。
接待時に取引先や仕入先に、タクシー代として現金を渡したりする場合など、領収書がもらえないケースが出てきます。このような場合を渡切交際費といわれます。
この場合の交通費は社員の給与所得になってしまいます。また役員へに渡切交際費は、本来役員は役員報酬として一定額の金額に定められていますので、定期同額の要件に満たされない場合は、損金不算入になる場合がありますので気をつけなければなりません。
交際費が経費にならないケース
交際費は全額経費にならない場合があります。経費になる場合とならない場合の違いは、会社の規模いわゆる資本金の額又は出資金の額や開始する事業年度や、支出する金額によって決まってきます。
たとえば期末の資本金の額又は出資金の額が1億円以下である法人で、平成25年4月1日から平成26年3月31日までに開始する事業年度の場合、年間800万円に該当する月数を乗じて12で割った金額(定額控除限度額という)を超える部分は、損金不算入となり経費にはなりません。
更に平成26年4月1日以降に開始する事業年度の場合、先程説明した定額控除限度額又は費用の50％に相当する金額を超える部分の金額のどちらか該当する金額が損金不算入となります。
まとめ
接待によるタクシー代などの費用の支出の処理は、接待をする側と接待をされる側との場合により違ってきます。
接待をする側で利用するタクシー代や電車代などは、自社の社員が利用する場合でも取引先や仕入先を送迎するために支出した場合でも、自社他社に関わらず交際費として計上します。
また接待をされる側でのタクシー代や電車代は交通費として計上します。どちらの場合も費用を支出した際には、必ず領収書をもらう事や明細をメモしておくなど間違えない様に処理をしましょう。
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