「出張旅費規程の作成、どこから手をつければいいの？」 「法令に沿った適切な内容にできるか不安…」。そんな風に思っていませんか？

出張旅費規程は、企業の経費管理において非常に重要な役割を果たします。しかし、法令や社内の状況によって内容が複雑になりがちで、作成に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、出張旅費規程の基本から、作成のポイント、そしてその運用によるメリットまでをわかりやすく解説します。

「出張旅費規程」の作成や見直しはハードルが高いと感じるかもしれません。でも、この記事を読めば、どこに気を付ければよいのか、どのように進めればよいのかが明確になります。

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業務を進める上での手順や、効率化のために役立つITツールの活用方法もご紹介するので、最後までぜひお読みください！

この記事を読めば、あなたも自社の出張旅費規程をスムーズに作成し、運用できるようになるでしょう。

出張旅費規程とは？

出張旅費規程とは、従業員が業務のために出張する際に発生する交通費、宿泊費、日当などの費用を精算するための社内規程です。企業にとって出張費は大きな支出の一つであり、適切なルールを設けることでコストの最適化や不正防止が可能になります。

この規程は、企業の就業規則の一部として扱われることが一般的です。明確なルールを定めることで、従業員が安心して業務に専念できる環境を整え、精算業務の効率化にもつながります。

出張旅費規程と出張経費規程の違い

出張旅費規程と出張経費規程は混同されがちですが、それぞれ目的が異なります。出張旅費規程は、出張時に発生する交通費、宿泊費、日当などの支給範囲や申請方法、精算ルールを定めたものです。

一方、出張経費規程は、出張に関する経理処理の効率化や支給額の標準化を目的としており、企業の財務管理の観点から重要な役割を担います。

	出張旅費規程	出張経費規程
目的	出張時に発生する交通費、宿泊費、日当などの支給範囲や申請方法、精算ルールを定める	出張に関する経理処理の効率化や支給額の標準化を目的とする
主な内容	交通費・宿泊費・日当・接待費などの支給基準、申請・精算手続き	経費処理のルール、標準的な支給額の設定、管理手順

出張費の対象範囲

出張費とは、業務のために出張する際に必要な費用の総称です。具体的には、新幹線や飛行機などの交通費、ビジネスホテルなどの宿泊費、食事代や雑費を補助する日当、業務のための電話代やインターネット利用料などが含まれます。

費用項目	内容	例
交通費	公共交通機関やタクシー代	新幹線、飛行機、バス、タクシーなど
宿泊費	出張先での宿泊にかかる費用	ビジネスホテル、旅館など
日当	出張時の食事代や雑費の補助	規程で定められた定額支給
通信費	出張先での業務用通信費	インターネット利用料、電話代

また、取引先との会食や接待にかかる費用が会社の規定で認められる場合は、それも出張費に含まれることがあります。

出張旅費規程に関わる法律

出張旅費規程は、労働基準法の定めに従い、就業規則の一部として取り扱われます。出張に伴う旅費の支給は賃金には該当しませんが、規程を明確にすることで適正な支給が行われ、従業員とのトラブルを防ぐことができます。

また、税務上の観点からも、出張旅費規程を明文化することで、適切な税務処理が可能となり、財務管理の透明性を高めることができます。

出張旅費規程が成り立つ条件

企業における「出張」の定義は、業務の遂行のために通常の勤務地を離れて移動することを指します。一般的には、一定の距離を超える移動を伴う場合に出張と見なされ、企業によっては具体的な距離や滞在時間を基準として規程に明記することがあります。

適用範囲と旅費の種類

出張旅費規程では、出張時に支給される旅費の種類を明確に定めることが重要です。以下の表に、代表的な旅費の種類を示します。

旅費の種類	内容
日当	食事代や雑費を補助するために支給される手当
交通費	航空機、電車、バス、タクシー、レンタカーの利用費
宿泊費	ホテルなどの宿泊施設の利用料金
支度料	長期出張時に発生する準備費用など
渡航手続費	海外出張時のビザ取得や手続きにかかる費用
通信費	業務上の電話代やインターネット利用料

これらの費用は、企業の業務運営に必要な経費として計上され、適切な申請・精算手続きを経て従業員に支給されます。旅費規程を整備することで、従業員の出張に関する不明点を解消し、スムーズな業務遂行を支援できます。

出張旅費規程の目的とメリット

出張旅費規程は単なるルールの整備にとどまらず、経費削減や業務の効率化、従業員のモチベーション向上など、企業全体の生産性向上に大きく寄与する仕組みです。適切な規程を整え、企業の成長につなげていくことが求められます。

経費削減と節税効果

出張旅費規程を整備することには、経費削減や節税といった重要なメリットがあります。企業にとって出張にかかる費用は避けられないものですが、その支出を管理することで、無駄なコストを削減し、経営の効率化を図ることができます。特に、規程を明確に定めることで、社員ごとの出張費用のばらつきを抑え、必要以上の支出を防ぐことが可能になります。

また、税務上の観点からも、出張旅費規程の整備には大きなメリットがあります。例えば、出張にかかる交通費や宿泊費だけでなく、日当なども経費として算入できるため、法人税の課税所得を抑えることができます。適切な規程を設けることで、企業にとっても節税の効果が期待できるのです。

経理担当者の管理効率向上

出張旅費規程を定めることで、経理部門の業務効率も大きく向上します。従業員が出張時にかかった費用を会社に請求する際、規程が明確でなければ、精算基準があいまいになり、不明点が多発する可能性があります。その結果、経理担当者が一件ずつ確認する手間が増え、業務負担が大きくなります。

しかし、出張旅費規程を適切に整備することで、どの費用が対象となり、どのような手続きで精算すればよいのかが明確になります。例えば、交通費や宿泊費の上限を規程で統一することで、精算の際の確認作業がスムーズになり、不正請求や過剰請求のリスクも軽減できます。結果として、経理担当者の負担が減り、他の重要な業務に集中できるようになります。

従業員や役員のモチベーション向上

出張旅費規程には、従業員や役員のモチベーションを高める効果もあります。特に、出張手当（日当）は、適切に支給されることで従業員にとって大きなメリットとなります。出張手当は一定の条件を満たせば非課税所得となり、所得税や住民税がかからないため、実質的な手取り収入の増加につながります。

例えば、同じ給与額であっても、出張手当を受け取ることで、年間の可処分所得が増えることになります。これは特に、出張の多い職種や役職にとって大きなインセンティブとなり、社員の働きがいや会社への満足度向上につながる要素となります。

さらに、規程がしっかり整備されていることで、従業員の安心感も高まります。出張に関する費用が明確に定められていることで、個々の判断で費用を負担する必要がなくなり、公平な基準のもとで業務を遂行できる環境が整います。

出張後の経費精算業務の手間削減

出張旅費規程を設けることは、出張後の経費精算業務の負担軽減にもつながります。特に、出張者が旅費の申請を行う際、統一されたルールがあれば、手続きを簡略化することができます。例えば、交通費や宿泊費の支払い方法を事前に指定しておけば、申請時の確認作業が減り、経理部門の処理スピードも向上します。

さらに、旅費精算の遅延や申請もれを防ぐ効果も期待できます。明確な規程があることで、出張者は出張前後の手続きをスムーズに進められ、経理担当者も処理にかかる時間を短縮できるのです。企業によっては、経費精算システムを導入し、規程に基づいた自動チェック機能を活用することで、さらに業務の効率化を図ることができます。

出張旅費規程の相場と支給基準

出張旅費規程を適正に運用するためには、実際の出張費用の相場や、企業の支給基準を把握することが重要です。本章では、国内・海外出張における宿泊費や交通費の相場、さらに出張手当の支給基準について解説します。

国内出張と海外出張の費用相場

出張旅費規程の設定にあたり、まず国内および海外の出張費用相場を確認する必要があります。2023年度の調査によると、国内出張の宿泊費は平均8,606円で、実費上限は9,117円とされています。

また、海外出張の一般社員の滞在費は地域によって異なり、北米では16,735円、中国では15,143円、東南アジアでは14,725円が目安とされています。

国内出張の宿泊費相場

	平均額	実費上限
国内宿泊費	8,606円	9,117円

海外出張の滞在費相場

地域	一般社員
北米	16,735円
中国	15,143円
東南アジア	14,725円

このように、地域によって費用が異なるため、企業は各地域の物価水準を考慮し、規程の金額を定める必要があります。

参考：2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査 | 国内・海外出張旅費に関する調査 | 社内制度・福利厚生等｜産労総合研究所

出張費の支給額や相場について、より詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

宿泊費、交通費の基準額

次に、出張における宿泊費や交通費の基準額について見ていきます。企業によって支給基準は異なりますが、一般的な調査結果から、役職ごとの支給基準を参考にすることができます。

宿泊費の基準額

役職	宿泊費
一般社員	8,605円
部長クラス	9,835円

参考：2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査 | 国内・海外出張旅費に関する調査 | 社内制度・福利厚生等｜産労総合研究所

また、交通費に関しては、新幹線や航空機の利用基準も企業ごとに異なります。以下のデータが参考になります。

交通費の支給基準

交通手段	役員	課長クラス	一般社員
新幹線グリーン車	36.30%	2.30%	1.20%
航空機スーパーシート	22.20%	0%	0%

役員は比較的高額な座席の利用が許可されている一方で、課長クラス以下では標準席を利用することが一般的です。

参考：2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査 | 国内・海外出張旅費に関する調査 | 社内制度・福利厚生等｜産労総合研究所

出張手当の日当と宿泊費

出張時には、宿泊費や交通費に加えて、出張手当（日当）も支給されることが一般的です。日当は、食事代や雑費の補助として支給されるもので、役職ごとに異なる基準が設けられています。

国内出張の日当

役職	日帰り日当	宿泊日当
一般社員	2,094円	2,355円
部長クラス	2,666円	2,900円

海外出張の日当

地域	一般社員	部長クラス
北米	4,913円	5,593円
中国	4,514円	5,185円

このように、日当の金額は国内外、さらには役職によって異なります。企業は、従業員の負担を適切に軽減しつつ、過剰なコスト負担を避けるため、バランスの取れた支給額を設定することが求められます。

参考：2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査 | 国内・海外出張旅費に関する調査 | 社内制度・福利厚生等｜産労総合研究所

出張旅費規程作成のポイント

出張旅費規程を適切に作成することは、企業の経費管理の透明性を高め、従業員の満足度向上にもつながります。本章では、出張旅費規程の作成において特に重要なポイントを解説します。

出張のルール策定

出張旅費規程を作成する際は、まず出張のルールを明確に定める必要があります。具体的には、役職ごとの旅費支給額や適用範囲、精算手続きなどを決めることが重要です。

まず、日帰り・宿泊の区分、国内・海外出張の違いなどを考慮し、役職ごとに適切な支給額を決定します。例えば、一般社員と管理職では出張時の負担が異なるため、それぞれの実態に合った金額設定を行う必要があります。

また、役員だけでなく、全従業員に公平に適用される規程とすることが求められます。特定の職種や役職のみに有利な規程は、不満や誤解を生む可能性があるため、公平性を考慮しながら策定しましょう。

さらに、出張の目的や成果を明確にするため、出張報告書の提出を義務付けることも重要です。出張報告書には、訪問先、出張の目的、活動内容、成果などを記載し、上長の承認を受けることで、適正な出張経費管理が可能になります。

日当・宿泊費などの料金設定

出張旅費規程の中で特に重要なのが、日当・宿泊費の設定です。日当は、従業員が出張中に発生する食費や雑費を補填するためのものであり、宿泊費とは別に支給されます。

日当の支給方法には、実費精算方式と定額支給方式がありますが、一般的には定額支給方式の方が税務上のメリットが大きく、企業にとっても管理しやすい方法となっています。例えば、日帰り出張の場合は2,000円、宿泊を伴う場合は3,000円といった形で定額を設定することが一般的です。

宿泊費についても、地域や役職ごとに適切な上限額を設定することが求められます。都市部と地方では宿泊費の相場が異なるため、それを考慮した設定が必要です。また、従業員が宿泊費の上限を超えた場合の自己負担ルールを設けることで、コストコントロールを図ることができます。

社内全体への周知と株主総会決議

出張旅費規程を策定したら、社内全体に周知し、従業員の理解を得ることが重要です。経理担当者や管理職だけが内容を把握しているのではなく、全員がルールを正しく理解し、適用できるようにすることが求められます。

特に、不公平感をなくすためには、規程の決定プロセスを透明にし、全従業員に説明する場を設けることが有効です。社内研修やイントラネットでの告知などを活用し、適切に周知を行いましょう。

また、出張旅費規程が役員報酬と関係する場合、株主総会での承認を得ることが求められます。株主総会を開催し、議事録を残しておくことで、税務調査時のリスクを軽減し、適正な会計処理を行うことができます。

想定外の事由への対応

出張中には、事故や傷病、天候不良など、想定外の事態が発生することもあります。そのため、これらに対応できる規程を整備しておくことが重要です。

例えば、出張中に事故に遭遇した場合の対応や、災害などで移動が困難になった際の宿泊費や交通費の扱いなどを明文化しておくことで、従業員の安全を確保するとともに、企業側も適切な対応が可能になります。また、海外出張の場合、医療費やトラブル対応のための緊急連絡先を規程に記載することも有効です。

設定金額の定期的な見直し

出張旅費規程は、一度策定したら終わりではなく、定期的に見直しを行うことが大切です。物価の変動や社会情勢の変化に伴い、旅費の相場も変化するため、現行の規程が実態に合っているかを定期的にチェックしましょう。

また、税務調査の際に「高額すぎる」と判断されると、損金算入が認められない場合があります。そのため、税務上のリスクを避けるためにも、適正な金額設定を維持することが求められます。

規程の見直しは、年に1回または2年に1回程度を目安に行い、必要に応じて修正を加えましょう。改定が必要な場合は、社内通知を徹底し、全従業員が最新の規程を把握できるようにすることが重要です。

出張経費管理の効率化とITツール活用

出張旅費規程を適切に運用するためには、経費管理の効率化が不可欠です。出張時に発生する経費の精算は、従業員の負担になりやすく、企業にとっても適正な管理を求められる重要な業務です。経理部門の作業負担を軽減し、不正防止や透明性を高めるためにも、ITツールを活用した経費精算の効率化が求められています。本章では、経費精算システム、コーポレートカード、領収書読み取り機能の活用について解説します。

経費精算システムによる手間削減

出張旅費の精算は、領収書の提出や経理部門での処理が煩雑になりがちです。特に手作業による処理が多いと、経理担当者の負担が増し、ミスの発生や処理の遅延につながります。この問題を解決する手段の一つが、経費精算システムの導入です。

例えば、「TOKIUM経費精算」を活用することで、従業員は領収書や請求書をシステム上で管理し、簡単に申請・精算が可能になります。また、経理担当者は承認フローの自動化によって業務負担を軽減できます。さらに、経費データがデジタル化されることで、経費の分析や監査にも役立ちます。

コーポレートカード活用による効率化

出張費の中には、新幹線や飛行機の移動費、宿泊費など高額な支出が含まれるため、現金でのやり取りは従業員にとっても企業にとっても負担になります。そのため、コーポレートカードを活用することで、立替精算の手間を省き、効率的な経費管理が可能になります。

コーポレートカードを利用することで、企業は出張費の管理をリアルタイムで行うことができ、従業員は現金の持ち歩きや精算作業から解放されます。また、カード会社の利用明細と経費精算システムを連携させることで、経費の正確な記録と管理が可能になります。

領収書読み取り機能での精算効率化

出張精算業務の中で、領収書の管理は特に手間のかかる作業です。従来は、紙の領収書を提出し、それを経理部門が手作業で入力していましたが、ITツールを活用すれば、このプロセスを大幅に効率化できます。

「TOKIUM経費精算」のようなシステムでは、スマートフォンで領収書を撮影して送信するだけで申請が完了するため、従業員の負担が大幅に軽減されます。また、OCR（光学文字認識）機能を活用することで、経費の入力ミスを防ぎ、経理担当者の作業時間を短縮できます。

さらに、デジタル化されたデータは、不正防止の観点からも有効です。従業員による水増し請求やカラ出張のリスクを減らし、適正な経費運用が可能になります。

出張経費管理を効率化するためには、経費精算システム、コーポレートカード、領収書読み取り機能の活用が効果的です。これらのITツールを導入することで、経理担当者の業務負担を軽減し、企業全体の経費管理を透明化できます。

特に、出張旅費規程の運用においては、適切な精算ルールを定めるだけでなく、ツールを活用して実務の負担を減らすことが重要です。効率的で公正な経費管理を実現し、企業の生産性向上につなげましょう。

まとめ

出張旅費規程は、企業の経費管理において不可欠なものです。適切な規程を作成することで、経費の適正化、従業員のモチベーション向上、そして企業全体の効率化に繋がります。

本記事では、出張旅費規程の作成に必要な基本的な知識から、具体的な手順までを解説しました。規程を作成する際は、法令を遵守し、自社の状況に合わせて柔軟に運用できるような仕組みを構築することが重要です。また、定期的に見直しを行い、常に最適な状態を保つことも大切です。

出張旅費規程は、単なる経費精算のルールではありません。企業文化を反映し、従業員が安心して業務に取り組めるような環境づくりに貢献するものです。この記事を参考に、自社の状況に合った最適な出張旅費規程を作成し、企業全体の成長に繋げていきましょう。