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収支報告書は企業のみならず、サークルや町内会の活動でも作成が必要になる場合があります。私たちの生活に非常に身近な存在である収支報告書ですが、いまいちその内容や書き方まで理解できていない、という人は多いのではないでしょうか。
本記事では収支報告書の書き方や基本知識を具体例付きで解説します。この機会に収支報告書への理解を深め、作成できるようになることは後々役に立つでしょう。是非最後までお読みください。
収支報告書とは
収支報告書とは、どのような書類なのでしょうか。初めに基礎知識をおさらいします。
収支報告書の作成目的
会計報告書の名前でも呼ばれる収支報告書は、特定の期間の収支をまとめた書類です。特定の期間に定めはなく、1年間の場合もあれば一回の送別会に限られている場合など様々です。
収支報告書が作成される目的は、その団体内で費用が適切に使用されているのか、又は予定されている出費に耐えられる財政状態なのかを内外に示すためです。団体構成員が対象の収支について信頼できるようになることで、活動が円滑に進む効果が期待できます。また対外的には信頼性の向上によって支援を受けやすくなる効果も期待できます。
収支報告書が用いられる場面
収支報告書が対象とする期間は様々ですが、多くの場合はお金の出入りがあるケースで作成されます。企業の場合は忘年会や歓迎会、社内部活動といった活動の区切りで作成される場合が多いです。また企業以外の場合ではサークルや、自治体・政治団体といった非営利団体が一年間の活動にかかった収支やイベントの収支を収支報告書にまとめています。
決算報告書との違い
収支報告書と混同されやすい書類として、決算報告書があります。名前が似ている両者ですが、二つは明確に異なっています。両者の違いを以下で解説します。
第一の違いとして、収支報告書は作成に関連する法規が無いのに対して、決算報告書は法規によって作成義務等が定められています。決算報告書は企業全体の経営状況を公表するという性質を持っているため、決算の際の規定やその他様々な法的要件が絡んできます。
第二の違いとして、収支報告書の収支が現金主義であるのに対して、決算報告書の収支は実現主義をとっています。実現主義とは取引や義務・権利が発生した時点で会計処理を行う方式です。
第三の違いとして、収支報告書は単式簿記であるのに対して、決算報告書は複式簿記である点が挙げられます。また記載対象も収支報告書が特定の活動での現金の流れであるのに対して、決算報告書では財務三表などの記載対象が法規範によって詳細に定められています。
収支報告書の記載項目
収支報告書にはどのような内容を記載すべきでしょうか。特に規定の形式は存在しませんが、記載内容は大まかに分けて「収入の部」「支出の部」「差引残高」の3つがあります。以下でそれぞれを解説します。
収入の部
収入の部には、各収入の項目ごとの金額と収入の総額を記載します。予算額と決算額を分けて記載することでより分かりやすくなります。
また比較増減額の欄を設けて記載することで、詳細な内容を示すことができます。
支出の部
支出の部には、各支出の項目ごとの金額と支出の総額を記載します。収入の場合と同様に予算額と決算額を分けて記載するとより分かりやすくなります。
差引残高
差引残高とは収入の総額から支出の総額から収入の総額を引いたものを指します。収入の部と支出の部の値をもとに、差引残高を計上しましょう。
差引残高を割り出すことで、最終的に手元に残っている金額と一致するかを確認することができます。
収支報告書の具体例
収支報告書に記載する項目は理解できても、実際どのように書類が作成されるかイメージするのが難しいという方もいるのではないでしょうか。以下では収支報告書の代表的な具体例を紹介します。
飲み会の収支
収支報告書には支出の証明となる領収書などを添えるのが望ましいです。
町内会の収支
収支報告書作成時の注意点
収支報告書を作成する際はどのようなことに気を付けるべきでしょうか。以下で代表的な注意点を説明します。
法人は保存期間を守る
収支報告書は法的に作成が義務付けられた書類ではありませんが、法人の場合は7年間の保存の義務があります。収支報告書は、「法定帳簿」と呼ばれる事業所に備え付けて取引を記録・管理する帳簿の一つに数えられるためです。
保存の期間は法人税法などによって定められており、義務を破った場合は法律違反となる恐れがあります。
現金の残高を確認する
収支報告書を作成したら、記載されている残高と手元にある現金残高が一致するか確認しましょう。収支報告書を公開した後に間違いが発見された場合、メンバーの混乱にもつながるため、書類が出来上がったタイミングで確認することが重要です。
税金の支払いを怠らない
企業はもちろんですが、小規模なサークルであっても活動から継続的に売上をあげている場合は税金に注意しましょう。
法人税法第4条では「人格のない社団等」が収益事業を行っている場合、確定申告が必要と定められています。具体的な事例としては、サークルが毎年地域のイベントに出店して、不特定多数に物品を販売している場合などがあります。
収支報告書は会計監査の対象
法人の場合、収支報告書は会計書類に該当します。会計監査で提出が求められる場合があるので、上記の保管期間の遵守に加えて、間違いの無い正確な内容を作成することが重要です。
まとめ
本記事では収支報告書の基礎知識や作成方法を解説しました。収支報告書への理解が深まっていれば嬉しいです。収支報告書を正しく作成することは、団体の経営状態をさらに適切にすることにつながります。この機会に自社や所属する団体の収支報告書について見直してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
