納品書をペーパーレス化することで、紙の使用量を削減できるだけでなく、業務効率の向上やコスト削減、さらには環境配慮の面でもメリットが期待できます。しかし、実際にペーパーレス化を進めるにあたって、電子化には何が必要なのか、どのように保存するのかなどの疑問を抱く場合もあるでしょう。

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本記事では、納品書をペーパーレス化するメリット・デメリットや具体的な方法、法律に関して知っておくべきポイントなどについて詳しく解説します。納品書の電子化を円滑に進めるために、ぜひご覧下さい。

納品書の電子化・ペーパーレス化とは？

納品書を電子化し、ペーパーレス化する際には、いくつかの基礎知識を押さえることが重要です。まず、納品書とは何か、その定義と役割を理解しておきましょう。

納品書の定義と役割

納品書とは、企業と取引をする際に、商品と同梱または別送する書類のことです。見積もりの通りに納品したことを証明するために、納品する商品の名称や数量、金額、納品日などが明記されています。

納品書があることで、発注した通りに商品が届いたか、納品物に相違がないかなどを確認しやすくなります。ただし、納品書の作成に法的な義務はなく、送付するかどうかは企業の判断次第です。日本では、以前より習慣的に納品書を発行しており、現在も継続しているケースが少なくありません。

電子帳簿保存法における電子化の位置付け

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、要件を満たせば納品書を電子データとして保存することが認められました。2024年1月以降は、取引先から納品書を電子データで受け取った場合、電子保存することが義務付けられています。

ただし、令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合には、電子データを書面に出力して保存することが認められています。2024年1月以降の猶予措置を受けるためには、以下の要件を満たしていると判断される必要があります。

• 所轄税務署⻑が、保存要件を満たせなかった理由について相当であると認めていること
• 税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードおよび電子取引データの出力・提示・提出の求めに応じられるようにしていること

納品書をペーパーレス化するための条件と準備

納品書をペーパーレス化するためには、電子帳簿保存法に則り、適切な方法で対応する必要があります。ここでは、納品書のペーパーレス化において、満たすべき要件と必要な準備について詳しく説明します。

スキャナ保存の要件と注意点

紙の納品書をスキャナで電子化して保存する場合、以下の要件を満たすよう定められています。

• 納品書のスキャンデータにタイムスタンプを付けること（時刻認証局のものに限る）
• 納品書を受領してから概ね7営業日以内に処理すること（条件次第では2ヶ月以内）
• 「取引の日付・金額・取引先名」での検索や範囲指定、複数条件での検索機能などを備えていること

各項目の詳細については、以下の記事で解説していますので併せてご覧下さい。

電子データ保存の要件

電子取引に関する電子データの保存についても、以下の要件が設けられています。

• 納品書の電子データにタイムスタンプを付けること（時刻認証局のものに限る）
• 「取引の日付・金額・取引先名」での検索や範囲指定、複数条件での検索機能などを搭載していること

以下の記事では、電子帳簿保存法を図解でわかりやすく解説しています。

データ保存に必要なシステム・機器の準備

2024年1月1日以降、電子取引で受領した納品書は、電子データのまま保存することが義務付けられました。要件を満たすために、納品書のデータを検索するシステムやタイムスタンプ対応のスキャナなどが必要です。

ただし、令和5年度税制改正大綱により、電子保存義務化の要件が緩和されています。スキャナ保存の場合、解像度や大きさ、記録事項の入力者などに関する情報の確認要件が廃止されました。

電子取引の保存要件も見直され、出力書面の提示もしくは提出が可能であれば、いずれの企業でも検索要件の全てが免除されます。

保存要件の緩和について、詳しくは以下のの記事もご覧下さい。

納品書の電子化・ペーパーレス化のメリット

納品書を電子化、ペーパーレス化することで数々のメリットが期待できます。ここでは、納品書を電子化する主な4つのメリットについて解説します。

業務の効率化とリードタイムの削減

納品書の電子化により、書類作成や受領後の入力作業を自動化できるため、業務効率が向上します。また、電子帳簿保存法の要件を満たして保存することで、管理や検索がしやすくなり、社内外での情報共有を促します。

さらに、紙の納品書では、作成した後、印刷して発送する手間がかかっていました。修正したい場合には、納品書を1枚ずつ再発行する必要がありましたが、電子化すると少ないリードタイムで対応が可能になります。

コスト削減納品書を電子化することで、印刷や郵送、保管にかかるコストを削減できます。紙の納品書は取引回数が多いほど発行枚数が多くなり、書類を適切に保管するためにはスペースを要します。また、ファイルや棚などの備品のコストも発生します。

一方、電子データの場合は、クラウド上や自社サーバーに保存できるため、物理的な保管場所やファイリングが不要になります。法的な保存期間を過ぎた古い書類を破棄する作業や、管理にかかる人件費も削減することが可能です。

セキュリティの強化と紛失リスクの低減

納品書を電子化することで、紛失や破損といったリスクを低減でき、セキュリティの強化につながります。紙の書類は、鍵付きキャビネットなどで保管しない限りは、紛失や破損の可能性があります。電子化することで、アクセス制限をかけて閲覧権を保てるため、誤って削除してしまうような事態を避けられます。

また、システムを利用してクラウド上にデータを保存すれば、自社のパソコンに故障やトラブルがあってもデータが失われる心配は少ないでしょう。電子データは検索性が高く、過去の情報を簡単に引き出せるため、税務調査にも素早く対応できます。

SDGs対応と環境配慮ペーパーレス化は、SDGsや環境配慮といった観点からもメリットが見込めます。納品書を電子化することで紙書類の廃棄を減らせるため、SDGsにおける目標の1つである自然環境の保全につながります。

また、インターネット環境があればどこからでも納品書の閲覧や発行が可能です。自宅や出張先など場所によらず納品書データにアクセスできるため、リモートワークや自宅勤務といった多様な働き方の浸透を促せるでしょう。

納品書の電子化・ペーパーレス化のデメリットとリスク

納品書を電子化することで得られるメリットは多いですが、デメリットも存在します。ここでは、納品書の電子化を検討する前に知っておきたいデメリットについて解説します。

導入コストと初期の手間がかかる

納品書を電子化する際には、システムや設備機器の導入費用とランニングコストがかかります。製品サービスごとに料金体系は異なるため、費用対効果を検討した上で選ぶことが大切です。

また、ペーパーレス化にあたって、ファイル名や保存先など新たな運用フローの整備が必要です。紙の納品書をスキャンする際に、留め具を1つひとつ外して書類を整える作業などが発生する可能性があり、業務負担が増えないように注意する必要があります。

操作や運用の難しさ取引先に対し、納品書を電子化する旨を事前に伝え、許可を得た上で進めることが重要です。全ての取引先が納品書のペーパーレス化に対応できるとは限らず、許可を得られないことも考えられます。紙で発行しなければならない取引先については、別途運用、管理するための業務フローが必要です。

また、パソコンのハッキングやシステム障害などのトラブルも考えられます。対策として、バックアップデータの保存や、システムと切り離した場所でのデータ保管などを行っておくと安心です。

納品書の完全電子化が難しい理由

納品書を電子化すると、作業内容や業務フローが大きく変わります。IT機器の操作に不慣れな社員が多い場合、操作に慣れるまでに時間がかかり、一時的に業務に支障が出る可能性があります。また、「今まで通り紙の業務フローに戻したい」という声が上がることも考えられます。

運用マニュアルを作成し、事前に社内で共有しておきましょう。また、システムの使い方を理解するために説明会や研修を実施するなど、運用フローを社内で浸透させることが大切です。

納品書の電子化・ペーパーレス化の手順

ここからは、実際に納品書を電子化する流れについて詳しく見ていきます。

納品書のスキャンとPDF化の手順

紙の納品書は、スキャナで読み込みPDF化します。電子帳簿保存法の要件を基に、データの保管方法を決めましょう。

具体的には、タイムスタンプ機能や検索機能などが使えるシステムが必要です。また、OCR機能を使ってPDFを読み込めば、検索性がアップするでしょう。

電子データとしての作成と保存方法

WordやExcelのような文書作成ソフトや表計算ソフトで納品書データを作成することも可能です。ほとんどのパソコンに標準装備されているこれらのソフトを利用すれば、初期コストをかけず、手軽に納品書を電子化できます。

また、インターネット上でも多くのテンプレートが公開されており、自社に合ったものをダウンロードしてすぐに使い始められます。

ただし、入力作業やデータ管理は人の手で行う必要があり、誰でも操作しやすい分、誤ってデータを編集、削除してしまうリスクもあります。納品書の改ざんを防ぐためにも、PDFでの発行・保存が望ましいでしょう。

クラウドサービスやシステムの活用

「納品書の電子化・ペーパーレス化を自社で行うリソースを確保しにくい」「スキャンの品質も不安だ」という場合にはクラウドサービスの利用を検討しましょう。電子帳簿保存法やインボイス制度など最新の法令にも対応できる製品を選べば、常に適切な書式で納品書データを作成できるため便利です。

また、改訂削除履歴が残る機能を使える場合、タイムスタンプの付与が不要になります。「TOKIUM電子帳簿保存」なら、電子帳簿保存法の要件を満たした上で納品書を電子化し、データを保存することが可能です。

納品書の電子化なら「TOKIUM電子帳簿保存」がおすすめ

「TOKIUM電子帳簿保存」は、電子帳簿保存法の要件を満たして取引関連書類を保存できるクラウド文書管理システムです。タイムスタンプ機能や検索機能を搭載しており、納品書をはじめとする国税関係書類の電子化に対応しています。

また、紙やメール、PDFなど、どの形式の書類でも、電子データとしてシステム上で一元管理でき、業務効率化を促します。アカウント数やデータ容量が無制限で、データ化プランは自社の状況や予算に合ったものを選べるため、費用対効果の高い運用が実現します。

さらに、あらゆる関連書類をクリック1つで紐付けし、管理業務の負担を軽減できます。第三者機関の認証済みで、安心のセキュリティ体制のもと、日々の経理業務を円滑に進めることができるでしょう。

納品書の電子化でコスト削減と業務効率を実現しよう！

納品書の電子化は、現代社会において企業が取り組むべき課題の1つです。納品書のペーパーレス化により、業務効率化やヒューマンエラーの低減、コスト削減といった多くのメリットが期待できます。

スキャナ保存や電子データ保存など複数の区分がありますが、電子帳簿保存法の要件を満たした上で保存することが重要です。納品書を発行、管理できるシステムを使うことで、納品書を含む書類の管理はもちろん、経理業務全体における効率化や負担の軽減が可能です。

納品書のペーパーレス化は、経理業務の未来を大きく変える一歩となるでしょう。今回紹介した内容を参考に、自社における納品書の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。