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国際化が進む昨今、海外出張や海外との取引を行っている会社は、増加の一途を辿っています。今までは日本円一本だったけど、ドルに円にユーロに元。外貨をどう扱っていいかわからないという方も多いはず。
今回はそんな会社の経理担当者の方へ送る、海外出張で掛かる費用の立替経費精算について、解説致します。記事後半では、海外出張の経費精算を楽にする方法を説明していますので、ぜひ最後までご覧ください。
なお、交通費精算のやり方については、以下の記事も参考にしてください。
海外出張の経費精算にはどんなものが含まれるのか？
従業員が海外へ出張する場合、いったいどのようなものが費用として発生するのでしょうか。主なものは、旅費(航空券代、タクシー代、電車代等)、宿泊費(ホテル代)、交際費(会食、ランチミーティング、手土産等)等が考えられます。社内規則で海外出張に日当を規程してる会社の場合は、日当も必要経費として発生してきますね。
海外出張の経費精算で注意すべき2つのポイント
海外出張の経費精算で注意すべき点を、出張者側、経理担当者側から1つずつご紹介いたします。
注意点1. 領収書の原本(証跡)を捨てないこと(出張者側)
こちらは海外出張に行く、出張者の注意点になります。
海外出張で掛かった費用を精算する際、基本的には日本円での精算と同じく、各種の証跡が必要となってきます。領収書、レシート、外貨換金時のレシート(計算書)等。交際費の場合は使用目的や取引相手先等が記載された申請書も必要となります。
海外出張の費用を精算する際、適応されるのは日本の税法です。そのため、海外出張だからといって、国内出張での経費精算の場合と必要な書類は特段変わりがありません。レートを証明する書類(計算書)以外は、日本での経費精算の際ももらっていますよね。普段からもらっているものは、海外でも忘れずに入手しましょう。
チップのように、証跡がもらえない状況も出てきますが、もらえたものは帰国時に捨てないようにしっかり保存し、精算時に提出するようにしましょう。また、チップ等証跡の発行がない場合も、いつ、何に、いくら使ったのか、記録を残しておくようにしましょう。
注意点2. 証跡が読めるようになること(経理担当者側)
こちらは経費精算を行う、経理担当者の注意点になります。
とても基本的なことにはなりますが、海外出張の経費精算を行う経理担当者の方は、簡単な英語を覚える、または海外のレシートの記載パターンを覚えるなどして、どこに何が書かれていて、何に使用したのか、読めるようになることが必要です。
精算をしようと思ったけど読めなくてできない・・・ということにならないよう、気を付けてください。出張者に使用報告書を提出してもらうなど、言葉がわからなくても精算ができるように事前に工夫しておくことも手段の一つです。
海外出張の経費精算はどのように行うべきか？
では、上記で発生した費用、どのように精算すべきでしょうか。
基本的な精算方法は、日本円で行う通常の経費精算と同じです。使用日時、使用用途、使用店舗等が記載されたレシート(海外出張の場合、領収書よりレシートでの対応となることがほとんどです)を証跡として、掛かった金額を出張者に払い戻しします。日本円の場合と違うのは、為替レートを計算する必要があるところです。レートについては、次の項目で解説してゆきます。
海外出張の経費精算時のレートは経費使用日のもの
では、実際に海外出張で使用した経費を立替精算する場合、いつのレートを使用するべきでしょうか。一般的に使用されている為替レートは、3つあります。
- TTS：日本円→外貨のレート
- TTB：外貨→日本円のレート
- TTM：上記2つの中間値
基本的に外貨で支払った費用を経費として計上する場合、経費使用日のレートを適用します。しかし、海外で経費を使用する方の多くは、現地の空港についてすぐ、または日本を出発前に円を外貨に交換し、そちらを取り崩す形で支払いをする方が多いでしょう。
その場合、使用する為替レートは上記のTTSになりますが、一般的に円を外貨に換える場合、手数料が発生するもの。それを考慮し、経費精算の際は経費使用日のTTSを使用するのではなく、両替時に発行された計算書をもとに、出張者に不利が出ないよう手数料が含まれたレートでの精算としている会社が多いでしょう。
逆に余った外貨を日本円に戻す際も、上記と同じく手数料が発生します。その場合も、TTBを使用するのではなく、両替時に発行された計算書に記載されたレートで精算を行うと、出張者が不利益を被ることはありません。
両替時の計算書をなくしてしまった場合は、経費使用日のTTSまたはTTMでの精算が一般的です。
TTSまたはTTMは、日本の主要銀行のものを使用するようにしましょう。精算時にどちらを利用するかは、後で問題にならないよう、事前に社内規則で規程しておくことをおすすめします。
TTSまたはTTMは主要な銀行のホームページで調べることができます。下にリンクを貼っておきますので、お困りの方は参考にしてみてください。
参考：外国為替相場一覧表(三菱UFJ銀行)
海外出張の立替経費精算を楽にする3つの方法
海外出張の経費精算、ここまで見てきた通り、日本円に比べると、どうしても面倒なものとなってしまいます。何か楽に済ませる方法はないのかと、お困りの方もいらっしゃるかと思います。そんな方は、下記3つのうち自社に導入できるものがないかどうか、検討をしてみてください。
1. 出張前に外貨で仮払金を渡しておき、後日精算する
日本円での精算と違って、外貨での精算の際は、レートについて考えなければなりません。外貨の交換レートは、一刻一刻変わってゆくもの。
外貨レートでの精算が面倒な場合、外貨での小口現金を潤沢に持っている会社は、事前に仮払いとして従業員に外貨を渡しておき、帰国後精算をするという方法をとると、精算がスムーズにすみます。海外での経費支払い時には、渡しておいた現金(外貨)を使用してもらい、残った額を返金してもらえば、レートに関して悩む必要は何もありません。
ただ、外貨での小口現金を持っている企業はあまりない上、出張する国ごとの現金を保管しておく必要があります。この手段は、使える会社がかなり限定されてくるでしょう。
2. 経費支払いをすべてクレジットカードで行う
また、クレジットカードを使用するというのも一つの手です。クレジットカードで精算をすると、カード会社が支払いを請求してくる際にカード会社によって定められたレートで請求をされますので、レートに悩む必要なく、それに従えば問題ありません。クレジットカードの使用の場合、何にいくら使ったかも明細で確認することができますので、簡単に海外出張の経費精算を行いたい場合におすすめです。
3. 経費精算システムを使用し、精算する
最後に、経費精算システムを使用するというのも一つの選択肢です。経費精算システムを使った場合、為替レートはシステムにより自動取得されるため、出張者や経理担当者がどのレートを使用するか調べる必要はありません。
また、経費精算システムはインターネットさえ繋がれば、どこでも利用可能です。帰国後にまとめて精算せずとも、世界中どこでも精算が可能です。海外駐在が長くなる方でも、立替金を溜めることなく、適時に経費精算することが可能になります。
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システムでの立替経費精算方法
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まとめ
ここまで、海外出張の立替経費精算について説明してきました。外貨の絡んだ出張経費精算は、経理担当者だけでなく、出張者にとっても面倒なもの。双方が楽になる方法を、会社として考えていきたいですね。
また、海外出張の立替経費精算を楽にする方法は以下の3つが挙げられます
1．出張前に外貨で仮払金を渡しておき、後日精算する
2．経費支払いをすべてクレジットカードで行う
3．経費精算システムを使用し、精算する
経費精算システムの使用を検討する際には、TOKIUM経費精算がおすすめです。海外出張の立替経費精算を含め、あらゆる経費精算を完全ペーパーレスで行うことができます。詳しく知りたい方は下記より資料をご覧ください。
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