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経費精算は、申請から承認、そして会計処理まで多くの工数がかかるため、業務負担を軽減させるために仕組みの導入が有用です。経費精算ワークフローに対応したシステムを取り入れることで、業務の自動化や効率化を促すことができます。
この記事では、経費精算ワークフローの基本的な仕組みから、導入するメリットとデメリット、おすすめのシステム3選まで詳しく解説します。経費精算業務を効率化し、時間と手間を削減するためにぜひお役立て下さい。
経費精算のワークフローとは？
そもそも経費精算ワークフローとはどういったものを指すのでしょうか。ここでは、経費精算の意味や種類、経費精算ワークフローの定義と流れについて解説します。
経費精算とは？
経費とは、企業の財務会計における費用の一部を表す用語です。経費精算は、社員が立て替えた経費を精算し、金銭を払い戻すことを指します。
経費精算が必要な経費には、出張時の旅費交通費や取引先との会食分の接待交際費などさまざまなものがあります。いずれの場合でも、経費の虚偽申告を防ぐために領収書の提出が必須です。
経費精算の種類
経費精算は、大きく以下3つの種類に分けられます。
- 小口精算：日常業務で使う文房具や消耗品などを購入する際の少額な経費を社員が立て替えた場合に小口現金で精算処理すること
- 交通費精算：取引先に訪問する際の電車代やタクシー代、バス代など少額な交通費を社員が支払った際に精算処理すること
- 旅費精算：遠方への出張や営業活動でかかった新幹線代や飛行機代、ホテルの宿泊費といった比較的高額な経費を精算処理すること
旅費精算などでは、多額になると分かっている場合は出張前にあらかじめ申請してもらい、仮払いするケースもあります。
経費精算ワークフローの定義と基礎知識
経費精算のワークフローとは、経理や精算にまつわる申請・承認の手順をパターン化・可視化する手法のことです。システムを導入することで、経費精算時のデータ入力やレビュー、仮払いといった多様なプロセスをまとめて管理でき、一連のフローをオンライン上で完結できます。
また、ルールに基づいて運用し、機械的にチェックすれば、入力ミスによる差し戻しや承認漏れといったリスクを避けられます。
以下の記事では、立替経費の基本から会計処理までを詳しく解説していますので参考にしてください。
経費精算の流れ
経費精算には、社員が経費を立て替えた分を後で精算する「実費精算」と、必要な経費の概算を仮払いし、後で調整・精算を行う「仮払精算」の2つがあります。各方法のおおまかな経費精算手順は、以下の通りです。
実費精算の流れ
- 社員が経費を立て替え、領収書を受領する
- 経費精算書を作成して、領収書を添付した上で申請する
- 上司などの承認者が確認・押印をし、管理部門に提出する
- 経理部門で確認と会計処理が行われる
- 立て替えた代金を社員に支給する
仮払精算の流れ
- 経費のおおまかな金額を計算し、仮払申請書を作成・申請する
- 承認者および経理部門の承認を経て、概算費用を社員に事前支給する
- 社員は事前支給された費用で経費の支払いを行い、領収書を受領する
- 領収書を元に実際の費用で仮払精算書を作成し、領収書と併せて提出する
- 承認者および経理部門で確認・会計処理を行う
- 概算費用と実費の差額を調整する
経費精算ワークフローシステム導入のメリット
経費精算のワークフローにシステムを組み込むことによって、業務プロセスの自動化や可視化が可能になり、効率化を促進できます。ここでは、経費精算ワークフローへのシステム導入により期待できるメリットを紹介します。
経費精算業務の効率化と工数削減
システムを活用することで、経費精算の申請・承認にかかる時間を短縮でき、業務効率化を促します。また、作業にかかる負担や工数を減らし、本来注力すべき業務への時間を捻出できるため、結果として組織全体の生産性向上が期待できます。
さらに、1件あたりの経費処理時間の削減によって、経費支払いまでのサイクルを短縮できる可能性があるでしょう。
業務の進捗状況可視化とヒューマンエラーの防止
経費精算ワークフローシステムを導入することで、業務の進捗状況を可視化でき、リアルタイムで状況を把握できます。結果的に、担当者へ進捗を確認する手間が省ける上、承認の遅延や申請漏れの回避につながります。
また、多くの製品では入力ミスのアラート機能やリマインド機能を搭載しており、ヒューマンエラーの発生を抑えることが可能です。
電子帳簿保存法対応や内部統制強化
システムの活用により、未承認の経費精算書が処理されてしまう事態を防げます。経費精算ワークフローが自動化・可視化されることで、不正やミスの入る余地が減り、内部統制の強化やコンプライアンスの遵守にもつながります。
加えて、電子帳簿保存法に対応したシステムなら、要件を満たした電子データを短時間で作成、保存できて便利です。
以下の記事では、電子帳簿保存法対応のシステムを詳しく解説していますので参考にしてください。
経費精算ワークフローシステム導入のデメリット
経費精算のワークフローシステムにはメリットが多いですが、デメリットもあります。ここでは、経費精算ワークフローシステムの導入について、事前に知っておきたいデメリットを紹介します。
コスト増やシステムダウンのリスクと対策
経費精算ワークフローシステムを利用する際には、初期費用や運用コストが発生します。また、既存システムとの連携や機能追加に伴い月額費用が増える可能性があります。
システムの不具合やダウンタイムの影響で、経費精算の申請・承認プロセスが滞り、業務に支障を来すことも考えられるでしょう。
承認者の負担とシステム浸透に関するデメリット
経費精算ワークフローシステムを取り入れることで、承認者の負担が増える可能性もあります。高い役職の承認者ほど多数の承認フローに関わるため、一括承認や一括差し戻しなど作業の効率化に役立つ機能を検討しましょう。
また、社員に操作方法を教えるために、トレーニングの実施やマニュアルの整備も必要なため、日常業務へのしわ寄せが出ることも懸念されます。
経費精算ワークフローシステムの選び方
経費精算ワークフローのシステムを選定する際には、使える機能や連携、柔軟な設定といった点に着目して比較検討しましょう。ここでは、システム選びにおける主なポイントを解説します。
承認ルートや権限の設定が可能か確認
社内の承認ルートや権限の設定について確認しましょう。例えば、一定の金額を超えたら承認者を増やす機能や、承認経路を分岐させる機能、承認者が不在の際の代理承認機能など詳細な設定ができると利便性が高まります。
また、承認が行われていない場合に承認者へ自動でアラートを送信する機能があれば、承認の遅延や漏れを避けられます。
他システムとの連携とモバイル端末での利用可否
ワークフローシステムは、他のシステムとの連携によって機能を拡張できます。既存の会計ソフトと互換性のあるワークフローシステムを利用すれば、自動的にデータ連携ができ、経理担当者の作業負担が軽減されます。
また、スマートフォンなどのモバイル端末で利用できる場合、社外から申請・承認が可能なため、承認者が出張中で対応が遅れるといった事態も避けられるでしょう。
社内ルールに沿った自動チェック機能の有無
社内ルールに沿った自動チェック機能の有無も重要です。申請に不備があった際に通知が入るよう設定することで、迅速な修正が可能になり、承認フローの遅延や誤認を防げます。
また、一般的には、出張費の精算では通勤定期の区間を除外するなど、経費精算の社内ルールを設けています。他にも、残業タクシー代は使用理由を記載して申請するなど、独自のルールを柔軟に設定できるものを選びましょう。
経費精算ワークフローシステムの導入事例
ここからは、多段階の承認ワークフロー機能を備えた「TOKIUM経費精算」を導入した成功事例を紹介します。「TOKIUM経費精算」は、ワークフロー機能を搭載している経費精算システムで、円滑な経費精算業務に役立ちます。
経費精算システムを新たに導入する、もしくは新しいシステムへの変更を検討している場合におすすめです。
経費の申請・承認が約1分で完了！「株式会社理経」
IT・電子業界でソリューションを中心に提供する「株式会社理経」では、紙での経費精算業務に時間がかかっていました。外出や出張の多い社員の承認が遅れることや、手書き伝票での転記ミスなど物理的な課題があったため、ペーパーレス化に向けて「TOKIUM経費精算」を導入しました。
導入後は、経費精算にかかる時間が、申請者・承認者共に実質1分程度まで短縮されています。また、スマホでの申請・承認が可能になり、テレワーク中や長期出張でも容易に経費精算ができる点は、社員からも高く評価されています。業務効率化が促進され、同時に働き方の選択肢が増えたことに導入効果を感じているそうです。
出社不要の経費精算フローで工数半減「株式会社栃木ブレックス」
「株式会社栃木ブレックス」では、毎月2,000枚もの紙の領収書の処理が発生し、申請・承認共に出社が必須だったため、経費精算業務に時間がかかっていました。電子データや紙など異なる形式で請求書が届き、手続きの抜け漏れが生じたこともあります。
こうした課題を解消するために、「TOKIUM経費精算」を導入しました。導入後は、スマホで経費の申請・承認が完了するため、営業社員は出社にかかっていた時間を商談や新規顧客開拓などに回せるようになっています。また、システム上で履歴を各自が閲覧・検索でき、作業の効率化も進みました。
1,000店舗以上の経費精算ペーパーレス化へ「株式会社トリドールホールディングス」
飲食店を多く手掛ける「株式会社トリドールホールディングス」では、日本国内に1,000以上ある店舗から、領収書原本を本社経理へ郵送していたため、経費精算に時間を要していました。
また、領収書の紛失トラブルが発生するなど、既存のワークフローシステムが会社の規模感にマッチしていないという課題がありました。そこで、国内全店舗で経費精算業務の完全ペーパーレス化を実現することを目標とし、「TOKIUM経費精算」の導入を決定しました。
導入後は、スマートフォンからの経費申請により、各店舗社員の業務負担が軽減されています。また、領収書原本の突合・保管を各店舗に任せたことで、本社経理の作業負担も減り、経営戦略サポートに充てられる時間が増えました。
おすすめの経費精算ワークフローシステム3選
経費精算ワークフローシステムを利用することで、経費精算業務に必要な機能を活用できます。ここでは、経費精算システムの中で、特にワークフロー機能を搭載しているタイプを厳選して紹介します。
TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
「TOKIUM経費精算」は、電子帳簿保存法に対応した完全ペーパーレス経費精算システムです。多段階の承認ワークフロー機能を搭載し、申請や承認・否認作業もスマートフォンのワンタップで完了できます。場所や時間帯によらず作業ができ、業務プロセスをスムーズに回せます。
また、専任オペレーターが領収書データの入力や原本の突合・保管作業を代行するため、経費精算作業の時間を大幅に削減できます。多くの会計システムと連携し、経理全体の業務効率化にもつながるでしょう。
楽楽精算（株式会社ラクス）
「楽楽精算」は、承認フローのカスタマイズなど自由度が高く、自社の経費精算ルールをそのままシステム化して運用可能です。
また、汎用ワークフローを使った稟議申請や経費精算の紐付けなども可能で、内部統制の強化にもつながります。さらに、申請書のレイアウト設定やICカード連携など経理業務に役立つ機能が豊富です。
HRMOS経費（イージーソフト株式会社）
「HRMOS経費」は、申請から承認、支払いまで一元的な管理ができる経費精算システムです。初期費用は無料で、導入コストを抑えて多機能ワークフローを組むことができます。
また、標準搭載されている機能が豊富で、領収書データ化や承認フロー、スマホアプリ、各種カード読み込み、Slack連携といった機能を利用できます。エクセル感覚で使える汎用ワークフローにより、稟議書から年末調整まで幅広い社内様式の電子化が可能です。
経費精算ワークフローシステム導入時の注意点
経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点を2つ紹介します。
承認ルートや差し戻し基準の明確化
現在の社内規定を整理し、経費精算の対象となる業務や書類の洗い出しを行っておきましょう。承認者数や承認ルートを明確化することで、経費精算の申請内容によってルートが変わるケースを含め、各手続きで適切なルート設定ができます。
また、差し戻しのルールを明確にすることも重要です。申請内容の確認や差し戻しの基準をシステムに設定すれば、経費精算や稟議のミスを自動で防止でき、申請者の負担軽減につながります。
導入後のシステム見直しと改善ポイント
システムを導入したら、ワークフローの見直しを定期的に行い、機能改善を続けることが重要です。実際にシステムを利用している社員の声も参考にしながら、必要に応じてマニュアルを改訂することで、より良い運営の実現につながります。
また、情報漏えいを防止するためにも、社員へのセキュリティ教育の実施も検討しましょう。
経費精算ワークフローシステムで業務効率化を図ろう
毎日発生する経費精算業務では、申請や承認、支払いといったさまざまなプロセスを経るため、ワークフローの明確化と効率化が不可欠です。経費精算ワークフローシステムの導入は、申請・承認作業の効率化や工数削減に直結します。
また、承認フローを可視化できるため、業務の進捗状況が管理しやすくなり、申請漏れや承認の遅れを防ぐことにもつながります。経費精算ワークフローシステムを選ぶ際には、組織のニーズに合わせて柔軟性や連携性があるか確認し、製品を比較検討することが重要です。
今回紹介した導入事例も参考に、自社に適した経費精算ワークフローシステムを活用して、経理業務の効率化を成功させましょう。
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