領収書は分割してもOK？経費精算のルールを徹底解説

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領収書の分割とは？
領収書分割が適用される条件
分割発行が違法になるケース
領収書を分割発行するコツとやり方
領収書発行・管理に使えるクラウド支出管理システム
領収書管理の効率化ならTOKIUMがおすすめ
経費精算システムを導入して領収書を正確に処理しよう

領収書は金銭のやり取りが完了したことを示す重要な書類です。正確に処理しないと、監査や税務署から指摘を受ける可能性があります。不正が疑われれば会社の信用を失いかねないため、日頃から正確な処理を心がけましょう。

領収書は、分割が認められるケースと違法になるケースがあります。分割が認められる場合は、分割発行の注意点を正しく理解した上で正確に処理することがポイントです。

→ダウンロード：経理担当のための「領収書保管マニュアル」

この記事では、領収書の分割が適用される条件と違法になるケース、分割発行の注意点と正しい経費精算方法などについて解説します。領収書発行や管理に役立つクラウドサービスも紹介するため、ぜひ最後までご覧下さい。

領収書の分割とは？

領収書の分割について理解を深めるために、まずは「領収書の分割とは何か」「なぜ分割する必要があるのか」など、基本的な部分を知っておきましょう。

領収書は分割可能か？

領収書の分割発行は、原則認められています。全額の発行はもちろん、一部だけ分けて発行することもできます。ただし、領収書の分割には適用条件があるため、全ての領収書を分割できるわけではありません。領収書の分割が不適切だと、脱税とみなされてペナルティの対象となるため注意しましょう。

また、企業によっては領収書を分割すること自体を認めていない場合があります。禁止されているにもかかわらず領収書を分割した場合、社内稟議を通さなければなりません。社内稟議を通すには手間と時間がかかるため、あらかじめ社内規定を確認しておきましょう。

領収書を分割する理由と背景

領収書の分割が行われる主な理由として、以下の2つが挙げられます。

割り勘で物品購入や飲食代の支払いをしたため

物品購入や飲食代の支払いを割り勘にする場合は、自分が負担した分と他人が負担した分を分けてもらう必要があります。

社内稟議を避けるため

経費精算できる上限額は企業によってさまざまです。上限額を超えると社内稟議が必要となり支払いに時間がかかります。社内稟議を避けるために、領収書を分割して上限内にするケースも多く見られます。

領収書分割が適用される条件

領収書の分割が適用されるのは、条件を満たしている場合のみです。以下では、領収書分割が適用される条件を具体的な事例と共に解説します。

割り勘や共同での支払いの場合

取引先との会合で発生した飲食代や共同で購入した商品の代金のうち、自分が支払った金額分は領収書を発行してもらえます。

取引先の社員2人と自社の社員2人が会合に参加し、発生した飲食代が2万円の場合、取引先と自社で双方が分割した領収書を受け取ることが可能です。この場合、分割した領収書の額面は１万円となります。

また、複数の企業と共同で贈答品を購入した場合も、各々が領収書を発行してもらえます。支払金額の範囲内であれば、領収書の枚数や額面は希望に沿って発行してくれるお店がほとんどです。

分割払いで支払っている場合

分割払いの場合、代金は一括ではなく複数回に分けて支払われます。領収書は決済のタイミングで発行されるため、領収書の分割が可能です。

例えば、総額150万円の支払いを3回の分割払いにした場合、決済のタイミングでそれぞれ額面が50万円の領収書が発行されます。ただし、クレジットカードによる分割支払いは、現金の受け渡しがないため領収書の発行義務がありません。領収書がない場合は、利用明細書やレシートで代用しましょう。

また、総額3,000万円の建設費を、契約締結時・着工時・引き渡し時の3回に分けて支払う場合も、領収書は3枚に分けられます。

支払い金額の一部のみを経費計上する場合

支払った金額内であれば、額面は自由に変更して領収書を受け取れます。ただし、10万円を超える固定資産は分割できないため注意しましょう。

社内規定で「出張先での宿泊費の上限は1万円」を規定されている場合、宿泊費が1万3,000円でも経費計上できるのは1万円までです。この場合、額面1万円の領収書を発行してもらうことで、自己負担分と会社負担分が明確になります。

額面金額が支払金額の一部のみの場合は、売り上げと領収書に矛盾が生じないように支払総額がいくらなのか、ただし書きを記載するのが一般的です。「1万3,000円の宿泊費のうち1万円分」「1万円の商品のうち6,000円分」のようにただし書きがあれば、双方が詳細を把握しやすくなります。

個人事業主のプライベートな買い物と会社の経費が混在する支払いも、領収書を分割することで一部のみを経費として計上することが可能です。

分割発行が違法になるケース

領収書の分割発行は、場合によっては違法となる場合があります。監査や税務署の指摘を受けずに済むように、どのようなケースが違法になるのかしっかり確認しておきましょう。

領収書の分割発行が違法とみなされるケースは、以下の通りです。

10万円以上の物品の購入費

オフィス家具やOA機器など、1品の金額が10万円を超える固定資産を購入する場合は、領収書を分割できません。

10万円未満の物品は、「消耗品費」「事務用品費」などの勘定科目で全額経費計上できます。しかし、固定資産は1年以上使用が可能であるため、取得額に償却率を掛けて減価償却しなければなりません。減価償却を正しく行えるように、領収書の分割発行は法律で禁止されています。

例えば、16万円のデスクを購入した場合、8万円ずつ領収書を2枚に分けることはできません。固定資産の購入時に発行された領収書の分割は、脱税行為とみなされるおそれがあるため注意しましょう。

接待交際費を分割する

本来、接待交際費として扱わなければならない金額を分割して経費計上した場合、脱税行為とみなされるおそれがあります。

1人当たり1万円以下の飲食にかかる支払いは、全額「飲食費」として経費計上が可能です。1万円を超えた場合は、全額が「交際費等」となり、超えた部分だけが該当するわけではありません。そのため、支払額が1万円を超えた場合に領収書を分割して1万円以下の部分を経費計上すると、仮装・隠蔽をしたとしてペナルティが科される可能性があります。

なお、2024年3月までは、全額経費計上できる1人当たりの飲食費の上限は5,000円でしたが、税制改正により2024年4月からは上限が1万円に引き上げられました。上限が引き上げられた背景には、物価上昇や飲食店の価格上昇などが影響しています。

領収書を分割発行するコツとやり方

領収書を分割発行する場合は、違法にならないように注意しなければなりません。

以下では、領収書の分割発行の注意点とやり方、分割払い決済の経費精算方法について詳しく解説します。

分割発行時の注意点と方法

領収書の分割発行は、認められる場合と違法となる場合があるため、十分な知識がない状態で行うのはリスクが伴います。万が一、違法となる分割発行をした場合、故意ではなくてもペナルティの対象となるため、原則行わない方が良いでしょう。

また、領収書の分割発行を行う場合は、まずは社内規定に違反していないかの確認が必要です。会社によっては領収書の分割発行を禁止しているケースもあります。

さらに、分割した領収書の額面が5万円以上の場合は、金額に応じた収入印紙の貼り付けが必要となります。ただし、領収書を分割して、1枚当たりの額面が5万円未満になった場合は収入印紙は不要です。

分割払い決済の経費精算方法

分割払いの場合は、領収書は決済のタイミングで都度領収書が発行されます。例えば、50万円の代金を5回払いにする場合は、決済の度に額面10万円の領収書が発行されます。総額を把握できるように、全ての領収書を適切に保管しておくことが大切です。

分割払い決済の仕訳は、以下の通りです。

＜備品購入時＞

借方	貸方
備品　　　500,000	未払金　　　500,000

＜1回目の決済時＞

借方	貸方
未払金　　　100,000 支払利息　　　2,000	普通預金　　　102,000

備品購入時には、引き落とし予定の総額を未払金勘定で仕訳します。その後、引き落とし日に未払金を減少させるための仕訳を行います。利息が発生する場合は、「支払利息」という勘定科目で仕訳が必要です。

領収書発行・管理に使えるクラウド支出管理システム

領収書は適切な方法で発行し、管理することが求められます。領収書発行・管理には、クラウド支出管理システムの活用が効果的です。

ここでは、税務書類の電子化の動きと領収書を電子化するメリットについて解説します。

法改正による税務書類の電子化の動き

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されて以降、税務書類の電子化の動きが活発化しています。何度か改正が行われ、現在は国税関係帳簿や国税関係書類、電子取引による請求書・見積書・領収書などは全て電子帳簿保存法の対象となりました。

2023年10月にインボイス制度が導入されて以降、3万円以下の領収書を含む全ての領収書も対象となっています。今後は税務署類の電子データ保管が必須です。

クラウド支出管理システムを活用することで、複雑な業務プロセスにかかる負担を大幅に軽減できます。取引データの真実性と可視性を確保するためにも、クラウド支出管理システムの導入を検討してみましょう。

電子帳簿保存法対応のクラウドシステムについては、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

電子帳簿保存法対応のシステム12選【比較ポイントは3つ】

領収書を電子化するメリット

領収書の電子化には、次のメリットがあります。

紛失を防止できる
業務の効率化が実現する
コストやスペースを削減できる
テレワークに対応できる

紙で発行する領収書は、紛失や劣化のリスクがあります。再発行は、二重発行や不正利用防止の観点から、行わないケースがほとんどです。電子化することにより紛失や劣化を防ぎ、長期保存が可能です。

また、領収書を電子化すると、印刷やファイリングなどの作業が必要なくなるため、業務効率がアップします。紙やインクなどの費用も削減でき、保管のためのスペースも不要になります。領収書のやり取りをデータで行えるため、テレワークで完結するのも大きなメリットです。

経理のペーパーレス化って本当に必要？実行して初めて気づいた、経理のカイゼン効果５選

領収書管理の効率化ならTOKIUMがおすすめ

TOKIUMでは、領収書管理の効率化に役立つサービスを提供しています。経理業務の効率化をワンプラットフォームで実現していることが大きな特徴です。経理業務のムダを削減し、業務効率化や働き方の多様化に貢献します。

TOKIUMがおすすめするシステムは、以下の3つです。

TOKIUM経費精算
TOKIUMインボイス
TOKIUM電子帳簿保存

システム導入により、請求書受領・経費精算・文書管理を電子データで一元管理できます。電子帳簿保存法やインボイス制度対応にかかる手間や紙での作業負担も削減できるため、業務効率化や働き方の多様化にもつながるでしょう。

ここからは、3つのシステムの詳細について詳しく紹介します。

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、スマートフォン1台で経費精算が完結するシステムです。申請・承認・会計・管理などにかかる手間と時間を大幅に減らせます。

システムを利用する主な流れは、以下の通りです。

1	申請者は領収書をスマートフォンで撮影して申請を行う
2	承認者は内容を確認して承認手続きを完了させる
3	経理担当者は承認された内容をもとに会計と振込処理を行う

TOKIUMでは、撮影されたデータを複数のオペレーターがデータ化し、不正申請を防ぐために全てのデータ点検を行います。データの保管代行にも対応しており、登録された10年分のデータを保管することが可能です。

撮影したデータを申請した後は原本を破棄できるため、「撮る」「捨てる」の2ステップで完全ペーパーレスを実現できます。

以下の記事では、TOKIUM経費精算の評判・口コミ・類似システムとの違いを解説していますので参考にしてください。