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年末の大事な業務の一つである年末調整。毎年「いつから準備を始めればいいのか」「どんな書類が必要なのか」と頭を悩ませる経理担当者は多いのではないでしょうか。
従業員からの書類回収や計算、税務署への提出など、やるべきことも多く、スケジュール管理に苦労されている方も少なくありません。そのため、期限に間に合わないケースも起こりがちです。
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本記事では、経理担当者向けに年末調整の基本的な流れから必要書類、効率的な進め方までを徹底解説します。この記事を読めば、年末調整業務を計画的に進められ、余裕を持って期限内に完了させることができるはずです。
年末調整とは
年末調整は、企業が従業員の1年間の給与から源泉徴収した所得税と、実際に納めるべき所得税額との差額を精算する手続きです。毎月の給与から天引きされる源泉徴収税額は概算であるため、年末に正確な税額を計算して過不足を調整する必要があります。
なぜこの年末調整が必要なのでしょうか。その理由は、従業員一人ひとりの様々な控除を正確に反映させるためです。生命保険料控除や地震保険料控除、配偶者控除や扶養控除など、従業員の家族構成や生活状況によって適用される控除は異なります。これらの控除を、毎月の給与計算時に完璧に反映させることは現実的ではありません。
そのため、年末に従業員から控除に関する申告書を提出してもらい、1年分をまとめて精算します。多くの場合、控除額が確定することで源泉徴収税額が多すぎたことが判明し、従業員への還付金が発生します。経理担当者は、この一連の手続きを法定期限内に漏れなく完了させる必要があります。
人事労務担当者にとって年末調整は避けては通れない重要な業務です。手続きを円滑に進めるためには、早めの準備と計画的な実施が欠かせません。
年末調整の対象者
年末調整は、企業が給与を支払っているすべての従業員を対象として実施する必要があります。
このとき重要なのは、雇用形態は関係ないということです。正社員はもちろんのこと、契約社員やアルバイト・パートタイム従業員も、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出している場合は年末調整の対象となります。
ただし、以下のケースに該当する従業員は年末調整の対象外となります。
- 年収が2,000万円以上ある
- 災害減免などで所得税の支払い猶予や還付をすでに受け取っている
- 副業などで2社以上からの収入があり、他の給与支払者が扶養控除等（異動）申告書を提出している
- 日本国内に住所がない
- 継続した雇用を結んでいない（日雇労働者など）
なお、年末調整の対象とならない従業員は、原則として翌年の2月16日から3月15日までの間に自身で確定申告を行う必要があります。経理担当者は、このような対象外となる従業員を早めに把握し、確定申告が必要な旨を適切に伝えることが重要です。
このように年末調整の対象者を正しく把握することは、円滑な年末調整業務の第一歩となります。特に近年は副業・兼業を行う従業員も増加傾向にあるため、従業員の状況を丁寧に確認する必要があります。
年末調整における経理のスケジュール
年末調整は10月下旬から翌年1月末にかけて行う重要な業務です。経理担当者は、書類の配布から回収、計算、法定調書の提出まで、多岐にわたる作業を期限内に確実に完了させる必要があります。
- 従業員に書類を配布する
- 回収した書類の確認
- 年末調整の計算
- 法定調書の作成・提出
- 各従業員へ源泉徴収票を配布
以下、具体的なスケジュールと実施すべき内容を詳しく解説していきます。
従業員に書類を配布する
経理担当者は10月下旬から11月上旬にかけて、年末調整に必要な書類を従業員に配布します。
【全従業員が提出必須の書類】
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 年末調整に係る定額減税のための申告書 兼 所得金額調整控除申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
【該当者のみ提出が必要な書類】
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
- 生命保険料控除証明書
- 地震保険料控除証明書
- 前職の源泉徴収票（年の途中で入社した従業員）
配布時には記入方法についての説明書や記入例も一緒に配布し、従業員からの問い合わせに備えましょう。
回収した書類の確認
11月中旬から下旬にかけて、提出された書類の内容確認を行います。具体的には以下の点に注意してチェックします。
- 必要事項の記入漏れがないか
- マイナンバーの記載が正しいか
- 扶養控除等の要件を満たしているか
- 各種控除証明書が添付されているか
- 金額の記載に誤りがないか
不備を発見した場合は、速やかに従業員に差し戻して修正を依頼します。この段階での正確なチェックが、後の計算ミスを防ぐ重要なポイントとなります。
年末調整の計算
12月上旬から中旬にかけて、従業員ごとの年末調整計算を行います。計算の手順は以下の通りです。
- 年間の給与総額を計算
- 給与所得控除後の給与等の金額を算出
- 所得控除額（基礎控除、扶養控除、生命保険料控除など）を計算
- 課税所得金額を確定
- 算出所得税額を計算
- 年調年税額を確定
- 源泉徴収税額との過不足を精算
2024年は定額減税も考慮する必要があるため、特に注意して計算を行いましょう。
法定調書の作成・提出
12月下旬から翌年1月末にかけて、以下の法定調書を作成し提出します。
【税務署への提出書類】
- 給与所得の源泉徴収票
- 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
- 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
【市区町村への提出書類】
- 給与支払報告書
- 給与支払報告書（総括表）
提出期限は翌年1月31日までです。e-Tax、eLTAXでの電子提出も可能です。
各従業員へ源泉徴収票を配布
年末調整の計算結果に基づいて作成した源泉徴収票は、翌年1月31日までに全従業員へ配布する必要があります。配布方法は書面による交付のほか、電磁的方法（電子データ）での提供も認められています。
源泉徴収票には、その年の給与総額、控除額、納付した所得税額などが記載されており、従業員が確定申告を行う際の重要な資料となります。紛失防止のため、確実な方法で配布しましょう。
年末調整経理に関するよくある質問
年末調整は多くの企業にとって重要な年次業務ですが、初めて担当する方にとっては不安な点も多いでしょう。ここでは、担当者からよく寄せられる以下の質問について、実務経験に基づいて解説します。
- 年末調整は経理と総務のどちらが担当する？
- 年末調整は大変ですか？
以下で詳しく見ていきましょう。
年末調整は経理と総務のどちらが担当する？
年末調整の担当部署は、企業によって経理部門、総務部門、人事労務部門など様々です。業務の性質上、給与計算や税務に関する知識が必要となりますが、特別な資格は必要ありません。
重要なのは、年末調整の作業が適切に実施され、期限内に完了することです。そのため、新たに担当することになった場合は、以下の点を上長に確認しておくことをお勧めします。
- 前年度の担当者と引き継ぎ内容
- 年間スケジュールと各業務の期限
- 使用する会計ソフトや給与システムの操作方法
- 書類の保管方法や関連規程
以下の記事では、経理業務の年間スケジュールを詳しく解説しているので参考にしてください。
年末調整は大変ですか？
年末調整は確かに負担の大きい業務です。12月という年末の繁忙期に、全従業員分の書類を回収・確認し、正確な計算を行う必要があるためです。特に以下の点で「大変」と感じる担当者が多いようです。
- 提出期限までに全従業員から書類を回収する必要がある
- 記入ミスや不備があった場合の修正依頼と再提出の管理
- 税額計算の正確性が求められる
- 紙の書類の保管や管理の手間
しかし近年は、TOKIUMのような経費精算システムを導入することで、業務の大幅な効率化が可能になっています。書類の電子化による保管の簡素化や、計算ミスの防止、スケジュール管理の自動化など、システムの活用で担当者の負担を軽減できます。作業時間を最大90%削減できた事例もあり、年末調整業務の改善を検討している企業にとって有効な選択肢となっています。
まとめ
年末調整は企業にとって必須の業務であり、正確な実施と期限内の完了が求められます。経理担当者は、書類の配布から回収、計算、提出まで、多岐にわたる作業を適切に管理する必要があります。年末調整の業務フローを理解し、計画的に進めることで、従業員への還付や追加徴収を円滑に行い、税務署への適切な申告も実現できます。早めの準備と効率的なシステムの活用により、年末の繁忙期を乗り切り、確実な年末調整の実施が可能となります。
年末調整は企業にとって必須の業務ですが、書類の回収や確認、計算、保管など、多くの手作業が発生する煩雑な業務です。TOKIUMの支出管理プラットフォームを活用することで、書類のペーパーレス化や高精度なデータ入力の自動化が実現でき、作業時間を最大90%削減できます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も同時に実現可能です。
以下の記事では、TOKIUM経費精算の評判・口コミ・類似システムとの違いを詳しく解説しているので参考にしてください。
