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注文書を処理するに当たり、「どのように作成すべきか」「印鑑は必要か」などと悩んでいる人もいることでしょう。注文書は、顧客との間でどのような取引が行われるのかを確認するための書類です。注文書の書き方や保管にはルールがあるため、トラブルを避けるためにも適切な方法を理解しておく必要があります。
この記事では、注文書の役割と印鑑の必要性などについて解説します。注文書を電子化するメリットも紹介するため、ぜひ最後までご覧ください。
注文書とは
注文書とは、依頼者と発注者の間で発行される書類です。正式に依頼をするタイミングで発注者が受注者に対して発行します。
注文書に記載が必要な項目は、以下の通りです。
- 発注者の名称または氏名
- 受注者の名称または氏名
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額
ただし、記載が必要な内容は、業種によって異なります。納期や納品場所など特記事項があれば、備考欄に記載しておくと取引をスムーズに進めやすくなります。
なお、注文書の発行は、受注者から見積書を受け取った後に行うのが一般的です。
注文書の役割
注文書は、取引内容を明確にして発注者と受注者の認識を揃える目的で作成します。
注文書を発行せずに取引を行った場合、トラブルが起こったり双方にデメリットが生じたりするリスクがあります。受注者側にとっては、後から業務範囲を超える要求をされたり、業務が完了したにもかかわらず、方針変更による支払い拒否をされたりといったトラブルを防ぐ上でも重要な書類です。
ただし、注文書は必ず発行しなければならないわけではありません。口頭で依頼や承諾をすることも可能です。しかし、トラブルが起こった場合に「言った」「言わない」の水掛け論になり、関係性の悪化を招くおそれがあることを理解しておきましょう。
下請法の対象となる取引の場合は、取引の公正性を保つために注文書の発行が義務付けられています。
注文書と発注書の違い
注文書と同じ目的で使われる言葉に「発注書」があります。注文と発注の言葉の意味は、以下の通りです。
- 注文…数量や形などを指定して製造や購入を依頼すること
- 発注…注文を出すこと
言葉の意味に大きな違いがないため、注文書と発注書は同じものと捉えて問題ありません。業界の慣行や企業の方針によっては、「数えられる有形商材＝注文書」「数えられないシステムやデザインなどの無形商材＝発注書」のように区別することもあります。
どちらを使用すべきか迷う場合は、社内規則を確認したり上司に相談したりしましょう。
発注書に関してより詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
注文書に印鑑は必要？
押印がある注文書もあれば、押印されていない注文書もあります。業界によっては注文書に印鑑を押すことが習わしになっていることもありますが、法律上は必須ではありません。押印がない注文書も取引内容を示す書類として有効です。
法人取引では、書類に記載された内容を会社が確認したことを示す手段として印鑑を押します。担当者の独断で発注したわけではなく、適切なプロセスを経て依頼していることを示すためのものです。
注文書への押印は、会社の方針を確認した上で判断しましょう。押印しない方針であっても、受注者側から押印を求められる場合もあるため、速やかに対応できるように準備をしておくと安心です。
業界慣行がない場合、注文書への押印は廃止するのがおすすめ
注文書に印鑑を押す作業や社内における押印プロセスには時間がかかります。業界慣行がなく会社の方針にも影響がない場合は、押印の廃止も検討してみましょう。
もちろん、注文書への押印には顧客との信頼性が向上するなどのメリットがあります。しかし、顧客との信頼関係を向上させることが目的であれば、押印以外の方法でも十分達成が可能です。事実に基づく提案やこまめな報告を意識するなど、信頼性の向上につながる行動はさまざまあります。
注文書への押印を廃止することで、承認を得るまでの時間を大幅に削減できるため、担当者の業務負担の軽減にもつながるでしょう。近年は、注文書に限らずさまざまな書類の押印を廃止する「脱ハンコ」を目指す会社も増えています。
ただし、業界慣行があり注文書への押印が必要な場合や取引実績のない会社との新規取引の場合、高額な取引を行う場合は、印鑑を押した方が良い場合もあります。
全ての取引で押印の有無を統一する必要はないため、取引の内容ごとに押印の廃止を検討するのも1つの方法です。
印鑑の種類について制約はない
法人で用いられる一般的な印鑑には、角印と丸印がありますが、注文書への押印に使用する印鑑には、種類の決まりがありません。
それぞれの特徴と違いは、以下の通りです。
| 角印 | 丸印 | |
| 印鑑の役割 | 会社の認印 | 会社の実印 |
| 印鑑登録 | 不要 | 必要 |
| 印影 | 社名 | 社名と役職名 |
角印は日常業務で使用されるのに対して、丸印は設立登記や契約書など重要な手続きに使用されるのが特徴です。丸印には、実印や銀行印があります。
注文書には、会社の認印である角印を使用するケースが多く見られますが、注文書の押印には法律効果がないため、丸印も問題なく使用できます。印鑑の種類によって、注文書の効力に違いが生じることはありません。使いやすい方を選んで使用しましょう。
押印場所は自社の会社名・住所の箇所が一般的
注文書の押印場所は、特に決まりはありません。ただし、注文書の内容を会社が確認したことを示す押印であるため、基本的には会社名と住所の右横に押します。過去に発行した注文書があれば、確認しておくと安心です。
押印する際は、上下左右に誤りがないか確認し、かすれないように適度な力加減で押しましょう。印鑑を離す際は、紙をしっかりとおさえてゆっくり真上に持ち上げるようにするのがポイントです。印鑑を傾けて押す風習がある会社もありますが、近年はきれいに見えるように真っすぐに押印する会社が増えています。
収入印紙を貼る場合は割印する
契約書には、契約金額に応じて定められた収入印紙を貼る必要があります。基本的には契約書で契約が成立するため、注文書に収入印紙を貼る必要はありません。
しかし、例外的に以下のケースでは注文書に収入印紙を貼る必要があります。
- 基本契約書に「注文書の発行により契約が成立する」と記載されている
- 注文書に「注文書で契約が成立する」と記載されている
注文書が契約書の役割を持つ場合は、契約書がなくても契約が成立します。注文書のみで契約が成立する場合は、収入印紙を貼って割印をしなければなりません。
割印とは、収入印紙に重なるように押印または署名することです。押印と署名は会社の代表者である必要はなく、担当者が行うこともできます。
割印は、収入印紙の再利用を防ぐことが目的です。印紙税法で定められており、割印を忘れると納税していないとみなされて収入印紙の3倍の過怠税が徴収されます。
参考：国税庁｜No.7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで
注文書に押印するメリット
業界慣行がない場合は、注文書への押印を廃止することで業務負担の軽減になります。一方で、注文書に押印することで得られるメリットもいくつかあるため、自社にとってどちらの選択が良いのかを見極めることが大切です。
以下では、注文書に押印する主なメリットを解説します。
取引先に信頼を示すことができる
注文書に押印することが慣行となっている業界では、押印が取引先に信頼を示す1つの手段になります。印鑑1つで「信頼できる会社」「慣行を理解している会社」であることをアピールできるのは大きなメリットです。
押印が慣行となっている業界において取引実績がない会社の場合は、法律上の必要性がなくても印鑑を押しておく方が取引成立につながりやすくなります。信頼構築がスムーズに進めば、今後の取引にもプラスに作用するでしょう。
押印が慣行として根付いている会社では、「脱ハンコ」が進みにくいのが現状です。取引先が押印は必要と考えている場合、押印のない注文書にマイナスな印象を抱くこともあります。法律上は押印が不要でも、取引先によって考え方は異なるため、臨機応変に対応することが大切です。
取引先とのトラブルを未然に防ぐことができる
注文書に押印をすることで、取引先とのトラブルを未然に防ぎやすくなります。
注文書をめぐる取引先とのトラブルでは、聞き間違いや入力ミス、発注日の認識のズレなどが多く見られます。取引を進める中でトラブルが起こった場合、責任の押し付け合いになるケースも少なくありません。
注文書に押印があると責任が誰にあるのかが明確になり、万が一トラブルが発生した場合にも発注側と受注側のどちらに原因があるのかはっきりします。
取引におけるトラブルを未然に防ぐことは、双方にとって長期的な信頼関係を構築する上で重要です。
社内の発注プロセスを管理できる
注文書に押印することで、社内の発注プロセスを管理できます。
押印なしで注文書を発行できる仕組みの場合、社員が独断で注文書を発行することも可能です。取引内容の誤りに気付かずに発注してしまえば、トラブルや大きな損失につながることもあるでしょう。
取引におけるトラブルや不正を防ぐには、注文書の作成から発行までのプロセスを管理することが有効です。責任者が最終的に取引内容や注文書の記載内容を確認した上で印鑑を押す仕組みにすることで、注文数の入力ミスや発注日の認識のズレなどを防げます。
ただし、発注プロセスに沿って注文書を作成すると時間がかかるため、余裕を持って準備する必要があります。
注文書を電子化するメリット
注文書は紙で発行する以外に電子データで発行することも可能です。電子化した注文書は、メールやチャットなどで取引先へ手軽に送れるため、業務効率化につながるメリットも豊富です。
以下では、注文書を電子化するメリットを解説します。
作業時間を短縮できる
紙媒体と比較すると、電子データの方が短時間で注文書を発行できます。
注文書を電子データで発行する場合は、フォーマットを利用するとスムーズです。データ上で作成したり修正を加えたりできる上に、メールやチャットで送受信もできます。注文書を郵送すると取引先に届くまでに数日かかりますが、メールやチャットであれば即座に送れるため大幅な時短になります。
また、データで管理できれば、責任者は外出中でも隙間時間を活用して注文書の内容をチェックできます。発注プロセスに時間がかかっている場合は、電子化によって業務効率化を目指せるでしょう。
保存スペースが不要になる
紙の注文書は、書類を保存するための物理的なスペースが必要です。
注文書の保存期間は、法律で定められています。
| 法人 | 原則7年欠損金の繰越控除を適用する場合は10年会社法上は10年 |
| 個人事業主 | 原則5年消費税納税業者は7年 |
注文書の保存は長期間に及ぶため、取引が多いほど場所を取ってしまいます。一方、電子化した注文書はクラウド上で管理できるため、保存スペースが不要です。電子化ツールの導入などにコストはかかりますが、保存費用や手間を削減できることを考えれば将来的には大幅なコスト削減が期待できます。
紛失リスクを低減できる
紙の注文書は、電子データに比べて紛失や盗難のリスクが高くなります。保存期間中に誤って処分してしまう可能性もあるでしょう。
電子データはメールやチャットで送れるため、紛失・遅延・誤配送のリスクを減らせます。置き忘れや盗難の心配もなく、安全に発行や保管ができる点がメリットです。
クラウド上へのアクセス制限をかけることで、情報が外部に漏れる心配はほとんどなくなります。仮に端末を紛失したとしても、アクセスには認証や許可が必要となるため情報は守られます。より安全性を高めたい場合は、セキュリティツールを導入するのも1つの方法です。
目当ての書類を容易に探せる
紙媒体だと、キャビネットに保存された書類の中から手作業で必要な注文書を探さなければなりません。その点、電子データはファイル名にルールを定めておくことで、検索すれば過去の注文書もすぐに探し出せます。
電子帳簿保存法では、検索機能をスムーズに活用できるように、日付や金額、取引先を入力して特定のフォルダに集約することを求めています。注文書をデータで受け取った場合も同様です。
なお、紙の注文書を受け取った場合は、スキャナ保存で電子化が可能です。電子化ツールを活用することで、注文書はもちろん請求書や納品書などさまざまな書類の電子化をスムーズに行えます。
文書保管を効率化するために、書類の電子化サービス「TOKIUMインボイス」も役立ちます。以下の記事では、TOKIUMインボイスの評判を詳しく紹介し、類似システムとの違いは何か、どのような場合に最適なシステムかについても解説していますので、参考にしてください。
業界慣行がなければ印鑑不要！注文書の電子化も検討しよう
この記事では、注文書の役割と印鑑の必要性、注文書を電子化するメリットについて詳しく解説しました。
注文書は、発注者と受注者の間で取引内容の認識を揃える目的で作成します。注文書への押印は法律で定められているわけではないため、業界の慣行がなければ廃止しても問題ありません。
一方で、注文書の押印には、「取引先との信頼関係を築ける」「取引におけるトラブルを防げる」などのメリットもあります。業界の慣行を確認した上で、自社にとって有益な方法を選択しましょう。
