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経理担当者ならではの悩みってありますよね。現金や旅費精算の提出が遅かったり間違いもあれば、つい愚痴もでてしまいます。
そんなときは現金精算を減らし、旅費精算はIT化を進めて効率化を目指すことをおすすめします。
具体的な悩み10個をピックアップして解決策を紹介しますので是非、最後までお読み下さい。
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現金精算にまつわる4つの悩み
経理は会社の中でも現金を扱う重要な部門です。現金が合わなければ真っ先に疑われるのは経理担当者ですから、責任もありますし神経も使います。そのため間違いがないよう確認やチェック項目も多くなります。現金を扱う悩みやイラっとして愚痴も言いたくなる状況も多いです。具体的には次のようなものがあります。
悩み1.小口現金の管理が面倒
小口現金を任されている経理担当者でしたら、日々の精算業務も多いのではないでしょうか。それぞれの精算金額は少額であっても、小銭は常に用意しておかなければなりません。
そのために銀行に両替に行かなければなりません。また毎日現金が動いているようであれば、残高の確認も毎日必要です。この手間、なんとか解消できないか経理担当者ならば悩むところです。
解決策：小口現金は廃止し、現金精算は極力減らす
現金精算に関する悩みの解決策は現金精算をなくすことです。つまりは従業員に立替の現金支払いをさせないようにすることです。方法としては次のようなものがあります。
- 月締めの請求書払いに変更する
- アスクル・アマゾンなどネット購入を利用する
- 法人カードを利用する
どうしてもなくせない現金精算でもクラウド型のITサービスを利用すれば、経理担当者の悩みも解決します。
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悩み2.領収書の手作業が手間
領収書を受け取り現金を渡すという単純な作業です。しかし経理入力→領収書貼付→出金→受渡→ファイリングと作業が多いです。100円のものをひとつ買っても、同じ作業が必要です。必要な仕事ではありますが経理担当者でもこの生産性のない作業にうんざりし、これでいいのか悩みますね。
解決策：紙の領収書をなくす
紙の領収書を電子保存するようにすれば、これらの面倒な作業から開放されます。
一つの方法が、電子帳簿保存法に対応することです。これにより領収書の原本破棄が可能になります。
しかし、電子帳簿保存法も申請の手続きや対応のハードルが高いのも事実です。
そこでオススメなのが経費精算システム「TOKIUM経費精算」です。
TOKIUM経費精算では経費精算システムでありながら、領収書の撮影や突合作業、倉庫への保管をすべて代行して行ってくれるので、電子帳簿保存法に対応せずとも紙の領収書を一掃できるというメリットがあります。
悩み3.振込を嫌がる人がいる
現金精算の煩雑さは経理担当者も理解しています。また精算を出した人たちも小銭を受け取るのが不便だと思う人も増えています。給与と一緒に精算金を振り込むという方法であれば現金精算の煩雑さから回避できます。
ところが、これに抵抗する人が社内の一部にはいます。給与の管理を全て妻にお任せしている男性社員です。特に年配の方や役職についている方が多く、この立場の方に認めてもらえないと振込に変更できないというところが悩むところです。
悩み4.精算の提出が遅い
経理の仕事は1日、1か月、1年でのスケジュールで業務をこなします。月の締めが終わらないと翌月の仕事への影響が出ます。そのため提出期限が間に合わない精算は経理担当者にとって悩みのタネです。
まとめて大量に出されるのも締めまでに間に合わない状況になるので困ります。また月の精算がやっと終わったところに「忘れてたこれも！」と領収書を持ってこられると、経理担当者ならばイラっとしたことがあるのではないでしょうか。
解決策：経費精算システムの導入
締め日ぎりぎりに経費を提出してくる。月末は残業続き..
このような悩みは経費精算システムの導入によって解決します。経費精算を電子化することで、申請→承認のスピードも早くなり、また入力のスピードも早くなるため
現場の社員も素早く提出してくれるようになります。
また、メールやアプリ内でリマインドもおくれることもあります。経費精算システムができることについては下記記事をご覧ください。
経費、交通費、旅費の精算にまつわる3つの悩み
経理担当者の中でも最も頭を悩ませているのが出張旅費や交通費の精算ではないでしょうか。長期の出張であれば金額も大きくなりますし、最適な交通経路の確認など悩ましいところです。
悩み5.立替金や仮払金の管理が手間
出張になると費用の額が大きくなるため、仮払いをする会社もあると思います。
経理担当者としては作業も二度になります。また実は仮払いを受けた従業員も精算が二度手間で、更に余った現金を戻すのを面倒だと思っている人も多いです。
悩み6.日当や宿泊費の確認に時間が掛かる
日当の設定や宿泊費の上限については各会社で規程を設けていると思います。この規程の額と合っているか確認を経理担当で行っているのであれば、悩ましいところです。
宿泊先のホテルによっては朝食付きやQuoカードなどのおまけ付きのプランを設定しているところがあります。朝食の額は精算できないと差し戻しをするのは、仕事とはいえ言いにくいものです。
悩み7.出張精算のミスが多い
出張の精算では公共交通機関だけでなく、タクシーやレンタカー、ガソリン代に駐車場代などがあります。長期の出張になれば手間も増え比例してミスも増えます。
さらには海外出張では領収書は外国語ですから、経理担当でチェックしようにも判別不明なこともあります。円への換算もミスが多いです。
解決策：経費精算システム・アプリを活用する
立替金や仮払いの管理、出張旅費精算などが煩雑になっている場合、経費精算アプリ・システムを活用することがオススメです。
エクセルや紙、自前のシステムを利用することには限界があります。
経費精算システムといっても数多くありますがオススメは「TOKIUM経費精算」です。
TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認ができる、クラウド経費精算システムです。オペレーターが領収書を高精度でデータ化するため、手入力によるミスを減らすことができます。領収書の原本はTOKIUMが回収し、突合点検・保管まで代行するので完全ペーパーレス化が可能です。
さらに、自社開発を含むあらゆる会計ソフトとも連携可能。電子帳簿保存法やインボイス制度にも応しています。
支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。
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経理の効率化やキャリアパスにまつわる3つの悩み
これまでは業務についての悩みでしたが、ここからは経理担当者自身についての悩みです。自分自身の作業手順を振り返り業務の効率化を図りたい、更には経理担当者としてステップアップしていくためにはどうしたらいいかといった悩みになります。
悩み8.仕事の忙しいタイミングが重なる
毎日、毎月、毎年のスケジュールで動く経理では忙しい時期が重なることはやむを得ません。決算の時期になれば遅くまで残業しなければならないかもしれません。逆に全く暇な時期との差があり過ぎるのも悩ましいところです。
悩み9.経理の学習時間が取れない
経理の仕事はルーティンと思われますが、税制の変更など常に新しい情報が必要です。
消費税の税率変更では内容を把握し、社内へと反映させていかなくてはなりません。
情報収集は自分で行っていかなくてはなりませんが、日々の業務に忙殺されて調べる時間が取れないところが悩ましいところです。
悩み10.一人経理で誰にも相談できない
中小企業の中では経理担当者が一人ということもあります。相談できる人もなく、愚痴を言い合える仲間もいないのは経理担当者でなくても辛いと感じることででしょう。
解決策：ルーティンの見直しとWebで情報収集を！
時間管理のルーティンを一度見直してみることをおすすめします。本当にその時にやらなければならないことは何か？を確認します。
また書類の多い経理部門ですがファイリングは極力簡略化します。
また一人経理で悩む時にはWebサイトから情報収集をします。分からない時に直ぐに自分で確認できるのでとても便利です。次のサイトは経理担当者が欲しい情報が確認できるサイトが一覧で網羅されておりおすすめです。是非ともご覧下さい。
参考：経理担当者は要チェック！経理の転職や資格合格に役立つブログまとめ
経理のキャリアプランについては次の記事が参考になります。会社の規模や種類、目指すべきところなど検討しやすくなっていますのでご覧ください。
参考：経理のキャリアプラン4つ｜面接で答えれば高評価を受ける回答例付き
まとめ
経理担当者の代表的な悩みと解決策を紹介しました。経費の精算は現金の扱いを減らし、これからはクラウドタイプのITサービスを活用していくことがポイントです。日々の業務が簡略化できたなら、経理担当者として自分自身がどうしたらステップアップしていくべきか是非とも考えてみて下さい。
