仕事をする上で、経費精算は必須業務の1つです。しかし、経費精算にかかる時間と手間が本来行うべき業務の滞りを招いてしまうことがあり、「めんどくさい」「何とか簡素化できないか」と感じている人も少なくありません。

煩雑な経費精算の手続きを簡素化するには、システム導入が効果的です。経費精算業務の実態を理解し、必要な対策を講じましょう。

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この記事では、経費精算が従業員の負担となる理由やシステム導入のメリットについて解説します。システムの選び方も紹介するため、経費精算の効率化やシステム導入を検討している人は、ぜひ最後までご覧下さい。

経費精算が「めんどくさい」理由

経費精算をするには、必須項目を正確に記入しなければなりません。経費精算を申請する従業員、申請を承認する上司、さらに申請書のチェックをして仕訳や振り込みを行う経理担当者が、それぞれの業務に不満を抱いている可能性があります。

面倒な経費精算業務を改善するためにも、実態を把握しておくことが大切です。

以下では、経費精算が「めんどくさい」と言われる理由を詳しく解説します。

申請書を作成する必要がある

経費精算をするには、申請書の作成が必要です。申請書の種類やフォーマットは企業により異なり、求められる情報を漏れなく記入しなければなりません。

一般的に、従業員が立て替えた費用を精算するには「立替経費精算書」、事前に支給した仮払金を精算するには「仮払経費精算書」が用いられます。

電車代やタクシー代などの旅費交通費、消耗品費、通信費といった業務上必要とみなされる経費は精算が可能ですが、旅費交通費であれば日付、目的地、ルートなどの情報を記入しなければなりません。記入ミスがあれば修正して再提出する必要があります。

また、外出頻度が多ければ、旅費交通費や取引先への手土産代などの経費が発生しやすく、業務が増えて経費精算が面倒に感じる原因となります。本来の業務に加えて経費精算の業務も行わなければならず、従業員の負担は大きくなります。

面倒な経費精算を後回しにした結果、ルートやスケジュールの記憶が曖昧になり、改めて確認する手間がかかることもあるでしょう。

さらに、架空の経費精算を防ぐために領収書の提出も必要です。申請まで保管しておかなければならず、面倒に感じる人も多く見られます。

出社が求められる

紙ベースで経費精算をする場合、上司に申請書を提出して承認を得なければなりません。ペーパーレス化が進む中でも、紙ベースで経費精算する企業は多い傾向にあります。

営業部など外回りの多い部署に所属する人は、経費精算のためだけにオフィスへ向かうこともあるでしょう。訪問先から直帰できずにストレスや不満の原因となる場合があります。

中には、申請書の作成や提出が面倒で、立て替えた費用の経費精算をしなかった経験がある人も少なくありません。

さらに、申請者だけでなく承認者側も承認作業のためにオフィスに戻る必要があります。テレワークをしていても、承認のためだけに出社しなければなりません。紙ベースの経費精算の場合、経理担当者も出社して申請書の確認作業を行うのが基本です。システム導入をしない限り、テレワークは難しいと言えます。申請書類や領収書の電子化、小口現金の廃止と法人クレジットカードの利用など、作業を遠隔化するにはさまざまな課題があります。

しかし、移動中や電車、バスを待つ時間などに外出先から遠隔で申請・承認ができれば、隙間時間の有効活用ができます。これが可能となれば、申請者や承認者、経理担当者の業務効率は格段に上がるでしょう。

承認作業に時間がかかる

承認作業に時間がかかることも経費精算が「めんどくさい」と思われる理由の1つです。

承認者は、経費精算の申請書に不備がないかチェックします。経費の正当性や使用目的、金額に問題がないことを承認する重要な業務です。申請書に問題がなければ、経理担当者へ申請書を回します。

申請書に不備がなかったとしても、承認者である上司のスケジュールや業務状況によっては、承認に時間がかかることもあります。メイン業務の合間に承認作業を行うため、繁忙期や不在期間が長い場合は承認が下りるまでに時間がかかってしまうのが実情です。

承認作業の権限を持つ人が複数いなければ、余計な工数が発生して経費精算が滞ってしまいます。出社しなければ作業できないため、移動時間や商談の合間など、隙間時間の有効活用も難しいでしょう。経費精算には、「領収書の日付から10日以内」「月末から数日以内」など社内ルールが設けられていることもあり、申請者と承認者の両方がタスクに追われることになります。

さらに、経費精算の申請書は月末に殺到しやすく、承認者側の負担は大きくなりやすい傾向にあります。従業員数が多いほど、承認作業に多くの手間と時間がかかるでしょう。

確認や仕訳が大きな負担になる

経費精算は毎月行われ、申請者、承認者、経理担当者が対応します。中でも、手作業による業務が多い経理担当者は、負担が大きく面倒な思いをしやすいと言えます。

経理担当者は、承認者から回ってきた申請書の全ての項目に目を通して、情報がそろっているかどうか確認しなければなりません。誤りや不足があれば、訂正して改めて申請書を提出してもらわなければならず、余計な工数が発生します。

申請された費用が問題なく経費計上できる場合は、申請内容から勘定科目を判断して仕訳を行います。経費計上できるか判断が難しい場合は、申請者への確認や税理士への相談が必要です。

場合によっては、「何に使ったのか」「誰に許可を得たのか」など申請者に細かく聞かなければならないケースもあります。従業員にネガティブな印象を持たれたり衝突したりすることもあるでしょう。申請者とのやり取りにストレスや負担を感じる経理担当者も少なくありません。

また、経費精算の件数が多いほど小口現金の管理が煩雑になります。残高の不一致や仕訳の誤りが起こりやすくなることも、経理担当者を悩ませる要因の1つです。

面倒な経費精算業務を楽にする方法

面倒な経費精算業務を簡素化できれば、申請者、承認者、経理担当者の負担を軽減できます。承認者や経理担当者を増やす方法もありますが、採用コストがかかる点がネックです。

まずは、現状を把握して改善できそうな部分を探してみましょう。面倒な経費精算業務を改善する主な解決策は、以下の2つです。

• 経費精算フローの見直し
• 経費精算システムの導入

ここでは、面倒な経費精算業務を楽にする方法を詳しく解説します。

1. 経費精算フローの見直し

対策を講じるに当たり、まずは自社の課題を明確にします。経費精算に関わる従業員にヒアリングを行い、業務フローを見直しましょう。

経費精算がスムーズに行われていない原因は、1つとは限りません。経費精算の機会が多い営業担当者や申請書に不備がないかチェックする承認者、精算処理を行う経理担当者がそれぞれ課題を感じている可能性があります。現在のルールが実態と合っていない場合もあるでしょう。

洗い出した課題を整理したら、無駄な工程の削減やルールの見直しをします。申請書の記入項目を厳選してフォーマットをシンプルにするのも効果的です。

新たな業務フローが完成したら、従業員に周知徹底することがポイントです。経費精算フローをマニュアル化したり代替承認者を設定したりすることで、経費精算業務の改善がスムーズに進みます。

2. 経費精算システムの導入

経費精算業務の手間と時間を削減するには、経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算システムとは、経費精算の申請から精算処理までをオンライン上で行うシステムです。旅費交通費や消耗品費はもちろん、交際費などの経費精算も自動化できます。

クレジットカード、乗換案内や交通系ICカードと連動しており、利用明細などの内容が自動でシステムに反映されます。スマートフォンからの申請やオンライン承認もできるため、外出時や移動中の時間を有効活用できます。また、テレワークの実現にも役立つでしょう。

さらに、仕訳作業や会計ソフトでの管理もしやすくなり、ミス防止や作業効率アップにもつながります。

ただし、システムが難し過ぎると機能を使いこなせなかったり負担が大きくなったりする可能性があります。使いやすさや運用のしやすさにも注目して、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。

経費精算システムの導入メリット

経費精算システムには、申請者、承認者、経理担当者の全員を面倒な作業から解放する大きなメリットが複数存在します。

もちろん導入にはコストがかかります。しかし、従来の紙ベースの経費精算にかかる人件費や従業員の負担を考えれば、メリットの方が上回る可能性が高いと言えるでしょう。

経費精算システムの主な導入メリットは、以下の通りです。

• 自動控除やICカードの読み取りができる
• オンラインで作業できるため出社しなくてすむ
• 申請の簡素化で人的ミスを防げる

経費精算における「めんどくさい」を一気に解決するために、適切な経費精算システムを導入しましょう。導入後は、振り返りの期間を設けて効果と新たな課題を確認することが大切です。

ここからは、経費精算システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

交通費が自動控除やICカードの履歴から算出できる

経費精算システムには、以下のような便利な機能が備わっています。

• 定期圏内の交通費自動控除
• ICカードの履歴照会
• 乗換案内で交通費を自動計算

従業員の定期区間をシステムに登録しておくことで、交通費精算から定期区間の交通費を自動で控除することが可能です。

ICカードの履歴を自動で読み取ることもできるため、履歴を印字したり領収書を提出したりする必要がなくなります。取り込んだ情報は後から内容を変更できない仕組みとなっており、不正申請の心配もありません。

また、使用した駅を乗換案内で指定すると、正しい交通費を自動算出してくれるため効率的です。「役職により支給額が異なる」「〇km以上は〇円支給」などの独自ルールも反映させられます。

経費精算システムの導入によって業務がシンプルになり、経費精算にかかる業務負担が大幅に軽減されます。計算間違いや記入漏れも防ぎやすくなるため、余計な工数の発生も減らせるでしょう。

スマートフォンからの申請・承認で出社が不要になる

スマートフォン対応のシステムなら、簡単な操作でいつでもどこでも申請や承認が可能です。

移動時間や商談の合間、出張先でもアプリから経費精算業務が行えるため、わざわざ精算のためにオフィスに戻る必要がなくなり、訪問先から直帰できます。承認印の押印も不要でレシート（領収書）もスマホで写真を撮るだけなので承認待ちの時間も短縮され、工数を削減できます。在宅勤務やサテライトオフィス勤務など、働き方の選択肢も広げられるでしょう。

経費精算が手軽な業務になることで、都度申請を行う従業員が増えることも大きなメリットです。申請が分散されれば月末に業務が殺到することがなくなり、承認者と経理担当者の負担が大幅に軽減されます。

より業務効率を向上させるなら、タスク管理機能が備わっているシステムがおすすめです。自身が対応すべき業務を可視化できれば、申請忘れを防いだり差し戻しの申請を一目で把握したりできます。

オンラインで完結できるため、ペーパーレス化の実現とも相性も抜群です。電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用することで、領収書の保管も不要になります。

経費精算に関わる従業員の負担が軽減され、仕事へのモチベーションアップも期待できるでしょう。

支出管理プラットフォーム「TOKIUM」では、スマホから手軽に操作できる経費精算システムを提供しています。経費申請はもちろん承認もスマホで行えるため、経費精算フローをスムーズに回すことが可能です。経費精算にかかる時間の大幅な削減が期待できるでしょう。

必須項目の設定で確認が容易になる

多くの経費精算システムは、基本的な項目に対応しています。

経費精算に必要な基本項目は、下記の通りです。

• 申請日
• 申請者情報
• 支出日
• 目的と用途
• 金額
• 支払先

必須項目をあらかじめ設定しておくことで、記入漏れを防ぎやすくなり確認作業がスムーズになります。申請者情報には、氏名だけでなく所属や社員番号なども入力できるようにしておきましょう。特殊な項目を使っている場合は、項目名の変更や追加ができる経費精算システムの導入がおすすめです。

紙ベースの経費精算の場合、申請書を確認しながら仕訳を起こさなければならず、手間と時間がかかります。経費精算の件数が多ければ、その分ミスも起こりやすくなるのが悩みの種です。

しかし、経費精算システムを導入すると、仕訳作業を自動化できます。申請時の項目と勘定科目が紐づくように設定されていれば、一から仕訳をおこす必要がありません。使用している会計システムに合わせて出力できるように設定しておくことで、手入力をしなくてすみます。

また、精算した金額を振り込むために必要なFBデータ（全銀データ）も自動で作成できます。仕訳、会計、振込の手間が省けることは、経理担当者にとって大きなメリットです。

システムの導入で経費精算の「めんどくさい」を解消

手作業の経費精算を行う申請者、承認者、経理担当者の多くは、「めんどくさい」と感じています。紙ベースの経費精算には、手間と時間がかかる上に記入漏れや計算ミスがおこりやすいといった課題があります。

従業員の仕事へのモチベーションアップや業務効率化を目指すために、経費精算システムの導入を検討してみましょう。

経費精算システムの導入により、乗換案内・交通系ICカード・クレジットカードと連携が可能になります。スマートフォンに対応しているシステムであれば、移動中や出張先でも申請や承認ができるため、工数の削減や待ち時間の短縮など経費精算の簡素化につながります。

本記事を参考に、現場の経費精算に対する「めんどくさい」を解決しましょう。