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発注書は企業間の取引において重要な役割を持つ文書です。売り手、買い手双方の認識のズレを防ぎ、取引を円滑に行うためには欠かせません。
一方で発注書の果たす役割の詳細や、適切なやり取りを実現させるために守るべきフォーマットなどは、あまり詳しくない人もいるでしょう。
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この記事では発注書の役割や効率的な作成方法、発行する際の注意点などを解説します。また近年普及している発注書の電子化について、メリットや注意点なども併せて紹介します。
発注書とは？
発注書は取引の際に必要となる書類ですが、普段からなんとなく取り扱っており、役割を明確に理解できていない人もいるでしょう。発注書が果たす役割や、発注書と混同されやすい見積書・受注書・発注請書との違いを解説します。
発注書の果たす役割
発注書は物品の製造や特定の業務などに関して、他人・他社に発注する意思を一方的に示す書類です。契約書のように当事者間で意思を示した上で作成・締結するものではないため、発注書の役割に「受注者の意思表示」は含まれません。
ただし、発注書によって契約が成立するケースもあります。例えば、事前に基本契約が締結されており「発注書を発行することで双方で個別契約を締結する」といった記載がある場合が挙げられます。
見積書との違い
発注時にやり取りされることの多い書類の1つが見積書です。見積書は契約前に商品やサービスの価格を提示するものであり、作成するのは受注者です。
発注者は受注者から提示された見積書をもとに検討し、最終的な発注内容を決定します。
見積書の役割や作成方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
受注書、発注請書との違い
受注書と発注請書も、発注時にやり取りされることの多い書類です。受注書・発注請書は共に同じ役割を果たす書類であり、名称が異なります。役割としては発注者が発行した発注書に対して、物品の製造やサービスの提供を受注する意思表示を行うことです。
受注書・発注請書と発注書を双方で取り交わすことで、契約が成立します。
発注書の発行は法的に規定されているの？
発注書は取引の際に重要な役割を果たしますが、法的に発行が義務付けられているのは、下請法の対象となる取引の場合のみです。以下で詳しく解説します。
下請法の対象となる取引の場合は法的義務
取引をするに当たり、発注書の発行は原則として法的義務はありません。物品やサービスの受発注は口頭のやり取りでも成立します。
ただし、下請代金支払遅延等防止法（以下、下請法）の対象となる取引では、親事業者は下請事業者に対して発注書の交付義務があるため注意しましょう。この義務に違反すると「50万円以下の罰金」の対象になります。
下請法は親事業者が優越的な地位の乱用を行うことを防止し、下請け事業者を保護するための法律です。仕事をもらう側の下請け業者は立場が弱くなりやすいため、上記で解説した発注書の発行義務や、さまざまな禁止事項を定めています。
禁止事項の例として、下請代金の支払遅延や下請代金の減額、買いたたき、物品の受領拒否などがあります。
下請法の対象となる取引とは？
下請法の対象となる取引は、以下の4つです。
- 製造委託
- 修理委託
- 情報成果物作成委託
- 役務提供委託
それぞれ簡単に解説します。
1. 製造委託
製造委託は、親事業者が自社の仕様に基づいて下請事業者に物品の製造・加工を委託することです。標準品をそのまま購入する場合は原則として対象になりません。
2. 修理委託
修理委託は、親事業者が修理の内容や方法を指定した上で、物品の修理行為の全部または一部を下請事業者に委託することです。一般向けの修理サービスではなく、親事業者が修理内容などを指定するものが対象となります。
3. 情報成果物作成委託
情報成果物作成委託は、親事業者が下請事業者に対して行う特定の情報成果物の作成を委託することです。委託の内容が親事業者の仕様に基づくものが対象です。情報成果物には、例として以下のものが挙げられます。
- プログラム
- 映像コンテンツ
- 商品・広告デザイン
- 設計図
4. 役務提供委託
役務提供委託は、親事業者が下請事業者に対して特定のサービスの提供を委託することです。親事業者が指定する仕様にしたがってサービスが提供されるものが対象です。特定のサービスには、運送や警備、清掃などがあります。
発注書の作成方法
発注書の記載事項やテンプレートは企業によってさまざまであり、自社で使用している発注書が適切であるか不安に感じている担当者もいるでしょう。発注書の書き方、作り方を以下の3点に焦点を当てて解説します。
- 記載するべき項目
- 下請法適用の場合に記載するべき項目
- 実際の書面例
記載するべき項目
一般的に、発注書に記載するべき項目は以下の通りです。
- 発注書の宛先
- 管理番号
- 発行日
- 作成者の情報（企業名・住所・担当者名など）
- 発注する商品名
- 発注する数量・単価・合計額
- 発注書全体の小計金額と消費税の金額
- 納品場所・納期
- 支払方法
管理番号は発注者が発注書を管理するための番号です。取引を管理しやすくするためにも、番号の記載が望まれます。
商品名・数量・単価は、発注内容を示す重要な情報です。単価は1個あたりの単価だけでなくセット単位などさまざまなケースがあるため、注意して記載しましょう。
発注書全体での合計額は、消費税込の総額を記載しなければなりません。しかし、商品ごとの単価では法的な決まりはないため、当事者間での取り決めや商慣習によって決められます。後日のトラブルを防ぐためにも、詳しい発注条件を事前に明確にしておきましょう。
下請法適用の場合に記載するべき項目
下請法では、親事業者に下記4点が義務付けられています。
- 書面の交付義務
- 下請代金の支払期日を定める義務
- 書類の作成・保存義務
- 遅延利息の支払義務
下請法の対象となる取引では、原則として「下請事業者の給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を記載した書面を下請事業者に交付しなければならない」と定められています。下請法の対象となる取引では注意しましょう。
実際の書面例
実際の発注書の例を紹介するので、参考にして下さい。
発注書を発行する際の注意点
発注書は受注者に発注内容を伝える大切な書類であり、発注書の発行は取引を開始するための重要な作業です。
発注書の発行の際に注意したい次の5つのポイントを解説します。
- 内容に誤りがないか確認する
- 保存期間を確認する
- 収入印紙の貼付が必要か確認する
- 紙面の場合はメール便で送付しない
- 電子メールの場合は電子帳簿保存法に要注意
内容に誤りがないか確認する
発注書は、その後の取引内容を左右する大切な書類です。発注書の内容に対して受注者が発注請書などを発行した時点で契約は成立します。
そのため、発注内容に誤りがないことを十分確認する必要があります。特に注文商品の種類や個数、納期などに注意しましょう。
保存期間を確認する
発注書は法人税法上、7年間の保存義務があります。また、欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間の保存が必要です。
また会社法において、貸借対照表や損益計算書などの会計書類や重要な帳簿の保存期間は10年間とされています。発注書はそのような帳簿ではないものの、関係書類と併せて保存しておくと安心でしょう。
下請法が適用される取引の場合は必ず発注書を作成・保存しなければならず、公正取引委員会で定められた保存義務は2年間です。ただし下請法よりも税法の保存期間の方が長いため、実際は7年間保管しておくと問題ないでしょう。
電子帳簿保存法にしたがって電子データで保存する場合には、紙の発注書の保存義務はありません。しかし電子データは税法上、紙の発注書と同様に最低7年間の保存義務があり、かつ電子帳簿保存法にしたがって保存要件を満たす必要があります。
保存期間や要件の詳細は以下の記事をご覧下さい。
収入印紙の貼付が必要か確認する
発注書には、原則として収入印紙を貼付する義務はありません。しかし、以下のようなケースでは契約書と同様の効力が発生するため、収入印紙を貼付する必要があります。
- 発注書の発行によって契約が成立する
- 見積書に対して発注書で契約の意思表示をする
- 受注者も署名・捺印により受注の意思表示をしている
発注書の発行によって契約が成立するケースとは「発注書を発行すれば契約が成立する」といった基本契約が既にある場合が考えられます。
「発注書」という名称でも受注者の意思表示がある書面であれば、収入印紙を貼付しなければなりません。
紙面の場合はメール便で送付しない
発注書は信書として扱われるため、法律に沿った方法で郵送する必要があります。
信書を取り扱えるのは、原則として日本郵便株式会社のような国が定めた信書便事業者だけです。料金が安いという理由で、信書を扱えないメール便などのサービスを利用しないように注意しましょう。違反した場合は3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられます。
電子メールの場合は電子帳簿保存法に要注意
発注書を電子メールなど郵送以外の方法で電子データをやり取りする場合は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。
発注書に関する電子取引は、発注書をシステム上で作成する、もしくは紙で作成したものをスキャンして電子データとして送付する取引です。電子データを保存するためには、電子帳簿保存法上、真実性の確保と可視性の確保の要件を満たさなければなりません。
電子取引における電子データの保存について、詳細は以下の記事を参考にして下さい。
発注書を電子化するメリット
発注書作成・送付業務はマニュアル化されている企業が多く、その通りに行っていれば効率的に実施できていると考える担当者は多いでしょう。しかし紙で発行・送付している場合は、発注書を電子化することでさらに効率化を図れます。
発注書を電子化する3つのメリットについて、それぞれ見てみましょう。
- コストの削減につながる
- 業務効率化につながる
- セキュリティを強化できる
コストの削減につながる
発注書を電子化すると、紙での業務にかかっていた以下のようなコストを削減できます。
- 紙代・印刷代・インク代
- ファイリング代
- 保管場所
- 郵送にかかる費用
発注書は、企業によって膨大な量になることが想定されます。紙が多くなるほど、紙代や印刷代、インク代、郵送費用がかかるでしょう。
発注を増やして事業拡大を図る場合はこうしたコストも比例して増え、利益を圧迫する要因になります。電子化すればコストの削減につながるでしょう。
業務効率化につながる
発注書をシステム上で作成することで、業務効率化が図れます。主な理由は以下の通りです。
- テンプレートを柔軟に編集できる
電子の発注書であれば、発注書のテンプレートをシステム上で柔軟に変更できます。
- 紙よりも迅速に検索可能
電子データはパソコンを利用することで検索が容易になります。紙をファイリングの中から探す手間がなくなるでしょう。
- 書類のやり取りが迅速
郵送する必要がなくなり、迅速に発注書をデータでやり取りできるようになります。封入やファイリングなどの手間が省けます。
- 一部の業務を自動化できる
システムによっては発注時に入力した内容をそのまま自動で読み込み、帳票などに反映させることも可能です。
セキュリティを強化できる
紙の発注書を管理する場合、セキュリティ対策としては施錠などの物理的手法に頼るしかありません。発注書を電子化して保存すれば、より高度なセキュリティをシステム上で担保できます。
紙の場合は保管場所全体に施錠、もしくはパスワードを設定するといった方法になりますが、電子データであれば各データに個別でパスワードを設定できます。災害などでデータを紛失しても、バックアップがあれば復旧できるため安心です。
発注書を電子化する際のポイント
発注書の電子化は、業務効率の向上をはじめとした多くのメリットがあります。実際に電子化を進めるにあたって注意すべき2つのポイントを以下で解説します。
- システムを導入する
- 事前に取引先に周知させる
システムを導入する
書類の電子化は、導入から運用まで自社で完結させることも可能です。しかし受領後の保存に関する業務については、開発にかかる人的・時間的コストを考慮すると、他社サービスやシステムを導入する方が経済的といえるでしょう。
システムは機能や料金体系、発注書の読み取りの精度など、製品によって大きく異なります。各システムで自社が希望する機能の有無を確認し、導入により得られる効果とコスト面を比較して検討しましょう。安さだけで選ばず、自社のニーズに適したサービスを選ぶことが重要です。
人気のシステムを比較検討するなら、以下の記事がおすすめです。
事前に取引先に周知させる
発注書の発行を電子化する場合は、事前に取引先に周知させる必要があります。電子化すると電子帳簿保存法における電子取引に該当し、同法に規定する保存方法を実施しなければなりません。
取引先の中には、電子でのやり取りに対応できない、または電子帳簿保存法にしていないといったケースがあるでしょう。この場合、紙で発行する業務フローも残しておく必要があります。
スムーズに電子化に移行するためには自社だけで判断せず、事前に電子化への対応の可否を取引先に確認しておくことが大切です。
発注書業務を効率化するには
発注書は企業間の取引において重要な文書の1つであり、発注書の作成は取引を行う上で必須の業務です。
多くの企業では日々のルーティン業務の一部として行われているため、その役割や記載すべき事項などを考える機会はないかもしれません。今一度、発注書の基本的な役割や作成する上での注意点、効率化などについて、この記事を参考にして下さい。
また、電子帳簿保存法の改正によりペーパーレス化が進み、発注書の電子化を取り入れる企業が増えています。電子化にはさまざまなメリットがあります。自社の業務の流れを見直して効率化を図るために、発注書の電子化を選択肢の1つとして取り組んでみてはいかがでしょうか。
