電子インボイスは義務ではない！それでも導入すべき理由とは

この記事は約 5 分で読めます。

そもそも電子インボイスって何？
電子インボイスを導入すべき理由
電子インボイス保存のカギは電子帳簿保存法
電子インボイスは義務化されていないが業務効率化のために導入の検討を

2023年10月1日からインボイス制度が開始されました。それに伴ってよく聞かれるようになった言葉が「電子インボイス」です。言葉自体は知っていても、内容を知らない人もいるかもしれません。

→ダウンロード：マンガで分かる！インボイス制度開始後の「隠れ課題」とは？

この記事では、電子インボイスとは何か、導入は義務なのか、導入することにどのようなメリットがあるのか、など電子インボイスの基本的な知識を網羅的に解説します。これを読めば、電子インボイスに関する疑問が解消するでしょう。

そもそも電子インボイスって何？

電子インボイスとは、2023年10月1日から導入されたインボイス制度において適格請求書を電子データ化したものです。具体的な交付方法として、以下のようなものがあります。

光ディスクや磁気テープなどの記録用の媒体による交付
EDI取引による交付
電子メールによる交付
インターネット上のサイトを通じた交付

なお、電子インボイスを保存するにあたっては、電子帳簿保存法の要件を満たす形で進めなくてはいけません。つまり、真実性および可視性を確保する必要があります。

電子帳簿保存法に対応した経理システム、ソフトを導入している場合は、要件を満たしている可能性が高いでしょう。しかし、自社独自の経理システム、ソフトの場合は、要件を満たせていないケースもあるため、顧問税理士などに確認する必要があります。

請求書の電子化とは？電子化のメリットや注意点も解説

電子インボイスの目的

電子インボイスの普及が呼びかけられている目的は、バックオフィス業務のデジタル化です。デジタル庁は紙と電子の共存によるバックオフィス業務の生産性低下を課題としており、電子インボイスの普及に取り組んでいます。

まず、バックオフィス業務ではさまざまな書類を扱いますが、一部の書類は電子、それ以外は紙というように扱いが統一されていないと、整理するだけでかなりの労力が必要です。さらに、紙の書類を郵送する場合、印刷や封入の手間がかかります。

また、紙の書類は紛失、盗難などのトラブルやミスが起きやすい上に、改ざんのリスクもあります。

インボイスをはじめとした書類を電子化していけば、正確な経理処理を行いつつ、改ざん、紛失、盗難などのトラブルに備えていくことが可能になるはずです。また、詳しくは後述しますが、働き方の多様化の一環として、リモートワークを推し進める時にも役立ちます。

電子インボイスの交付は義務ではなく任意

注意したいのは、電子インボイスの交付は義務ではなく任意であることです。電子インボイスの導入が義務化されているのではないかと考える人もいますが、現時点ではそのような決定はなされていません。そのため、今でも紙ベースで請求書をやり取りしている企業が多くあるのが実情です。

しかし、世の中の流れとして推進の動きは高まっており、今後義務付けられる可能性も十分に考えられます。義務化された後にサービスを検討しても法律上は問題ありませんが、できれば早い段階から進めておいた方がスムーズに移行できるでしょう。

電子インボイスの交付は、後述するようにさまざまな業務の効率化をもたらしてくれます。請求書発行など経理業務の効率化が課題となっているなら、その切り札として今から導入を検討するのもおすすめです。特に、経理担当者が少ない企業の場合、一部の業務だけでも効率化することで負担を大きく減らせる可能性があります。

電子インボイスを導入すべき理由

電子インボイスを導入すべき理由を一言でまとめると、経理業務を大幅に効率化できるからです。ここでは具体的にどのような課題の解決に役立つのかを解説していきます。社内での経理業務において問題を抱えている場合は、電子インボイスの導入により解決の糸口がつかめないかを確認してみましょう。以下の7つの理由をぜひチェックしてみて下さい。

1. データ処理の効率化

紙で請求書を作成している場合、改めてその情報を会計ソフトに手作業で入力しなければいけません。この方法だと非効率的である上に、人がやる作業である以上、入力ミスも発生し得ます。特に、毎月発生する請求書の数が膨大な場合、ミスをゼロにするのは至難の業です。ダブルチェックを施していたとしても、100％ミスを発見できるとは限りません。

また、2019年から消費税率が8％もしくは10％になりましたが、取引の性質に応じて正確に使い分けないと、間違った処理が行われかねません。

このような「紙ベースで請求書をつくること」が抱えていた問題点が、電子インボイスの導入により解決できます。

電子インボイスの導入によって、請求書の情報を会計ソフトに取り込めるため、データ処理作業を効率的に行うことが可能です。人の手を介さずに入力ができるためミスが減らせる上に、大幅に時間を短縮できます。複数の消費税率が混在していても、適切な処理をした上で会計ソフトに反映されるため、経理担当者の負担も大幅に減らせるでしょう。

2.保管や管理の負担が軽減

電子インボイスの導入により、保管や管理にかかるコスト・時間を削減することができます。

紙で請求書を発行した場合、保管や管理をするには、ファインリングをした上でキャビネットなどの保管場所を用意しなくてはいけません。ファイリングの作業や、キャビネットにそのファイルをしまう作業だけでも、請求書の量次第ではかなりの時間がかかります。また、請求書は証憑書類であるため、7年間保管しなくてはいけません。それだけの場所を7年間使い続けられるようにするだけでも、かなりのコストがかかります。オフィスが手狭なら、他に倉庫を借りるなどしないといけないため、その賃料も発生するでしょう。

インボイス制度により発行される適格請求書でも、7年間保管しなくてはいけないのは同様です。しかし、これを電子インボイスにできれば、印刷やファイリング、キャビネットの確保や収納の手間、それらにかかるコストはなくなります。担当者の負担が軽減できると共に、紙ベースでのやり取りもなくなるため、資源の大幅な節約につながるのもメリットです。

請求書の保存期間は？最新法改正から保管の注意点まで解説【2024年】

3.テレワークに対応可能

電子インボイスを導入すれば、さまざまな取引がインターネット上で可能となり、出社が不要になります。これについても、紙ベースでのやり取りと比較してみると分かりやすいでしょう。

紙で請求書を発行して取引先に送る場合は、担当者が出社して作業をしなくてはいけません。他の部署ではテレワークを導入しているのに、経理担当部署だけがテレワークができない、できても持ち回りでの出社と併用ということは往々にして起こります。何らかの理由で請求書を修正しなくてはいけない場合、その都度出社しなくてはいけません。業務の都合上と言えばそこまでですが、不満を覚える担当者もいるはずです。

しかし、電子インボイスを導入すれば、インターネット上で業務が完結します。修正対応が必要になったとしても、自宅など別の場所から作業をすれば問題ありません。取引先への送信もインターネットがつながる場所であれば行えるため、経理担当者もテレワークに対応できます。

また、紙の請求書で業務を進めていた場合、スキャンした情報を会計システムに補足情報と共に手入力するなど、何かと手間がかかりました。しかし、電子インボイスを入力すれば、このような事務作業も不要になります。

4.ヒューマンエラーの削減

前述したように、紙ベースの請求書のデータを手作業で会計ソフトに入力すると、どうしてもミスは起きやすくなります。しかし、インボイス制度対応の会計ソフト導入によって自動化が可能になれば、手入力により起きるミスは減らせるでしょう。インボイス作成時点で情報が間違うことはあり得ますが、フォーマットを統一するなどミスを減らすための工夫も併せて行いましょう。

5.データ改ざんの防止

手入力の請求書発行作業では、データ改ざんが行われるリスクがあります。紙を何枚も出力し、請求書を悪用されることがないとは言えません。具体例として、営業担当者が架空の請求祖を捏造し、その資金を使いこむことなどが考えられます。

しかし、電子インボイスを採用すれば、取引額の修正が困難となります。紙の請求書では難しいセキュリティ対策を講じることができるためです。具体的なセキュリティ対策として、以下のものが考えられます。

電子証明を施す
ファイルへのアクセス履歴を残す

また、さらにセキュリティを強めるための対策として、総務省は「eシール」の導入を検討しています。これは、電子文書の発信元の組織を示すための暗号化等の措置で、企業が発行する電子データの発行元を証明するための仕組みです。

2024年4月には最終とりまとめが行われ、2024年中にeシールに係る認定制度の運用を開始する方向で調整が進められています。

参考文献：総務省｜報道資料｜「eシールに係る検討会最終取りまとめ」、「eシールに係る指針（第2版）」及び意見募集の結果の公表

6.海外企業との取引が円滑化

2023年10月からインボイス制度が本格的にスタートしたものの、適格請求書自体に明確なフォーマットが存在しない状態が続いています。そのため、企業によって使われている電子インボイスのフォーマットもまちまちです。

そこで、EIPA（デジタルインボイス推進協議会）は、デジタル庁と連携のもと、電子インボイスの運用にあたって統一規格の採用を発表しました。統一規格として採用されたのがPeppol（Pan European Public Procurement Online）です。これは、請求書をはじめとした電子文書をネットワーク上でやり取りする上での標準規格であり、ヨーロッパなど世界40か国以上で採用されています。電子インボイスがPeppolに準拠する場合、海外企業との取引にもそのまま使うことが可能です。

7.将来的に電子インボイスが義務化する可能性

前述したように、2024年7月現在、電子インボイスの導入は義務化されていません。紙の請求書を使い続けていても法的には問題がない状態です。しかし、将来的に電子インボイスの導入が義務化される可能性は往々にしてあり得ます。

いざ、導入の義務化が決定したら、未対応の企業は具体的に動いていかないといけない以上、期限が迫るほど対応に追われることになるでしょう。スケジュールに余裕がない状態で対応していくと、「導入が間に合わない」「業務マニュアルが整備しきれない」など抜け・もれが生じてもおかしくありません。このような導入上の抜け・もれをできるだけ防ぐためにも、義務化されていない今のうちから余裕をもって検討しましょう。