この記事は約 6 分で読めます。
経費精算業務は、多くの領収書や精算書などを確認しなければならず、バックオフィスの業務の中でも特に事務処理上の負担となりやすいでしょう。効率的な処理方法を見出せず、悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
経費精算を効率化する方法として、業務関連書類の電子化があります。2022年1月より施行された電子帳簿保存法の改正により、紙の書類を電子化して保存するためのハードルが下がりました。
→ダウンロード：成功事例に学ぶ！ペーパーレス化から始める経理DX
この記事では経費精算業務関連の書類電子化について、概要やメリット、具体的にデータ化する方法を紹介します。経費精算業務の電子化により業務効率化を図りたい担当者は、ぜひ最後までご覧下さい。
経費精算の電子化とは？
一般的に「経費精算の電子化」とは、経費精算の際に扱う領収書を電子化することです。領収書をスキャンする、スマートフォンで写真を撮るといった方法で電子データ化し、それをもとに経費精算を行うことで業務全体をペーパーレス化できます。
昨今では電子帳簿保存法の改正に伴い、紙の書類を電子化して保存する企業が増えています。以下で領収書の電子化の概要と、電子化が進んでいる背景について見てみましょう。
領収書をデータ化する
領収書の電子化は「経費精算の電子化」における重要な業務です。
従業員などが立て替える領収書は紙で受領するケースが多く、経費精算をするには紙を経理などに提出し、承認を得ることになります。そのため、特に出張が多い社員などは精算が遅れるケースもあるでしょう。
また、経費精算に関する領収書の量は膨大になりやすく、紙で保管すると以下のようなリスクがあります。
- 保管スペースが必要
- 紛失する恐れがある
- 探すのに時間がかかる
領収書をスキャンなどで電子化すると、以下のような点で業務効率化が図れます。
- 時間と場所を問わず領収書を提出できる
- 領収書提出にかかる手間を省力化できる
- 領収書を検索しやすくなる
- システムによっては自動で領収書の文言や金額を読み取り、経費の支払い業務や仕訳の計上の際に読み取りデータを一部利用できる
TOKIUMの導入事例
実際の領収書電子化の成功事例として、株式会社栃木ブレックスの導入事例を紹介します。同社では経費精算業務で毎月2,000枚もの紙の領収書を処理しており、申請・承認共に出社が必須でした。また、大量の紙の原本管理に時間をとられ、倉庫の確保や発送作業も必要でした。
そこでTOKIUM経費精算システムを導入すると、スマホでの経費申請が可能になり、経費精算のための出社が不要になりました。また、電子帳簿保存法に対応しているため領収書や請求書を電子データで保存でき、ペーパーレス化により大量の紙面の原本管理が不要になりました。
「以前は1枚の請求書探しに1日潰れていたが、その手間がなくなった」「毎月経理の処理に半日かかっていたが、2時間前後で処理まで完了するようになった」といった声が上がっています。
領収書のデータ化は電子帳簿保存法が鍵
電子帳簿保存法は、帳簿書類を紙ではなく電子データで保存するための要件を定めた法律です。主に電子データによる保存の規定は、大きく以下の3つに分けられます。
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
経費精算の電子化が進んだのは、主にスキャナ保存の要件が緩和された点が大きな理由の1つです。スキャナ保存は紙の領収書・請求書などを、スマートフォンやスキャナで読み取った電子データで保存することです。
主な改正点には以下が挙げられます。
- 税務署長への事前承認の手続き廃止
- タイムスタンプの要件緩和
- 適正事務処理要件の廃止
特に経費精算業務では、立て替えた領収書をスマートフォンで読み取り、時間と場所を問わず電子データで経理に提出できる点で業務効率化が図れます。
スキャナ保存をしていない場合でも、電子取引で受領した書類は電子データのまま保存しなければならなくなりました。こちらは義務であり、立て替えた経費の領収書を電子データで受け取った場合には、電子データのまま保存する必要があります。
電子帳簿保存法の改正については以下の記事もご参照下さい。
領収書のデータ化によるメリット
領収書の電子データ化にはさまざまなメリットがあります。ここでは以下の4点をそれぞれ解説します。
- コストが削減される
- 業務効率化が実現できる
- リモートワークの推進につながる
- セキュリティが向上する
コストが削減される
ペーパーレス化を進めると、紙面の業務にかかる以下のようなコストを削減できます。
- 紙代・印刷代・インク代
- ファイリング代
- 保管場所にかかる費用
- 郵送費用
領収書などの経費精算関連書類は、最低7年間の保管が必須です。そして領収書の量が多くなるほど、上記のような費用がかさむでしょう。しかし電子化すれば、コストを大幅に削減できます。
業種や社員数によっては、立て替えた領収書が毎月大量になる企業もあるでしょう。量が多くなるほど保管コストは多くかかり、また事務作業にかかる時間やコストも増大します。コストカットの面だけでも、電子化するメリットは大きいでしょう。
業務効率化が実現できる
領収書の電子化は業務効率化につながります。主な理由は以下の通りです。
- 検索機能を活用して素早く文書を探し出せる
- 経費精算の書類のやりとりが迅速になる
- システムの導入により業務を一部自動化できる
経費精算の領収書はファイリングしても埋もれやすく、探すのに苦労することが多いでしょう。電子化すれば、データ上で検索できるため素早く探せます。
また、外出が多い社員などは、経理部などへ領収書を提出するのも困難な場合があるでしょう。領収書を電子化すれば、場所と時間を問わずにデータを提出して精算の依頼が可能です。
またシステムを導入することで、領収書の文字や金額を自動で読み取るなど一部自動化が図れ、業務の簡略化につながります。
リモートワークの推進につながる
経費精算に関連する書類を電子化すると、経費精算業務をリモートで行えるようになります。
紙での領収書は原則として社内に保管され、外部に持ち出すのは困難な場合が多いでしょう。複数人が同じ資料を確認したい場合はコピーする必要があり、持ち出しは困難といえます。
領収書を電子化して保存することで、アクセス権限があれば場所と時間を問わずに複数人が閲覧できます。領収書を提出した社員へ訂正を依頼するような場合でも、電子データでやり取りできるため遠隔での経費精算業務が可能です。
経費精算のためのクラウドシステムを導入すれば、電子データで取り込んだ領収書などから自動で文字や金額を読み込み、システム上で経費の振込や仕訳の計上のための元データを作成できます。
経費精算に関連する一連の業務を全てリモートワークで行うことで、多様な働き方の実現につながるでしょう。
セキュリティが向上する
領収書を紙で受領・保管する場合、セキュリティ対策は施錠など物理的な方法に頼るしかありません。もし災害があれば紛失するリスクがあります。
領収書を電子化して保存する場合、より高度なセキュリティをシステム上で設定可能です。紙の場合、保管場所全体の施錠やパスワード設定が限界ですが、電子データであればデータごとにパスワードを設定できます。
また、災害があっても電子データのバックアップ体制があれば、復元できます。セキュリティが向上するだけでなく、万が一の時のリスクにも対応可能です。
領収書をデータ化する方法
領収書のデータ化は、具体的にどのように行えば良いのでしょうか。主な流れは以下の通りです。
- 電子帳簿保存法の要件を確認する
- 適切なシステムを導入する
- 社内ルールを策定する
それぞれ順に解説します。
電子帳簿保存法の要件を確認する
領収書の電子化は、電子帳簿保存法の要件にのっとって行う必要があります。経費精算業務において領収書などを電子化する場合、保存する方法としてはスキャナ保存か電子取引による保存となるでしょう。
スキャナ保存の場合の主な要件は以下の通りです。
- 入力期間
最長2ヶ月以内経過後、概ね7営業日以内に行う
- タイムスタンプの付与
入力期間内（概ね7営業日以内）にタイムスタンプを記録事項に付与する
- 検索要件
下記の検索要件を満たす必要があります。
①取引年月日などの日付、取引金額、取引先での検索
②日付・金額に係る記録項目の範囲指定検索
③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせ検索
ただし、税務職員によるダウンロードの求めに応じる場合は②③不要
スキャナ保存の要件の詳細は以下の記事を参照下さい。
電子取引の保存要件として重要なのは、保管しているデータの内容が正しいものであることを裏付ける「真実性の確保」と、税務署や関係者が必要な時にデータを確認しやすくする「可視性の確保」です。
それぞれの詳細は以下の記事を参考にして下さい。
適切なシステムを導入する
書類の電子化は自社で完結させることは可能です。しかし、開発にかかる人的費用や時間を考慮すると、他社サービスやシステムを導入する方がコストを抑えられる場合が多いといえます。
経費精算システムには、さまざまなものがあります。以下のような観点でチェックし、自社の希望に合ったシステムを選びましょう。
- 既存の業務システムと連携できること
- クラウド型か買い切りのオンプレミス型か
- サポート体制の手厚さ
- 希望の料金体系
- 電子帳簿保存法に対応していること
- 領収書の読み取り精度の高さ
経費精算システムは、電子データでの保存や自動読み取り、既存システムとの連携などさまざまな機能を活用することで業務効率化につながります。どこまでの機能を求めるか、コストも考慮して検討するのがおすすめです。
システムの比較検討の際には、以下の記事も参考にして下さい。
社内ルールを策定する
電子データで保存する場合、特に書類の名称設定など、書類の管理に関して細かいルールを設定する必要があります。特に電子化された書類は物理的に探せず、システム上で検索できないと見つけることが困難になるため注意が必要です。
上記のように電子帳簿保存法では電子データで保存する場合、取引年月日や取引金額、取引先名により検索できるといった、検索要件を満たす必要があります。
スキャナ保存をする場合は検索要件以外の要件も多く、スキャナ保存に対応するシステムを要するケースがほとんどです。電子帳簿保存法に対応するシステムを運用すれば、自ずと検索要件を満たします。
検索要件のルールの詳細は以下の記事でも解説しているので、参考にして下さい。
経費精算システム選定のポイント
経費精算業務の電子化を進める際には、経費精算システムの導入が有効です。経費精算システムは、多くの企業からさまざまな製品がリリースされています。
自社に合うシステム選定のためには、自社の希望を明確化することが大切です。その際、他システムへの連携やサポート体制なども、検討時には重要な要素になります。ここでは、領収書の電子化に関連するポイントを中心に、以下の3点を見てみましょう。
- スキャン精度や読み取り機能
- 料金体系
- データの保存場所とセキュリティ
スキャン精度や読み取り機能
領収書を電子化するには、スキャンなどにより電子データとして読み込む必要があります。システムによっては、電子データから文字や金額を一部自動で読み取ることで、精算業務や仕訳の計上に活かし、効率化を図れます。主な読み取りの方法は以下の通りです。
- 「光学文字認識（OCR：Optical Character Recognition/Reader）以下、OCR」機能による読み取り
- OCR機能にAI学習機能を加えて、スキャンの読み取り精度を高めたAI-OCR機能の活用
- オペレーターが目視で読み取る方法
OCR機能はいつでも即時にデータを読み取れますが、領収書の状態によっては読み取りの精度が低い場合もあります。機能によって料金は変わるため、読み取りの精度とのバランスを含め、システム導入の際にはよく検討しましょう。
料金体系
料金体系はシステム供給元によってさまざまです。例えば以下のような点で、標準料金体系内に含まれるか、含まれずにオプション料金となるかの違いがあります。
- 使えるシステムの機能
- 電子保存できるデータ量
- サポートなどのサービス
自社がどのサービスや機能を求めているか明確にし、その上でコストを抑えられる料金体系のシステムを選ぶことが重要です。また、システム供給元の担当者への相談料が一括料金か都度課金かといった違いもあるため、事前に確認しておきましょう。
コスト面だけに注目してしまうと希望の機能や性能がなく、電子化や業務効率化が実現できないだけでなく、かえってコストがかかる恐れがあります。
データの保存場所とセキュリティ
電子化した後のデータの保存場所とセキュリティ対策は、電子保存する上で重要です。書類を電子化すると、時間と場所を問わず、多人数が書類にアクセスできる状態になります。また、外部からサイバー攻撃を受ける恐れもあります。
システム上、デジタル化したデータがどこに保管されるのか、セキュリティ対策はどのように行われているか確認しましょう。セキュリティ対策は専門知識がないと判断しづらいため、第三者機関によるセキュリティ評価基準を確認するのがおすすめです。
また、紙の原本も自社で管理する場合は膨大になりやすいため、提供元で保管してくれるのか、保管期間や保管方法も確認しましょう。
経費精算を電子化して業務効率化を図ろう
経費精算業務は、多くの領収書や精算書などを確認しなければならず、バックオフィス業務の中でも負担が大きいといえます。
領収書やレシートなどの電子化は経費精算業務の効率化を図れるだけでなく、さまざまなメリットがあります。電子帳簿保存法などの改正で電子データ保存がしやすくなった今こそ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
システムを選定する際のポイントは、自社に合ったシステムを導入することです。コスト面だけに着目せず、自社が望む機能を明確化した上で検討すると良いでしょう。
TOKIUM経費精算は「撮って捨てる」の2ステップで、完全ペーパーレスを実現するクラウド経費精算システムです。オペレーターとAI-OCRの力を融合させ、99%以上の精度でデータ化を実現します。
▶︎ 機能や導入メリットがわかる！TOKIUM経費精算の資料をダウンロード
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
