ペーパーレス化の取り組みの一環として、給与明細の電子化を導入する企業が増えています。給与明細の電子化にはさまざまなメリットがあり、労務担当者と従業員の双方にプラスとなる取り組みです。

これまでにない取り組みだからこそ、導入に懸念を抱く人も少なくありません。まずはどのように進めるべきか、ペーパーレス化のメリット・デメリットは何かなど、詳しく情報収集をしておきましょう。

本記事では、給与明細の電子化を導入する流れとメリット・デメリットについて詳しく解説します。導入における注意点にも触れるため、ぜひお役立て下さい。

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給与明細の電子化とは何か

給与明細の電子化とは、従来の紙に印刷した書類ではなく電子メールやクラウドサービスを経由して給与明細を交付することを意味します。

2006年の税法改正で、2007年1月1日以降給与明細や源泉徴収票の電子交付が認められるようになりました。

現在は、退職所得の支払明細・源泉徴収票、公的年金の源泉徴収票なども電子交付が可能です。

法律で認められた電子交付の種類は、下記の通りです。

• 電子メールで送信する
• 社内LAN
• WANを利用して開示する
• インターネットを利用して開示する
• CDなどの媒体に記録して交付する

電子データの改変ができないように措置を講じることは求められていません。しかし、改変が行われるリスクを防ぐために、電子署名をして電子証明書を添付することが推奨されています。

ペーパーレス化が推進される理由を解説

ペーパーレス化が推進される主な理由として、働き方が多様化したことや税法改正が行われたことなどがあります。

テレワークや在宅勤務が広まり、紙への印刷ではなくデータを活用する企業が増えました。紙で管理する場合、社外での仕事がスムーズに進められず作業効率が低下します。働き方の多様化を目指すには、ペーパーレス化が必須です。

デジタル技術は日々発展しており、政府はDXの推進を推奨しています。ペーパーレス化は、DX推進の取り組みの1つです。

さらに、電子帳簿保存法が改正されたことで、企業のペーパーレス化が一気に進んでいます。電子データ保存の規制緩和により電子化がしやすくなって着手した企業もあれば、電子保存義務化により取り組まざるを得なくなった企業もあります。

環境保護意識が高まり、CO2排出量削減の取り組みが注目されていることも、ペーパーレス化が推進される理由の1つです。

ペーパーレス化の推進にあたり、発生しやすい課題とその解決策について知りたい方は以下の記事をご覧ください。

給与明細を電子化するとどうなるのか

給与明細の電子化により、企業にはさまざまな変化が現れます。導入をスムーズに進めるためにも、どのような変化が起こるのかイメージしておきましょう。

ここでは、給与明細の電子化による変化を3つ解説します。

ペーパーレスが実現する

給与明細の電子交付による変化の1つが、ペーパーレス化の実現です。

紙に印刷しなくてすむため、紙の使用量や燃焼する総量が減ってCO2排出量削減に貢献できます。印刷した給与明細の仕分けや配布などが不要となり、作業場所や保管場所を有効活用できます。

給与明細の配布・送付にかかっていた工数の削減は、誤封入や誤配布などの人的ミスの防止にも効果的です。

給与明細をメールなどで配信できる

メールや給与計算システムなどを活用して、給与明細をスマートに配布できます。手渡しの手間がなくなり、配布の確実性がアップします。給与明細の作成にかかる事務費用や郵送代などのコストもかかりません。

また、給与に関するデータ管理がしやすく、過去分の検索もスムーズです。社会保険や年末調整の確認が必要な場合でも、手間なく給与情報を閲覧できます。

他のシステムとシームレス連携ができる

給与明細を電子化すると、他のシステムとのシームレス連携もできます。

既に勤怠管理を電子化している企業も少なくありません。給与明細の電子化により、勤怠情報や給与計算を管理するシステムにつながりを持たせることが可能です。

シームレスな連携で情報の分断を防ぐことができれば、給与計算や出勤日数の把握などにおけるミスが起こりにくくなります。

給与明細を電子化する流れを解説

給与明細の電子化に向けて、どのようなステップで実施したら良いのか理解を深めておきましょう。

以下では、給与明細を電子化する流れを解説します。

まずは関連法律を理解する

給与明細の電子化には、租税特別措置法や所得税法などへの理解が必須です。トラブルを防ぐために、関連法律を正確に理解しておきましょう。

また、電子化を導入するには、下記の条件をクリアしなければなりません。

• 従業員の承諾を得ている
• 映像面への表示や書面への出力ができる
• 従業員に電子交付したことを通知する

法律で、従業員の承諾を得た場合のみ給与明細の電子化ができると定められています。電子化した場合でも、従業員から請求があれば、紙による交付が必要です。

電子交付できる書類や条件、電子化の方法には決まりがあるため、事前に確認しておきましょう。

どこまで電子化するか検討する

給与明細のみ電子化するのか、源泉徴収票や勤怠管理も電子化するのか、具体的な範囲を決定しましょう。電子化を検討している書類があれば、まとめて対応することで導入コストも抑えられます。

源泉徴収票も含めて電子化する場合、給与明細の電子化と同じように業務工程を減らすことができます。ただし、源泉徴収票の電子化にも従業員の承諾が必要です。

従業員から同意書をもらう

給与明細や源泉徴収票などの電子化には、導入を検討するチームだけでなく実際に給与明細を受け取る従業員からの承諾も必要です。

同意書は承諾を得た証となるため、必ず同意書を提出してもらいましょう。

あらかじめ下記の項目をお知らせしておくと、従業員から同意書をもらう流れがスムーズになります。

• 電子交付する書類の名前
• 電子化の方法
• ファイルの記録方法
• 交付予定日
• 交付開始日など

期限までに従業員からの回答がない場合は、電子交付を承諾したとみなすことができます。

反対された場合の対応方法も検討する

従業員の中には、給与明細の電子化に反対する方もいるかもしれません。パソコンやスマートフォンなど、データを確認できる端末を所有していない従業員がいる可能性もあります。

給与明細の電子化は強制できないため、同意しない従業員に対しては、従来通り紙の給与明細を交付しなければなりません。

メインの業務フローは電子化に切り替えつつ、一部の従業員に対する紙による対応策も残しておきましょう。

専用のソフトやツールを導入する

給与明細の電子化に対応したシステムはさまざまあります。専用のソフトやツールを比較し、自社に合うものを選びましょう。

導入するシステム選びで注目したい項目は、下記の通りです。

• 対象企業規模
• 交付の方法
• 初期費用
• サポート体制
• セキュリティ対策

あらかじめ交付の方法や予算を決めておくと、システムを選びやすくなります。実際の操作イメージをつかむために、無料トライアルを活用するのもおすすめです。

電子化を完了させ、給与明細を配信・交付する

導入したシステムを活用して、給与明細の電子化を完了させます。作成した給与明細は、事前に従業員に通達した方法で予定日に合わせて配信・交付します。

ポータルサイトを開設すると、従業員が個別にアクセスして給与明細を確認できるため、配信の手間がかからず便利です。従業員が配信・交付された給与明細をスムーズに確認できるか不安な場合は、説明会や研修会の実施も検討しましょう。

給与明細を電子化した場合のメリットとは

給与明細の電子化は、労務担当者と従業員の双方にメリットがあります。

ここでは、給与明細を電子化するメリットを立場別に紹介します。

労務担当者側のメリット

労務担当者側の主なメリットは、コスト削減につながることと業務効率化が実現することの2点です。

コスト削減につながる

給与明細の電子化によりペーパーレス化が実現すると、コストを大幅に削減できます。給与明細の電子化で削減できるコストの具体例は、下記の通りです。

• 紙代
• 印刷代
• 封筒代
• 切手代
• 郵送代

1つひとつの費用は小さくても、年単位で考えるとまとまった金額になります。従業員数が多い企業や郵送で交付している企業にとって、大きなメリットです。

業務効率化が実現する

給与明細を電子化すると、印刷・仕分け・封入・投函などの業務を削減できます。業務フローが簡潔になることで、業務効率化が実現します。

従業員数が多いほど仕分けや封入などに手間がかかるため、業務効率に課題を感じている場合は電子化を検討するのがおすすめです。業務効率が改善されることにより、人的コストの削減も期待できます。

従業員側のメリット

従業員側の主なメリットは、給与明細の紛失を防げることと給与明細をチェックしやすくなることの2点です。

給与明細の紛失防止になる

電子データは紛れたり落としたりする心配がなく、紙と比べて管理しやすくなります。

紙の場合、他の書類に紛れたり誤って捨ててしまったりする可能性があります。給与明細の電子化は、紛失だけでなく個人情報の流出も防げるため、従業員にとって大きなメリットです。

源泉徴収票や賞与明細なども含めて電子化されていれば、管理の手間が省けます。確定申告や転職をする場合は、必要に応じて自身で電子データの印刷やコピーが可能です。

いつでも給与明細をチェックできる

電子化された給与明細は、メールやクラウドシステムで共有されるため、インターネットさえあれば時間と場所を問わずいつでもチェックできます。紙を持ち歩く必要がなく、アプリなどで簡単な操作をするだけでスピーディーに表示できます。

在宅勤務やサテライトオフィスの活用など働き方が多様化する中で、給与明細を受け取るためだけにわざわざ出社するのは非効率です。給与明細の電子化は、従業員が働きやすい仕組みづくりにもつながります。

給与明細を電子化した場合のデメリットとは

給与明細の電子化にはさまざまなメリットがある一方で、いくつかデメリットもあります。デメリットがメリットを上回る可能性もあるため、しっかり確認しておきましょう。

ここでは、給与明細を電子化した場合のデメリットを3つ紹介します。

情報漏えいにつながる恐れがある

給与明細に記載されている内容は、プライバシー性の高い情報です。メール送信の宛先間違いやデータを保存したUSBの紛失などがあれば、情報漏えいの恐れがあります。クラウドシステムを利用する場合は、セキュリティの弱さから外部に情報が漏れる可能性もあるでしょう。

クラウドシステムの障害によって情報が流出したりデータが消えたりすることも考えられるため、セキュアなシステムを利用する必要があります。

既存のやり方を変える必要がある

紙の給与明細から電子化に移行するには、新しい業務フローの構築が必須です。

メールによる交付であれば、送信先のアドレス把握やメールリストの作成などを行います。クラウドシステムを利用する場合は、システムのフォーマットに合わせた給与明細のデータ作成や他のシステムとのシームレス連携確認などが必要です。

労務担当者は通常業務を行いつつ新しいやり方を覚えなければならないため、導入時は業務負担が大きくなります。

費用がかかる

給与明細電子化システムなどを利用する場合、導入費用の他に継続費用もかかります。従業員数が多ければ、企業規模に見合うシステムを導入しなければなりません。

紙の給与明細の作成にかかる事務費用や郵送代・人件費などのコストを削減できても、システム導入や継続のコストがかさめばデメリットの方が大きくなります。

導入を検討する段階で、費用対効果を検証しておきましょう。

給与明細の電子化における注意点を解説

給与明細の電子化には、知っておくべき注意点もあります。導入後にトラブルが起こらないように、注意点をチェックして対策を講じましょう。

以下では、給与明細の電子化における注意点を解説します。

使用中のシステムとの相性を確認する

給与計算システムを既に導入済みである場合、使用する給与明細電子化システムによってはうまく情報を取り込めない可能性があります。

自社で運用しているシステムとの互換性がないシステムを導入してしまうと、業務効率化の実現に支障をきたします。本格的に給与明細の電子化を導入する前に、使用中のシステムと給与明細電子化システムの相性を確認しておきましょう。

セキュリティ対策を徹底する必要がある

給与明細の電子化によるメリットを最大限に高めるには、セキュリティ対策の徹底が欠かせません。電子データの受け渡しとなるため、情報漏れを防ぐための対策を講じておきましょう。

メール交付の場合は、誤送信や外部からのハッキングに注意が必要です。業務フローや管理におけるルールの策定、ウイルス対策や不正侵入の対策などにより、大切な情報を守りましょう。

労務担当者だけでなく、従業員のセキュリティ意識を高めることも大切です。

給与明細は電子化すると便利！自社に合うツールを探してみよう

給与明細を電子化すると、ペーパーレス化や他のシステムとのシームレス連携が実現します。労務担当者側はコスト削減や業務効率化につながり、従業員側は給与明細の紛失防止や利便性の向上が期待できます。

一方、管理方法や利用するシステムによっては情報が漏えいするリスクがあります。システム導入には新しい業務フローの構築や費用負担も必要となるため、メリットとデメリットの両方を理解した上で導入を検討することが重要です。

自社に合うシステムやツールを探して、給与明細の電子化によるメリットを高めましょう。