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内部統制の強化はコンプライアンスの遵守や効率的な経営につながり、企業の発展に寄与します。強化するメリットは多くあるため、企業は積極的に取り組むべきといえるでしょう。
この記事では内部統制を強化するメリットや、実際に内部統制を強化する方法、ポイント、進め方などを解説します。内部統制の強化に役立つツールも紹介するので、是非最後までご覧ください。
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内部統制とは？
内部統制とは、企業の事業目的を効率的かつ健全に達成するための仕組みや業務プロセスのことです。内部統制は日常業務に組み込まれて構築されるものであり、経営者だけでなく企業に所属する全ての人材が、それぞれの立場で内部統制を遂行することが重要です。
内部統制には4つの目的と6つの基本的要素があります。以下でそれぞれ簡単に紹介します。
内部統制の4つの目的
金融庁が定める内部統制の目的は、以下の4つです。
- 業務の有効性及び効率性
- 報告の信頼性
- 事業活動に関わる法令等の遵守
- 資産の保全
それぞれの内容は以下の通りです。
- 業務の有効性及び効率性：事業活動の目的達成のため、業務の有効性・効率性を高めること
- 報告の信頼性：財務諸表をはじめとした開示資料が適切に記載され、信頼性を確保すること
- 事業活動に関わる法令等の遵守：事業活動に関わる法令やその他の規範を遵守すること
- 資産の保全：資産の取得や使用、処分が正当な手続・承認のもとで行われるよう、資産の保全を図ること
参考：金融庁『財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準』
内部統制の6つの基本的要素
内部統制は以下の6つの要素で構成されています。内部統制の目的を達成するためにはそれぞれの要素を満たす必要があり、内部統制の有効性判断の基準となります。
- 統制環境
- リスクの評価と対応
- 統制活動
- 情報と伝達
- モニタリング
- ITへの対応
それぞれの内容は以下の通りです。
- 統制環境：組織がもつ誠実性・倫理観、経営方針・経営戦略、経営者の意向・姿勢、組織の構造・慣習、人事の方針などを総称する概念。他の基本的要素の基盤となる
- リスクの評価と対応：企業の目標を達成するためにリスクを識別・分析・評価して、リスクへの適切な対応を選択するプロセス
- 統制活動：経営者の命令・指示が適切に実行されるために定められる方針や手続き
- 情報と伝達：必要な情報が適時かつ適切に識別・把握され、企業の内外、そして株主や投資家などの利害関係者に正しく伝えられること
- モニタリング：内部統制が有効に機能していることを継続的に評価するプロセス
- ITへの対応：組織の目標を達成するためにIT技術を適切に活用すること
参考：金融庁『財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準』
内部統制の4つの目的と6要素については、以下の記事でより詳しく紹介しています。
内部統制を強化するメリット
内部統制の強化は、企業が継続的に発展するために取り組むべき重大な課題です。内部統制を強化するメリットは、主に以下の通りです。
- 業務の効率化・可視化により生産性が向上する
- 財務状況を適切に把握できる
- 社会的信用を獲得できる
- 組織ルールを整備・確立できる
- 組織環境を改善できる
以下でそれぞれの詳細を見てみましょう。
業務の効率化・可視化による生産性の向上
内部統制を強化する際に業務プロセスが明確化されることで、無駄な業務の削減や工程の簡略化ができ、業務効率化につながります。
また内部統制を整備すると、継続的に評価・検証することになります。そのため、継続的に業務の効率化についても評価・改善を繰り返すことになり、結果として企業の生産性向上にも役立つでしょう。
内部統制の強化は企業の業務上のメリットが大きく、内部統制監査で指摘がなくても自主的に取り組むべきといえます。
財務状況を適切に把握
内部統制の目的の1つが、財務報告の信頼性を確保することです。内部統制を強化することで、財務諸表の正確性を高められます。
経営者をはじめとした企業内部のトップ層が経営判断をする際、正確な財務諸表や会計データを参考に意思決定ができます。さらに無駄なコスト削減や利益率の改善など、管理会計のための判断材料にも役立つでしょう。
社会的信用を獲得
内部統制の強化により財務報告の信頼性が高まると、ステークホルダーは安心して企業の財務情報を参考にできます。その結果、企業に対する利害関係者からの信用の向上が期待できるでしょう。
また、有効な内部統制が機能することで不正リスクを防ぎ、不祥事の発生を避けることにもつながります。不祥事は企業に予期せぬ損害を与える恐れがあり、場合によっては事業継続性を脅かすケースも考えられます。内部統制の強化により、不正を防止して事業継続性を向上させられる点もメリットです。
組織ルールを整備・確立
内部統制を構築、整備する過程で社内のルールが明確化されます。ルールが浸透することで、現場の業務遂行や役割分担などの円滑化が期待でき、業務効率の向上に役立つでしょう。
また、不正リスクを低減させるようなルールが内部統制に組み込まれればリスクマネジメントしやすくなり、健全経営にもつながります。
組織環境の改善
前述の通り内部統制は業務の効率化だけでなく、不正のない健全な経営を達成するための仕組みです。そのため内部統制を強化すると、職場環境の透明性が保たれます。
また、ルールにしたがって効率的に業務を遂行でき、生産性が上がることで従業員にとって働きやすい職場環境を整備しやすくなるでしょう。従業員のモチベーションが上がると企業全体の士気の向上に影響し、結果として企業の発展につながります。
さらに職場環境の改善は、離職率の低下や人材の確保のしやすさにも寄与する可能性があるでしょう。
内部統制を強化する方法
内部統制を強化する以下の2つの方法について解説します。
- 継続的な内部統制の見直し
- 自社に合ったシステムを導入
継続的な内部統制の見直し
内部統制を強化するには、継続的に自社の内部統制の整備状況を見直すことが重要です。そのためには現状の業務フローを可視化してリスクを把握し、対応する内部統制が機能しているか、していない場合には対応を検討します。
内部統制の見直しには「3点セット」と呼ばれる以下の資料を作成・活用しましょう。
- 業務記述書
- フローチャート
- リスクコントロールマトリックス（RCM）
以下でそれぞれの概要や使い方を簡単に紹介します。
業務記述書
業務記述書は、業務の流れを記載したもので、業務フローの可視化に役立ちます。
例えば販売プロセスの場合、記載方法は以下の通りです。
- 受注・出荷・売り上げ計上・請求など業務を細分化する
- それぞれ「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにしたのか」を意識しながら業務の流れを記載する
業務で使用するシステムや帳票名も正確に記載しましょう。
参考：金融庁『財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準（p100）』（2023年）
フローチャート
フローチャートは、業務記述書の内容を図で表したものです。視覚的に業務の流れが分かりやすくなり、業務プロセスの関係性を明確化できます。
フローチャートなら文章だけでは判断しづらいプロセスも分かりやすく視覚的に示されるため、リスクを発見しやすくなります。
参考：金融庁『財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準（p99）』（2023年）
リスクコントロールマトリックス（RCM）
リスクコントロールマトリックスは、業務プロセスの中で考えられるリスクの内容と、自社がそのリスクに対して設けている対策方法を記載した表です。内部統制により全てのリスクに対応できるかどうか、一覧表で確認できます。
参考：金融庁『財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準（p101）』（2023年）
自社に合ったシステムを導入
内部統制の強化には、自社に合ったシステムやツールの活用が必須です。システムの利用は有効な内部統制を構築・整備するために不可欠といえます。
財務報告の正確性は内部統制の評価に直結します。また、自社に合わないシステムを利用していると、さまざまなトラブルが生じるでしょう。財務報告の信頼性を確保してトラブルを防止するためには、場合によってはシステムの見直しも必要です。
特にトラブルが発生しやすい請求書支払業務や支出管理などでは、内部統制に対応したツールを活用することで、業務の健全性を守り効率化も図りやすくなります。
内部統制構築の進め方
内部統制構築の進め方は、以下の通りです。
1. 取締役会で決定した内部統制の基本方針を、経営者がトップダウンで社内に浸透させる
内部統制の構築は、経営者の一貫した方針によって実施することが重要です。
2. 内部統制の整備状況を把握した上でリスクの洗い出し・評価と、不備への対応・是正
現状の内部統制の整備状況を把握して、機能していることを評価します。評価には前述した以下の「3点セット」を作成・活用しましょう。
- 業務記述書
- フローチャート
- リスクコントロールマトリックス（RCM)
3. 内部統制を業務に落とし込み、効率的な実施の可否を検証
強化すべき内部統制の内容が決定したら実際に業務に組み込み、効率的に実施できるかどうか検証します。
4. 一連の評価が完了すれば結果を報告書にまとめ、監査を行った上で金融庁に提出
財務報告に関する内部統制の評価結果を「内部統制報告書」に記載します。内部統制報告書は、監査人の内部統制監査を受けた上で「内部統制監査報告書」と併せて金融庁へ提出しなければなりません。また、内部統制を強化するために実施した取り組みの内容についても報告書に反映させます。
内部統制を強化するためのポイント・注意点
内部統制の強化を実現するための重要なポイント・注意点は以下の通りです。
- 内部統制・方針を複雑にし過ぎない
- 企業全体への浸透・継続的な教育
- ツールやシステムを導入するなら入念に比較検討する
それぞれ解説します。
内部統制・方針を複雑にし過ぎない
内部統制を構築・整備する際に、業務手続きや規則を厳しくし過ぎてしまうケースがあります。しかし、あまりに厳し過ぎると従業員の負担が増え、かえって業務効率を下げてしまうことも考えられるでしょう。
またリスクを洗い出したからといって、全てのリスクに対応するのは現実的ではありません。優先順位をつけ、ルールや規則は実用的で守りやすい内容に落とし込むことが大切です。
優先順位を考える際には、リスクが財務諸表や経営に与える影響を適切に判断する必要があります。業務手続きや規則、リスクに対する優先順位は、継続的に見直すことも重要です。
企業全体への浸透・継続的な教育
経営者は統制環境を構築し、経営方針をトップダウンで組織全体に浸透させることが大切です。統制環境は、組織がもつ誠実性や倫理観、経営者の意向や姿勢、経営方針や経営戦略、人事の方針、組織の構造や慣行などを総称する概念を指します。
内部統制を強化するためには、企業に属する全員がトップの意向に従い、誠実に業務を行うための環境を整備することが重要です。企業全体が組織の目的や内部統制の意義などを正しく認識できるように、継続的な教育を行う必要があるでしょう。
ツールやシステムを導入するなら入念に比較検討する
有効な内部統制の構築や整備、強化には、自社に合ったツールやシステムの利用が必須です。自社に合った製品とは、自社の課題、ニーズに適したものを指すため、まず現状抱えている課題を十分把握しましょう。
そして、導入の際には使いやすさや機能、サポート、コスト、セキュリティなどさまざまな観点でも比較して検討することをおすすめします。
もし導入しても使い勝手が悪い場合、業務効率が低下する恐れがあるでしょう。システムの導入はコストがかかるだけでなく、社内の業務フローが少なからず変更されます。一時的に従業員の負担が増えるため、導入前には現場の声も取り入れながら入念に検討することが重要です。
内部統制の強化は請求書支払業務の見直しから！
内部統制の強化は、業務の効率化や生産性の向上をはじめとしたさまざまなメリットがあります。内部統制監査で指摘された場合だけでなく、自主的に取り組むのも良いでしょう。有効な内部統制の構築や業務効率化を図る手段には、自社に合ったツール・システムの導入が効果的です。
内部統制を強化するためにツールを導入するなら、まずは特にトラブルが発生しやすい請求書支払・支出管理のプロセスの安全性を高め、同時に効率化が図れる製品の導入がおすすめです。
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