ビジネスの現場では、書類やデータのデジタル化が進んでいます。その流れの中で、社内外で関係者が多く存在する請求書の電子化が注目されています。

しかし、請求書を電子化して送付することが普及する一方で「紙の原本も送付する必要があるのか？」という疑問もしばしば耳にします。

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本記事では、電子化された請求書の郵送について、詳しく解説しています。

請求書の基礎知識については「請求書の書き方を見本で解説【失敗しない書き方・送り方】」を参考にしてみてください。

請求書の原本の郵送は必要？

電子化した請求書については、原本の送付を求められた際に郵送が必要となります。なぜなら、取引先によっては原本の送付を求めることがあるからです。特に規模の大きい企業では、紙の請求書の保存が必要とされるケースが存在します。これらの企業では紙の請求書への信頼度が高く、法律や規定により紙の請求書が必須とされていることもあります。

一方、取引先から要求されなければ、原本の郵送は不要である場合もあります。近年の電子化の普及により、紙の請求書を必要としない企業が増加しています。こういった状況では、電子化した請求書をメールで送るだけで十分です。

そのため、原本の郵送が必要になるか否かは、事前に取引先に確認しておくと、請求書の送付がスムーズになります。また、原本の郵送が必要な場合であっても、併せてメールでも請求書を送付することで、受け取り側の手間を減らすことが可能です。

電子化した請求書は法的に有効！

次に、電子化した請求書の法的有効性について考えてみましょう。電子化された請求書、例えばPDF形式のものは、法的に有効です。これは「電子帳簿保存法」により定められています。

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電子帳簿保存法で定められている要件を満たしていれば、PDFなどによる電子化した請求書の発行は法的に問題ないとされています。

電子化した請求書の保存期間は、紙の請求書と同じとされており、原則として7年間の保存が求められます。これは税務調査などに備え、請求書の内容を後から証明するための措置です。

なお、電子化された請求書も紙の請求書と同様に、保存時にはデータの改ざんがないこと、データの喪失がないように管理する必要があります。

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請求書の電子化に関わる法律

では、電子化した請求書には具体的にどのような法律が関わっているのでしょうか。主に「電子帳簿保存法」と「e文書法」の2つが重要となります。

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」とは国税に関連する帳簿や書類の電子保存について規定する法律で、1998年に初めて施行されました。

これまで原則として紙媒体での保存が義務付けられていた国税関係書類を、条件付きで「電子データ保存」ができるように認め、電子での取引データの保存を必須とした法律です。

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e文書法

e文書法とは、証券や医療、保険関係の書類を保存する義務がある場合、その対象となる法律のことを指します。これらは「法定文書」と呼ばれ、事業者にとっては重要な書類となります。しかし、これらの書類が物理的な紙だけではなく、デジタル化された形でも認められるというのが、e文書法の大きな特徴です。

また、e文書法は多くの他の法律と関連していますが、電子帳簿保存法とは異なる法律です。電子帳簿保存法は、会計帳簿やその裏付けとなる証憑書類の電子化を認めているものですが、e文書法はそれよりも範囲が広く、さまざまな法定文書の電子化を認めています。

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電子データ化した請求書を送る際の5つの注意点

電子データ化した請求書を送信する際には、いくつかの注意点があります。以下で解説するので、一つずつ確認していきましょう。

1. 送信先に押印が必要か確認する

取引先によっては、請求書に対する押印を求められることがあります。このような場合、請求書を電子化する際に「電子印鑑」を使用します。電子印鑑とはデジタルデータで表現された印鑑のことを指し、紙の印鑑と同様に署名や認証の役割を果たすものです。

2. セキュリティ対策を行う

誤送信を防ぐために、電子化した請求書にパスワードを設定することが有効です。パスワードは、請求書を添付したメールとは別に送信するメールに記載することが推奨されています。

3. メールの件名をわかりやすくする

請求書を送信したことがメールの件名で伝わるように、「請求書の送付」などと明記しましょう。これにより、取引先が請求書を見落とすことを防げます。

4. 改ざんしづらい形式の請求書を送る

内容の「改ざん」が難しい形式で請求書を送ることも心がけましょう。例えば、PDFなどは内容の改ざんが難しいため比較的安全です。一方で、請求書を編集可能なファイル形式（ExcelやWord）で送信すると、改ざんのリスクが生じます。請求書の改ざんにより、取引先との認識の違いでトラブルを引き起こさないよう注意しましょう。

5. 電子帳簿保存法の改正に対応する

電子で送信する国税関係書類は、電子帳簿保存法で定められている要件である、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たした状態で保存する必要があります。

真実性の確保とは、請求書が作成された時点での内容が正確に反映され、後から改ざんされていないことを確認するためのものです。可視性の確保とは、請求書が必要なときにすぐに表示し、確認できる状態にしておくことを指します。請求書を勘定科目や取引年月日・取引金額などで検索できるようにすることも求められます。

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請求書の原本の郵送まとめ

今回は、請求書の原本の郵送は必要なのか、電子化した請求書の有効性と5つの注意点について解説しました。

ビジネスの現場では、請求書を始めとしたさまざまな書類の電子化が進められています。請求書を電子化する際は、今回ご紹介した5つの注意点を考慮しつつ、業務負荷をなるべく減らせるように対応を進めていくと良いでしょう。

また、請求書周りの業務効率化には「請求書受領サービス」も効果的です。代表的な請求書受領サービス「TOKIUMインボイス」では、あらゆる形式の請求書が受領代行され、請求書の確認・処理を電子化できます。受領された段階で電子帳簿保存法に対応しながら保管ができるため、法対応をしながら業務の負担を減らしたいという方にはおすすめのシステムです。

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