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「交通費申請書の書き方・作り方がわからない」「交通費申請や精算は面倒」そんなお悩みを抱えていませんか？
本記事では無料で使える交通費精算書のエクセルテンプレートを提供していますので、ぜひご活用ください。
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
また、交通費精算書の書き方、および注意点も解説しています。公共交通機関を使ったケースとそれ以外のケースに分けて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
無料で使える交通費精算書テンプレート【Excel】
多くの場合社内に交通費精算のテンプレ―トが用意されていますが、ない場合もあります。
もしない場合はこちらの交通費精算書テンプレートファイルをお使いください。
公共交通機関を使った場合の交通費精算書の書き方
営業や接待で公共交通機関を使った場合の交通費精算書の書き方です。
書き方の注意点
公共交通機関を使った場合の交通費精算書の書き方について、サンプルのテンプレートを例に詳しくご説明します。サンプルのテンプレートは出納印・受領印欄がありませんので、口座振込による精算としてご説明します。
- 1. 申請日
申請日は精算する日を記入します。数日間分をまとめて精算する場合は最終利用日以降の日を申請日とします。なぜなら、利用した金額を精算するので未来の日付の未確定な金額は精算の対象外だからです。 - 2. 所属
所属は正しく記入します。この所属の経費として処理されるのが一般的だからです。 - 3. 社員番号
社員番号を正しく記入します。多くの会社では社員番号に紐づけて精算金の振込先口座を管理しています。番号を誤って記入すると他の社員の口座に精算金が振り込まれる可能性もあります。 - 4. 氏名
社員番号を正しく記入します。社員番号と氏名が不一致の場合は、精算者と振込口座名義人が不一致となり振り込めませんので注意してください。 - 5. 日付
公共交通機関を利用した日を記入します。数日間分を一括で精算する場合は、日付順に時系列で記入します。 - 6. 訪問先
訪問した客先を記入します。買い物の場合は店名を記入します。研修などに参加した場合は主催者と参加した研修名を、社内行事であれば行事名を記入します。 - 7. 利用路線
移動に使った移動手段を記入します。「JR」「地下鉄」「バス」などだけです。タクシーを利用した場合は「タクシー」と記入します。 - 8. 出発と到着
電車を例にしますと、出発欄は乗車した「出発駅」を記入します。到着欄は「到着駅」を記入します。乗換駅は途中下車しないかぎり記入しません。 - 9. 片/往
片道だけ利用したのか、往復利用したのかが判断できるように記入します。往復の場合は、往路の「出発駅」と「到着駅」を記入します。 - 10. 金額
その経路の料金を記入します。「9.片/往」で往復と記入した場合は往復の合計額を記入します。一部区間が通勤経路とかぶっていて定期券がある場合は乗り越しにかかった金額を記入します。その場合は「7.利用路線」に「JR(定期券あり)」などと他者がわかるように記入しておきます。
注意点1. 公共交通機関の精算に領収書は不要
日常業務で使う公共交通機関の精算に領収書は不要です。営業などの移動中に経路と料金をメモしながら移動するのは大変ですよね。そういった場合は、精算時に経路検索サービスを使い利用経路の金額を調べて精算しましょう。
交通費の精算は日々発生するため大きな事務負担となります。最近はSuica等の交通系ICカードの履歴をリーダーで取り込むこともできます。事務作業の負担軽減や業務の効率化をお考えなら検討してみてください。
関連記事：交通費精算のやり方とは？基礎知識と注意点を徹底解説！
注意点2. 新幹線を使った場合の領収書は必須ではない
新幹線を使った場合の領収書は必須ではありません。会社の規程で「新幹線と飛行機は領収書をつけて精算する」などの決まりがある場合は、それに従ってください。付け加えるなら、税務調査の際に不適切な交通費精算であると指摘された時の保険として、領収書を貼付しておく方が安心です。
領収書がなければ新幹線の乗車券でもよいです。自動改札を利用すると乗車券は残りませんが、改札横にいる駅員に「会社の精算で乗車券がいるので」と言えば乗車券にスタンプを押して返してくれます。
社用車など公共交通機関以外を用いた場合の交通費精算書の書き方
営業や接待で公共交通機関以外の社用車やレンタカーなどを使った場合の交通費精算書の書き方をご説明します。
社用車やレンタカーなどの車両を利用した場合
社用車やレンタカーを利用した場合の交通費精算書の書き方について、サンプルのテンプレートを例に詳しくご説明します。基本的に、社用車を利用した場合に発生する精算はガソリン代と駐車場代のみです。
- 1. 申請日
申請日は精算する日を記入します。数日間レンタカーを借りる場合は最終利用日以降の日を申請日とします。なぜなら、利用した金額を精算するので未来の日付の未確定な金額は精算の対象外だからです。 - 2. 所属
所属は正しく記入します。この所属の経費として処理されるのが一般的だからです。 - 3. 社員番号
社員番号も正しく記入します。多くの会社では社員番号に紐づけて精算金の振込先口座を管理しています。番号を誤って記入すると他の社員の口座に精算金が振り込まれる可能性もあります。 - 4. 氏名
社員番号を正し記入します。社員番号と氏名が不一致の場合は、精算者と振込口座名義人が不一致となり振り込めませんので注意してください。 - 5. 日付
領収書の日付を記入します。レンタカーを数日分一括で精算する場合は、最終利用日を記入します。 - 6. 訪問先
訪問した客先を記入します。買い物の場合は店名を記入します。研修などに参加した場合は主催者と参加した研修名を、社内行事であれば行事名を記入します。 - 7. 利用路線
レンタカーを借りた場合は「レンタカー」と、社用車のガソリン代を精算する場合は「社用車」と記入します。高速道路を利用した場合は「高速道路」と、駐車場を利用した場合は「○○パーキング」など駐車場名を記入します。イメージとしては領収書の発行者名を記入すると思ってください。 - 8. 出発と到着
高速道路を利用した場合は、出発欄は乗った「インター名」を記入します。到着欄は降りた「インター名」を記入します。レンタカーや社用車を利用した場合は空欄です。 - 9. 片道/往復
片道だけ利用したのか、往復利用したのかが判断できるように記入します。往復の場合の出発は往路の「乗ったインター」と「降りたインター」を記入します。高速道路は割引がありますから往復で料金が違うことがあります。通常は往路片道と復路片道として2行で記入します。領収書も往路と復路で2枚を貼付します。 - 10. 金額
レンタカー代・ガソリン代・高速料金とそれぞれの領収書の金額を記入します。そして、必ず領収書を貼付してください。
注意点：私有車を利用した場合はどうする？
緊急で私有車を使用した場合は、後日、ガソリン代を精算します。利用額を特定することが難しいのですが、会社によって精算方法は決まっているので確認してみてください。
例えば、車通勤を認めている会社では、その基準に当てはめて計算します。移動距離から走行に使ったガソリン量を割り出し、通勤費の計算に使うガソリン単価をかけて精算額とする方法です。
交通費精算書は必ず承認が必要
交通費精算書は、必ず精算者の上長が承認した伝票に対して精算します。これは税務調査の問題ではなく社内の不正防止と牽制の問題です。
上長は部下の行動を把握して監督する責任を負っています。上長が承認していない伝票を経理担当者の判断で精算することのないように注意しましょう。多くの会社は権限規程があり、そこで承認権限を明確にしていますので、確認してください。
出張経費の精算に使う旅費精算書のほか、精算に必要となる経費精算書、 仮払経費精算書のテンプレートはこちらの記事でダウンロードできます。
テンプレよりも簡単に交通費精算する方法
交通費精算書の無料テンプレートを使用することで、今よりも簡単に交通費精算を完了できます。しかし、SuicaやPASMOに対応した経費精算システムを導入することで、大幅に業務効率化が進み、場所や時間を選ばず交通費精算が可能になります。
また中には、交通系ICカードを連携した場合の交通費精算に関しては、追加費用が発生しないというお得なシステムも存在します。
本記事では、モバイルSuica連携可能なサービスを含め、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。低コストで交通費精算を楽にするシステムが知りたい方は、ぜひ下記よりご覧ください。
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まとめ
交通費の精算は細かな内容を記入しなければならず、精算する社員にとっても、確認する承認者や経理担当にとっても大きな負担です。交通費精算システムを導入し、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用すれば、使った経路を自動で読み取ることができ、業務負担はとても軽くなります。この機会に導入を検討してみてはどうでしょう。
