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近年、企業ではデジタル化やDX化の動きが活発になっており、デジタル化に関連した取り組みがメディアで頻繁に取り上げられるようになりました。しかし、デジタル化によって組織にどのようなメリットがあるのか、明確に理解できていない方も多いのではないでしょうか。
デジタル化をすることのメリットや目的をあらかじめ把握できていなければ、実現しても最大限の効果を得ることは出来ません。
そこで本記事では、デジタル化の定義やメリット・デメリットを解説するとともに、取り組むにあたっての注意点をご紹介します。記事の最後には、デジタル化を推進する具体的なツールと解決できる課題についても紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
デジタル化とは？
デジタル化とは、これまでアナログだったものをデジタルでの運用へ移行することです。業務効率化を目的として実施されることが多く、デジタイゼーションとも呼ばれます。
具体例としては、以下のようなものが該当します。
- 備品管理を紙のチェックシートからエクセルにする
- 音声書き起こしツールを使って議事録を取るようにする
- 通勤代の計算をICカードをもとに自動算出するようにする
デジタル技術を駆使した高度な自社サイトの作成やAIの活用などが世間では目立っていますが、そうではなく日常業務のちょっとしたところからでもデジタル化は可能です。
IT化・DX化との違い
デジタル化と、IT化・DX化は近い言葉として混同されがちであるため、両者との違いを把握しておきましょう。
IT化とは、デジタル化されている情報を目的に合わせて活用出来る状態にすることを指します。例えば、現在は担当者がプロジェクトなどの進捗を直接報告して管理しているとしましょう。これを、上司が管理していたものを案件管理ツールに記録するようにすれば、各担当者の業績の分析が可能になります。
一方DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略称で、経済産業省では次のように定義されています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
出典：デジタルガバナンス・コード2.0｜経済産業省
これは、デジタル化して得られたデータを活用し、会社の新たな利益を生み出そうとすることと捉えることができます。自社サービスのアプリを導入しそのデータを顧客分析に使う、というのはDX化の代表的な例です。
すなわち、IT化はデジタル化した情報をどう活用するのか、DX化はデジタル化やIT化の先で利益を生み出す仕組みをどう作るのか、という位置づけでとらえることができます。
関連記事：DXとは？DX推進の必要性や推進の際のポイントについて解説！
デジタル化すべき背景：「2025年の崖」
企業として、デジタル化に遅れてしまうと一体どうなるのでしょうか？
経済産業省は2018年に発表した「DXレポート」で、「2025年の崖」という警鐘を鳴らしました。「2025年の崖」とは、人材不足を筆頭とした様々な課題により、DX化を実現できない企業は2025年以降経済的に大きな損失を負ってしまうという予測です。
自社が損失を被らないためにも、各企業で古いシステムやアナログな部分を刷新し損失を最小限にする準備、すなわちデジタル化の検討を進めていく必要があります。
参考文献：DXレポート～IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開～
デジタル化のメリット
デジタル化をすることで業務のどの部分に影響があるでしょうか。ここからは、デジタル化で得られる代表的なメリット5つについて解説していきます。自社の課題を解決できるか判断するためにも、しっかりと各メリットを押さえましょう。
1.業務効率化できる
デジタル化によるメリットの1つ目は、業務効率化が見込めるという点です。アナログで作業していたものをデジタル化することによって、業務のスピード向上や正確性の改善につながります。
例えば、従業員の成績や勤怠管理などをExcelデータにまとめて目視で確認している作業があるとします。もし、営業管理ツールや勤怠管理ツールによってデジタル化を行えば、営業成績や勤怠が自動で記録され、人力での確認作業が不要になります。そうなれば、不要な時間を削減し、本来時間を割くべき業務へ注力できるでしょう。
2.コストの削減になる
デジタル化の2つ目のメリットは、コスト削減です。例えば、紙による作業がデジタル化できれば、それ以降は紙代やインク代、郵送代や関連機器の維持費などが不要になります。紙代やインク代などの出費は一回一回は小さな額のため意識しづらいですが、コストを削減するにあたって着手しやすい部分です。また、1つ目のメリットで紹介した業務効率化によって、人件費の削減にもつながるでしょう。
関連記事：会社の経費削減のアイデア22選！【経理・総務は必見】
3.情報の管理や活用が楽になる
デジタル化の3つ目のメリットは、情報の管理や活用が楽になることです。アナログで管理していた情報は、どうしても属人的になりやすいものです。デジタル化されたデータの蓄積は、必要な時に必要な情報を誰でも参照できるように管理できます。
加えて、デジタル化された情報は事業に利用する場面でも、アナログと比較して加工や分析が容易です。見やすいデータ作成や過去事例の参照など、多くの場面においてデータを活用しやすくなるでしょう。
4.情報の紛失や劣化、悪用への対策になる
デジタル化の4つ目のメリットは、情報の紛失や劣化、悪用への対策になる点です。紙で重要な書類を管理している場合であれば、用紙が著しく劣化したり、紛失してしまう可能性もあるでしょう。しかし、クラウドサービスでの管理に移行していれば、データはクラウド上にあるため紛失や劣化を防ぐことができます。
また、デジタルでは管理面のセキュリティについても利点があります。例えば、変更履歴などが残るシステムを利用すれば、そのデータに対して誰がどんな変更を加えたのかを容易に確認できるため、悪用対策としても有効です。
5.柔軟な働き方が可能になる
デジタル化の5つ目のメリットは、柔軟な働き方が可能になる点です。デジタル化することで、業種によっては多様な働き方に対応できるようになります。
会社にいなくてもデータにアクセスでき、コミュニケーションが取れるようになれば、リモートワークも可能になるでしょう。リモートワークが可能になれば、育児や介護など家庭の事情がある従業員でも業務時間を確保しやすくなります。また、居住地に関わらず幅広く人材を採用することができるようにもなるでしょう。このようにデジタル化が働き方の幅を広げるきっかけにつながります。
デジタル化のデメリット
デジタル化をすることで多くのメリットがありますが、少なからずデメリットも存在します。本章ではデジタル化における主なデメリットを3つご紹介します。
1.初期費用や導入準備の社内工数がかかる
デジタル化をするデメリットの1つ目は、初期費用や導入準備の社内工数がかかってしまう点です。デジタル化後を長いスパンで考えれば業務効率化やコスト削減が見込めますが、システムの導入時には初期費用や準備の工数が多くかかってしまうことがあります。
また、導入の前後では導入担当者による社内説明会の企画や従業員からの質問対応などが予想されます。初期費用や運用費はいくらなのか、導入や運用のサポートは充実しているかなどを念頭に置いてシステム選定や導入計画を検討しましょう。
2.堅固なセキュリティが必要
デジタル化をする2つ目のデメリットは、セキュリティ対策を十分にする必要がある点です。紙ではなくデジタル化された情報を扱うには、データ改ざんやコピー、漏洩のリスクを把握し、しっかりと対策を練りましょう。万が一、データが悪用されたり情報が漏洩してしまった場合、企業の信用問題となり大きく影響が出る可能性があります。そのため、社内のセキュリティ担当や必要に応じて専門家に相談することも考えた方が良いでしょう。
3.社内で理解を得るプロセスが必要
デジタル化をする3つ目のデメリットは、社内の理解を得なければならない点です。既存のやり方から移行することになるため、現状の課題に気づかなかったり不満のない従業員からは反発の声があがることも考えられます。それらをしっかりと認識した上で、推進担当者は現場の社員とのコミュニケーションを欠かさないようにしましょう。
デジタル化するにあたっての注意点
デジタル化に取り組む際は、適切なポイントを抑えて進めていくことが重要です。本章では実際にデジタル化を進めていく際の注意点を3つご紹介します。
解決すべき課題とデジタル化する目的を明確にする
デジタル化するにあたって、まずは何が現状の課題で、何のために課題を解決するのかということを明らかにしましょう。単にアナログ作業をデジタルに移行させるだけだと、業務効率化すらあまりできない可能性もあります。
例えば、ペーパーレスというテーマで、社内の書類をデジタル化して閲覧出来るシステムを導入したとしましょう。この場合、もし紙をスキャンする業務や保管する手間・コストが残ってしまっては、業務効率化・コスト削減できる範囲は極めて限定的になります。
そのため、本質的な課題と目的をしっかりと認識したうえでデジタル化の方法を検討するようにしましょう。
しっかりと課題と目的を社内で共有し理解を得る
会社の事情を踏まえた課題や目的を認識することは重要ですが、現場の理解が得られるように現場視点でもデジタル化について考えてみましょう。会社の上層部や他部署の従業員が音頭をとって導入しても、現場の認識とズレがありシステムが放置されてしまっては費用に見合った効果は期待できません。会社全体としての視点に加えて、現場の従業員の課題や目的を考慮するようにしましょう。
課題と目的を踏まえてシステム選定をする
デジタル化する目的は、会社によって様々です。会社ごとの課題と目的にあったシステムを選定するようにしましょう。
現在売り出されているITツールやシステムは多機能であることが多いですが、必要以上に高機能なシステムを導入してもコストだけがかさんでしまいます。自社の解決すべき課題は何なのかを意識し、自社にとって必要な機能や特徴がなにか優先度をつけて考えていくことが重要です。
【目的別】代表的なデジタル化ツール
最後に、デジタル化をするための代表的なツールを目的別にご紹介します。
ペーパーレス化
アナログで問題として取り上げられることが多いのが、紙の処理です。ここではペーパーレス化に役立つツールをご紹介します。
経費精算システム「TOKIUM経費精算」
代表的な経費精算システムである「TOKIUM経費精算」は、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システムです。申請者は領収書をスマートフォンで撮影し回収用ボックスに投函、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了します。さらに、経理担当者にとっては原本確認や保管作業すら不要となります。
領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まで全て代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することが可能です。
TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋領収書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数は無制限なので、従業員が何名であっても追加料金なしで利用可能です。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで経費精算を効率化できます。
「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
▶︎機能や導入メリットがわかる！TOKIUM経費精算の資料をダウンロード
請求書オンライン受領・処理サービス「TOKIUMインボイス」
現場の社員が困っている紙の処理は、もちろん経費精算だけではないでしょう。他にも、請求書の処理に時間がかかってしまうことが現場の課題としてよく上げられます。そういった状況であれば、紙や電子などの様々な形式で届く請求書処理を効率化するサービスの検討も一つの手でしょう。
代表的な請求書受領サービス 「TOKIUMインボイス」は、紙やメール・ウェブシステム経由で届くあらゆる形式の請求書を受領代行し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。
請求書の受け取り・スキャン・データ化・原本管理まですべて代行され、システム上で一元管理できるため、ペーパーレス化と同時に請求書支払いにかける時間を約1/5にまで削減できます。さらに、受け取った請求書はインボイス制度・電子帳簿保存法に対応する形で保管されるため、法対応に関する追加の手間をなくせる点も魅力です。
TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
月額費用は、基本利用料（1万円〜）＋請求書の件数に基づく従量制で決まります。また、利用できるアカウント数が無制限のため、利用者数が多い場合も追加料金が一切かかりません。したがって、企業規模に関わらず、最小限のコストで請求書業務を効率化できます。
「料金表や機能を詳しく知りたい」という方は、下記より資料をご覧ください。
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
▶︎ 機能やメリットがわかる！TOKIUMインボイスの資料をダウンロード
▶︎ 料金表をダウンロード【請求書受領サービス6社の比較表付き】
また、TOKIUMのサービスには経費精算・請求書受領に加えて、文書管理システム「TOKIUM電子帳簿保存」もあり、すべてのシステムで同じ従業員設定やログイン情報が利用可能です。デジタル化が進んでいくと陥りがちな、システムの乱立による管理コストの増加を防ぐことができます。
電子契約サービス「クラウドサイン」
さらに、紙を削減しながらコストや時間をカットできるのは経費精算や請求書などの経理系のシステムだけには留まりません。
「クラウドサイン」は、契約に関わる業務をペーパーレス化できるクラウドサービスです。電子で締結された契約書の保管や管理までクラウドサイン上で可能なので、こちらも時間・工数・コストの削減につながります。金融機関や官公庁が利用しているほどのセキュリティ水準であることや他社サービスとの連携が可能である点など、機能面と利便性に優れています。
コミュニケーションの促進
社内のコミュニケーションや情報の共有方法に課題があれば、デジタル化によってそれらを解決することも可能です。
ビジネスチャットツール「Slack」
「Slack」は、社内で発生するやり取りを円滑化するビジネスチャットツールです。直感的な操作が可能な画面や、チャットの他にも音声通話・各種ファイルの送信機能など、あらゆるコミュニケーションがSlackで完結できます。チャンネルと呼ばれる会話の部屋を作成して会話の内容を分けることができたり、スタンプ機能も充実しているため、社内のコミュニケーションへの心理的ハードルがぐっと下がることでしょう。現在社内でのやり取りがメールであれば、メールならではの形式的な定型挨拶や独特な固さが不要になり、コミュニケーションコストの抑制や議論の活性化が見込めます。
オンラインでの会議
「働き方改革」の影響もあり、リモートワークの需要も高まっています。役立つ代表的なツールをご紹介します。
Zoom
「Zoom」はビデオミーティングツールです。Zoomの利用によって、柔軟な働き方の推奨やオンラインでの商談が可能なため移動時間が削減できること、拠点にとらわれずに人材の採用が可能になるなど、組織にとってのメリットも大きいのではないでしょうか。会議をクラウドに録画することができたり、高性能なバーチャル背景機能など、リモートワークをするにあたってあると嬉しい機能がそろっています。
まとめ
本記事ではデジタル化のメリットや注意点について解説しました。デジタル化には多くのメリットがありますが、取り組む目的を認識していなければ最大限の効果を得ることは難しいでしょう。様々な特徴や注意点を踏まえ、ペーパーレス化やコミュニケーションの促進など、デジタル化をしてどうなりたいかを検討することが重要です。
本記事の内容が、デジタル化を考えるにあたって役立てれば嬉しいです。
