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日常的な経理業務で以下のような業務を行っている方は多いのではないでしょうか？
- 経費入力作業
- 請求書の発行
- 銀行振込
- 小口現金
- 領収書整理
- 文房具の準備
実はこうした業務を大きく効率化することができるとご存知でしょうか？
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
この記事では、上記の経理業務を効率化する方法を8つ詳しく解説します。是非最後までご覧ください。
よくある経理の悩みとその効率化の方法8選
はじめに挙げた面倒な作業に対して、解決する方法を表にまとめました。表内のリンクから、それぞれの関連記事を参照できますので、あわせてご覧ください。
次の章からそれぞれの解決方法について詳しく解説していきます。
| 面倒な作業 | 解決の方法 |
|---|---|
| 経費承認とデータ入力 | ①ショートカットキーを利用して入力作業を効率化 ②経費精算システムで経費承認を電子化＆会計システムへの入力データ作成を自動化 ▶︎経費精算システム導入のメリット・デメリットを解説！ |
| 請求書処理、支払データ作成 | ③請求書受領サービスで請求書の受け取りと支払データの出力を自動化する ▶︎請求書処理の効率化サービス5つを徹底比較！ |
| 請求書の作成、印刷、封入 | ④封入封緘機を使う・アウトソーシングサービスを活用 ▶︎請求書発行アウトソーシングとは？ |
| 銀行へ振込に行く | ⑤振込日をまとめる・ネットバンキングに変える |
| 小口現金の残高管理 | ⑥小口現金を撤廃し、銀行振込に変更・コインカウンター付きの金庫を用いる ▶︎小口現金を廃止すべき4つの理由とその手順を分かりやすく紹介 |
| 領収書の保管 | ⑦領収書を封筒にまとめる・外部サービスを活用して、紙の領収書自体を撤廃する ▶︎経費精算での領収書のまとめ方・保管方法を解説！ |
| 文房具購入時の 出納帳記入 | ⑧業者に注文して請求書をまとめてもらう |
①ショートカットキーで経費の入力作業を効率化
個人の業務効率化において、案外バカにできないのがショートカットキーです。
今回はExcelで使えるショートカットキーに関して有名なものをまとめてみました。
| コピー | Ctrl + C | 貼り付け | Ctrl + V | 切り取り | Ctrl + X |
| 全選択 | Ctrl + A | 元に戻す | Ctrl + Z | 直前の操作 | Ctrl + Y |
| 上書き保存 | Ctrl + S | 名前を付けて保存 | F12 | セル、行、列の挿入 | Ctrl + Shift + +(プラス) |
| 検索 | Ctrl + F | 置換 | Ctrl + H | データの最後に移動 | Ctrl + (矢印) |
| 左のシートへ移動 | Ctrl + Page Up | 新しいシートを作成 | Ctrl + N | Sum関数 | Shift + Alt + =(イコール) |
もっと知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
参考：246個のExcelショートカットキー一覧表(Windows / Mac)
②経費精算システムを利用して、経費の入力作業を自動化
経費申請書や交通費精算書の内容を会計ソフトに手入力したり、領収書の情報を紙に手書きして提出…など経費精算業務には手入力の作業が多く介在しています。
経費精算システムを導入すると以下のような業務効率化が図れます。
- スマホでICカードからデータを読み取り、交通費精算を簡略化できる
- 領収書内容のデータ入力を自動化できる（オペレーターまたはOCRによる）
- 稟議フローを現行から変えることなく、経費の申請と承認作業を電子化できる
- 会計システムにそのまま取り込める形式のデータ出力や、全銀（FB、EB）データ出力ができる
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。経理業務をシステムで最大限効率化して、コア業務に集中したい経理の方は下記からご覧ください。
【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
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③請求書受領サービスを利用して、請求書処理と支払データ作成の自動化
毎月発生する請求書の処理業務。月初が憂鬱という経理部の皆さんも多いかと思います。請求書受領サービスを利用すれば、請求書内容のデータ化作業を自動化できます。例えばTOKIUMインボイスを使えば、請求書の受領、データ化、電子保存と原本保管まで代行してもらえ、支払に必要な情報をシステム上で確認、出力することが可能となります。
▶︎請求書処理と支払データ作成を自動化！TOKIUMインボイスを詳しく見る
請求書処理を効率化したい方は、下記記事をご覧ください。
④請求書の発行には封入封緘(かん)機を使う or アウトソーシングをする
封入封緘機(インサーター)とは、書類を折り、封入、封緘(封筒の糊付け)までを自動でやってくれる機械です。
参考：封入封緘機｜株式会社ヒューマン
毎時最高で900通、3000通という処理をしてくれ、人が例えば1通10秒で封入作業をしても、ノンストップでも1時間360通が限度なので、この作業を大きく効率化してくれることは言うまでもないでしょう。
また、そもそも請求書の発行業務自体をアウトソーシングする方法もあります。
⑤銀行振込をまとめて行う
取引先が何社にもわたる場合、振り込み日が何日にもわかれていて5日、10日はすべて銀行に振り込まなければならない、なんていう会社もあると思います。
この場合は、振込日をまとめることで労力を減らすことはできるでしょう。
また毎回銀行に向かっている場合は、ネットバンキングに切り替えを行うことによって、大幅に時間を削減することができます。
⑥小口現金を廃止して振込に変更
「小口現金が合わない」せいで残業しなければならない、といった経験を持つ方も多いのではと思います。
そのような方には小口現金を廃止して、振込に変更することをおすすめします。下記の記事では、経費精算は振込で対応すべき3つの理由について説明しています。
また、小口現金を失くすことが難しい方でも使える方法として、コインカウンター付きの金庫を使うことで小銭のカウントの手間を減らすこともできます。
⑦領収書は封筒にまとめる
糊付けしてノートに整理…といっても、糊付けのまとまった時間を取るのは面倒ですよね。後回しにしたら、いつのものかよくわからなくなってしまう、なんてことがあるかもしれません。
領収書には保管義務があるものの、その整理に関しては義務付けられたものではありません。きちっとした整理をしすぎてその他の事柄がおろそかになったり、仕事をしにくくなるのであれば、
日ごとに封筒に分ける
↓
週ごとに大封筒に分ける
↓
月ごとにファイルに分ける
など、簡略化してしまいましょう。
⑧文房具の精算は業者に注文して請求書をまとめてもらう
足りなくなった文房具を毎度毎度買いに行っては小口で払って精算して…ということはないでしょうか。
事務用品など、そういったものはASKULなどの業者に注文し伝票をまとめてもらえば手間を減らすことができます。
以上のように経理業務で効率化する方法は様々あります。しかし、経理一人での業務効率化には限界があり、大幅に業務を効率化した企業の多くが請求書受領サービスを導入しています。
おすすめの請求書受領サービスが知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
経理業務を効率化するための2つのステップ
この章ではいかにして自分の症状を見つけるかについて話していきます。
ここでは2ステップに分けて説明していきたいと思います。
ステップ1｜まず業務を時系列順に紙に書き出す
まずは感じている問題点を紙に書き出しましょう。一見めんどくさいように思えますが、紙に書き出すだけで頭の中がどんどん整理されていく感覚を味わえると思います。
頭の中だけで自分の悩んでいることを考えていても、列挙はできても俯瞰して問題の全体像を見られないことがほとんどです。
悩んでいる時はうまく頭の整理ができないものなので面倒くさがらずに一度紙に書いてみましょう。
肝心の書き方ですが、業務を思い出しやすくするために時系列順に仕事を書いていきます。
朝からどのような業務があるかを思い出してみて業務内容を書いていくといいでしょう。こうすることで抜け漏れを防げます。
また、ここで書く内容としては大まかなもので大丈夫です。書くことが大事なので例を見ながら実際に書いていってみましょう。
例）業務の書き出し方
| 業務1. | メールチェック |
| 業務2. | 小口の確認 |
| 業務3. | 預金の入出金管理 |
| 業務4. | 振り込み手続き |
| 業務5. | 仕訳 |
| 業務6. | 預金残高確認 |
| 業務7. | 書類の整理 |
このように工程を書き出すだけでも、頭の余裕ができ、案外効率化できるポイントが見えたりすることもあります。
しかし、もちろんこれだけでは見えないところの方が大きいので、これから詳細を考えていくことになります。
詳細をまとめる上では次に説明するやり方がまとめやすいので、自分の業務の全体像が見えた方は次章を参考に詳細を考えていっていただければと思います。
ステップ2｜実際の業務から問題点を想像する
大きな業務についてある程度列挙できたら次に詳細を考えていきましょう。
前章では、業務の全体の流れを把握できたと思いますので、この章ではそれぞれの項目で実際にどのようなことをする必要があるかを書いていきます。
つまり、行動が見えるレベルまで業務を細分化していきます。
例えば、請求書発行の業務であれば「請求するデータの作成や印刷の業務があるな…」といった感じになります。(詳しくは下の例をご覧ください)
こうすれば、プリンターに向かう自分や、封入作業をする自分を想像できると思います。こちらも例を参考にしながら実際に書いていってみましょう。
業務細分化の1例
| 小口の現金管理 | 補充の手続 | 支払報告書作成 |
| 証憑書類の確認 | ||
| 補給承認 | ||
| 補充の実行 | 預金払い出し表の作成 | |
| 銀行依頼 | ||
| 小口現金出納管理 | 入金・支払い報告書確認 | |
| 出納帳記入 | ||
| 出納帳承認 | ||
| 残高管理 | 入出金合計確認 | |
| 出納帳差引残高確認 | ||
| 取引額照合 | ||
| 銀行口座残高確認 | ||
| 残高照合 |
どうでしょうか。あくまで一例ではありますが、行程を整理して書いてみるだけでかなり頭の中が整理されたのではないかと思います。
ただ時系列順に書くだけでは見えない改善点も、細かく業務を見ていくことで見えるようにすることができます。案外人の頭の中は普段ごちゃごちゃしているので悩んだら書くことをおすすめします。
経理が業務効率化をした事例集
ここからは、実際に経理が業務を効率化した事例を紹介します。改善のイメージを想像できれば、効率化に取り組みやすくなりますよね。
経費精算を効率化した事例（東映アニメーション株式会社）
課題
- 経費精算方法が部門単位でバラバラだった
- 部門異動の際、多くの社員が着任先で経費精算の違いに苦労していた
- 業務担当者は部門単位で異なるフォーマットを読解して会計システムに入力する必要があり、手間と時間がかかっていた
解決方法
- TOKIUM経費精算を導入した
効果
- 管理部門から運用をスタートさせ、今後、全社展開を推進していく準備が整った
- 経費精算方法の統一化とペーパーレス化の実現によって業務が効率化でき、他の仕事へリソースを割り振ることができるようになった
東映アニメーション株式会社の経費精算を効率化した「TOKIUM経費精算」は、申請から承認までをスマートフォンで完結できるクラウドシステムです。申請者は、スマートフォンでレシートを撮影してポストに投函するだけ、承認者は承認ボタンを押すだけで経費精算が完了します。
領収書の写真を送信すれば、データ化・原本とデータの突合・原本保管まですべて代行されるため、ペーパーレス化と同時に経費精算へかける時間を約1/10にまで削減することができます。
TOKIUM経費精算は、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
経理業務を効率化したい方は、下記より資料をダウンロードしてみてください。
▶︎ 機能や導入メリットがわかる！TOKIUM経費精算の資料をダウンロード
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます
請求書管理を効率化した事例（株式会社ノンピ）
課題
- これまで本社や各部署で受け取った請求書を、経理部でPDF化し共有フォルダにアップロードするという流れを採用していた
- 時間がかかる上に抜け漏れも多かった
解決方法
- 請求書受領を効率化するため、TOKIUMインボイスを導入した
効果
- 出社したりPDF化して共有フォルダにアップロードする必要がなくなった
- 請求書の受け取りという重要かつ神経を使う業務が削減されたことで、月次決算などにより集中力を保てるようになった
- 週1の出社で月次決算が締められるようになった
株式会社ノンピの請求書管理を効率化した 「TOKIUMインボイス」は、紙やメール・ウェブシステム経由で届くあらゆる形式の請求書を代行受領し、請求書の確認・処理を電子化するサービスです。
請求書の受け取り・スキャン・データ化・原本管理まですべて代行され、システム上で一元管理できるため、ペーパーレス化と同時に請求書支払いにかける時間を約1/5にまで削減することができます。さらに、受け取った請求書はインボイス制度・電子帳簿保存法に対応する形で保管されるため、法対応に関する追加の手間をなくせる点も魅力です。
TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法に対応したシステムの証であるJIIMA認証を受けるだけでなく、認証機関である日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実際に導入し、利用しているサービスです。
経理業務を今よりも効率化したい方は、下記より資料をご覧ください。
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▶︎ 料金表をダウンロード【請求書受領サービス6社比較表付き】
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請求書発行を効率化した事例
次に、請求業務を効率化した事例です。請求書の発行から発送まで時間のかかっている会社がありました。その会社で請求書発行システムを導入したことで、今まで1時間以上要していた作業が、5分で可能になりました。
請求業務のフローについては以下の通りです。
- 請求書作成
- 印刷後、発送
- 期日に入金の確認
請求書発行システムによっては、売掛金の消し込み作業も行ってくれるので、部署をまたいだ作業負担の軽減が見込めます。おすすめの請求書発行システムは以下の通りです。
伝票を効率化した事例
最後に、伝票を効率化した事例です。
経理部での残業代がかさんでいる会社がありました。そこで、伝票起票の作業を細かく分類し、一部の作業については、アウトソーシングしました。これにより、経理部の業務が効率化され、残業が大幅に削減されました。
総勘定元帳を確認して起票する伝票は、作業でしかありません。ここを効率化することによって、経理部門は生産性を上げられる仕事に着手できますし、残業代を減らすことができます。効率化の方法は、以下の通りです。
- 作業を細かく分類(可視化)
- 外部へ作業の依頼(アウトソーシング)
- 第三者の目を介入することで、無駄を排除
まずは、経理部の中で起票がどれだけの作業時間を占めているのか、確認しなければいけません。
ペーパーレス化を実現できるツール・システムについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
まとめ
この記事では「デキる」経理になるために、ショートカットキーなど個人が取り組める業務効率化の方法をはじめとして8つの方法について詳しく解説しました。
しかし、個人が取り組める業務効率化の幅には限界があり、またそのスキルは属人化しやすいです。そこで、ワークフローの変更や経費精算システムなどのツールの導入を強くお勧めします。「デキる」従業員の不在で業務スピードが落ちるということがなくなり、経理部全体で業務効率化が進むこと間違いないでしょう。
