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新幹線の領収書をもらい忘れてしまった、再発行したい、こんな時はどのように対処すれば良いでしょうか？
出張などで新幹線を利用する場合、経費申請するためには領収書が必要です。しかし、領収書をもらい忘れてしまったり、領収書を紛失してしまうこともあるでしょう。
そこで本記事では、領収書をもらい忘れた場合の対処法や再発行の方法を解説します。
記事の最後には、領収書を発行できなかった場合に社内でどのように経費精算を行うのかについても解説します。ぜひ最後までご覧ください。
新幹線の領収書は経費精算に必要？
新幹線の領収書は、交通費の経費精算に必須です。新幹線を利用した移動は、長距離かつ高額になる傾向にあります。そのため税務調査が入った場合に、経費として証明できる領収書が必要になります。高額な交通費に領収書がない場合、税務調査で指摘されてしまう恐れがあるので注意しましょう。
また、新幹線の料金は変動するかつ、運賃と特急料金に分かれています。運賃は距離によって固定される一方、特急料金は自由席か指定席かの違いや、通常期や繁忙期、閑散期かの違いによって変動するものです。経費として正確な料金を証明するために、新幹線の領収書は確実にもらうようにしましょう。
新幹線の領収書をもらう方法
新幹線の領収書をもらう方法は、購入方法の違いによって以下の4パターンに分かれます。
みどりの窓口での購入
みどりの窓口で新幹線の領収書をもらう場合は、きっぷと同時に領収書を受け取りましょう。係員に領収書の発行を申し出ることで、発行してもらえます。「領収書を発行しますか？」と係員側から言われることは基本的にないため、忘れずに自己申告しましょう。
券売機での購入
券売機で新幹線の領収書をもらう場合は、券売機の「領収書発行ボタン」を押して領収書を発行しましょう。領収書発行ボタンは、新幹線のきっぷ代を支払う画面で表示されます。領収書発行ボタンは目立つボタンなため、見逃すことはほとんどないでしょう。新幹線の領収書の発行を忘れてはいけない場面では、券売機での領収書発行が確実です。
インターネットでの購入
インターネットを利用した新幹線のきっぷ購入方法は、2パターンに分かれます。1つはインターネットで新幹線の座席を予約して、券売機できっぷを発行するパターン。この場合は、券売機で領収書を発行しましょう。もう1つはモバイルsuica特急券などの、チケットレスサービスを利用するバターンです。この場合は、利用したサイトの領収書表示サービスで領収書データをダウンロードしましょう。
旅行会社・金券ショップでの購入
旅行会社・金券ショップで新幹線の領収書をもらう場合は、購入時に領収書の発行を申し出るのが一般的です。
金券ショップの場合、領収書ではなくレシートしか出してもらえないことがほとんどです。しかし、レシートでも税務上は問題ありません。なお、代金が3万円以上になる場合は、領収書に収入印紙を貼る必要があります。金券ショップでは収入印紙の追加料金を求められる場合があるため、新幹線のきっぷ代が3万円以上になる際は注意しましょう。
新幹線の領収書を再発行する方法
新幹線の領収書の再発行方法は、きっぷの購入の仕方によって変わります。
窓口で購入した場合
駅や旅行会社の窓口できっぷを買った場合は、領収書の再発行ができません。そのため、領収書を紛失しないように注意をはらう必要があります。
インターネットで申し込んで券売機で発券した場合
インターネットで申し込んだ上で券売機で発券した場合、きっぷの現物かクレジットカードの利用明細があれば領収書の再発行を行えます。再発行する際は、きっぷの現物かクレジットカードの利用明細をみどりの窓口に持参し、新幹線の領収書再発行を申し出ましょう。
EX-ICサービスで購入した場合
チケットレスで新幹線に乗車できるEX-ICサービスで新幹線のきっぷを購入した場合、領収書の発行可能回数はJRの会社によって異なります。領収書発行が1回限りで再発行できない場合と、2回以上発行できる場合があるため、サイト利用時に確認しておきましょう。
領収書発行が1回限りの場合は、ダウンロードした領収書データを保存するようにしましょう。データを保存することで、印刷した領収書を紛失しても何度でも領収書を印刷できます。
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領収書をもらい忘れた場合の対処法
領収書のもらい忘れに気づいたタイミングによって、もらい方の対処法は変わってきます。
改札を通る前
改札を通る前に領収書のもらい忘れに気づいた場合は、きっぷを購入した窓口に戻りましょう。窓口できっぷを見せれば、係員に領収書を発行してもらえます。
乗車中
領収書のもらい忘れに新幹線に乗車してから気づいた場合は、目的の駅で下車した後、改札を出る前に窓口で相談しましょう。新幹線のきっぷを購入した駅と下車した駅がJRの同じエリアである場合は、領収書を発行してもらえます。一方で、JR西日本で新幹線のきっぷを購入し、JR東日本で下車した場合などは、それぞれ管轄会社が異なるため領収書の発行はできません。
領収書の発行が認められない場合は、新幹線のきっぷの現物をそのまま持ち帰りましょう。きっぷには運賃や特急料金、乗車区間が印字されています。そのため、新幹線のきっぷをそのまま領収書の代わりに使うことが可能です。窓口できっぷに無効印を押してもらうことで、改札機にきっぷを通さずに持って帰れます。持ち帰ったきっぷを購入した駅の窓口に持っていくことで、領収書の発行が可能です。
下車して改札を出た後
下車して改札を出てしまった場合、新幹線のきっぷが回収されているため、領収書を発行してもらうのは困難です。ただし、領収書の発行が難しくても、交通費として経費精算を行う手段はあります。次のセクションで、領収書を発行できなかった場合の対処法を、詳しく解説します。
発行できなかった場合の対処法
新幹線の領収書を発行しないで改札を出てしまった場合でも、現金以外できっぷを購入していれば、購入履歴や明細を領収書の代わりにできる可能性があります。クレジットカードの利用明細や交通系カードの支払履歴からきっぷの購入を証明できる場合があるので、一度社内の経理担当者に相談しましょう。
新幹線のきっぷを現金で購入した場合は、新幹線で移動したことの証明が難しいです。しかし、出張の事実を確認した後、会社によっては事実に基づいた計算方法で対応してくれる可能性があります。まずは、社内の経理担当者に相談してみましょう。
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まとめ
新幹線の領収書もらい方ガイドとして、領収書を再発行する方法、もらい忘れの対処法について解説しました。
新幹線の料金を経費精算する場合、領収書は必須です。業務として新幹線を使う場合は、忘れずに領収書を受け取るようにしましょう。
万が一新幹線の領収書をもらい忘れてしまった場合は、本記事を参考に対処しましょう。インターネットで新幹線のきっぷを購入したり、支払いにクレジットカードを使用すると、領収書をもらい忘れても対処できる可能性が高いです。領収書をもらい忘れることに不安を感じるなら、インターネットやクレジットカードを利用して新幹線のきっぷを購入するようにしましょう。
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