経費精算システム比較10選！5つの比較ポイントと機能を解説

この記事は約 8 分で読めます。

経費精算システムのメリットと機能
経費精算システム5つの比較ポイント
おすすめの経費精算システム【機能が豊富】
おすすめの経費精算システム【シリーズ連携可能】
おすすめの経費精算システム【低コスト】
【必読】システム導入時によくある間違い
まとめ

経費精算システムを導入したいけれど、選択肢が多すぎて選び方が分からない、という方も多いのではないでしょうか。自社に合った経費精算システムを選ぶためには、比較ポイントを理解する必要があります。

そもそも経費精算システムとは、経費の申請、承認、仕訳、支払を効率化するためのシステムです。具体的には、スマホで領収書を撮影するだけで自動でデータ化されたり、交通系ICカードをスマホにかざすだけ交通費データが読み取れたり、予め設定された承認フローに従ってクラウド上で申請と承認を進めることが可能となります。

→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】

本記事では経費精算システムのメリットや比較ポイント、おすすめの経費精算システム10選をご紹介します。読了後には自社に合った経費精算システムが選べるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

経費精算システムのメリットと機能

経費精算システムを使えばどんなことができるのでしょうか？経費精算システムの機能とメリットについて、以下の順に紹介していきます。

経費の入力（登録）
申請・承認
仕訳
保管

※全ての経費精算システムにはないものの、重要な機能については表内に★をつけています。

経費の入力（登録）が楽になる

経費申請書に領収書を貼り付けて金額等を記載、提出する業務プロセスの効率化が可能です。

機能	メリット
★領収書内容の自動データ化（OCR/オペレータ）	領収書の金額や日付の転記作業が不要になる
乗換案内サービスとの連携	出発駅と到着駅を選ぶだけで自動で交通費が出力できる
交通系ICカードとの連携	交通系ICカードをスマホにタッチするだけで交通費明細が取得、申請できる
★モバイルICカード連携	モバイルSuica、モバイルPASMOから明細取得して申請できる
★定期区間の登録	定期区間と重複する交通費を自動排除でき、不正経費が防止できる
クレジットカード連携	クレジットカードの支払明細を取得できる
外資レート換算	外資レートを換算（海外の通貨を日本円や他の通貨に変換）できる

経費精算システムの中には、交通系ICカードやモバイルSuica・モバイルPASMOと連携できるものもあり、それらの機能を基本システムとして使えるものがあります。特に従業員の交通費精算の数が多い企業様は、検討する価値があるでしょう。

申請と承認が簡略化できる

経費精算システムを使うと、経費申請書を上長あるいは経理部に回す業務プロセス（ワークフロー）の効率化が可能です。申請された経費の種類と金額に応じて承認フローが分岐するように事前設定しておくと、現場の営業マンもストレスなく申請が可能となります。

機能	メリット
★承認フローの自動分岐	金額や経費の種類ごとの条件に応じて社内申請フローを自動分岐できる
スマホアプリ（iOS、Android）とweb対応	端末を選ばず申請と承認ができる
申請へのコメント	経費申請ごとにコメントやデータを添付できるので、差し戻しの判断が容易になる
アプリ・メールでの通知	承認の進捗・差し戻しが通知されるので、リアルタイムで把握できる

ワークフローに特化したシステムで経費精算を行うことも可能ですが、丸亀製麺でおなじみの株式会社トリドールホールディングスのように、ワークフローシステム単体では運用が回らなくなった結果、経費精算システムの導入を検討する企業も一定数いるでしょう。詳しくは以下のリンクをご確認ください。
▶関連記事：丸亀製麺でも有名な株式会社トリドールホールディングスが経費精算システムを導入した理由

仕訳と振込が楽になる

経費精算システムを活用すると、承認された経費を確認しながら会計システムに取引を起票したり、振込データを作成したりする業務プロセスの効率化が可能です。

機能	メリット
自動仕訳（※）	勘定科目を確認せずに仕訳が出力できる
FBデータ作成	全銀フォーマットに沿ったCSVを出力でき、従業員への銀行振込が楽になる
会計システム連携	出力した仕訳データを整形不要で会計システムに入力できる

こうしたメリットや機能を比較の軸として、経費精算システムの情報収集を始めても良いかもしれません。

TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認ができる、クラウド経費精算システムです。オペレーターが領収書を高精度でデータ化するため、手入力によるミスを減らすことができます。領収書の原本はTOKIUMが回収し、突合点検・保管まで代行するので完全ペーパーレス化が可能です。

さらに、自社開発を含むあらゆる会計ソフトとも連携可能。電子帳簿保存法やインボイス制度にも応しています。

支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。

▶︎ 【無料】「TOKIUM経費精算」の製品資料をメールでもらう

ペーパーレス化できる

経費精算システムのメリットとして、領収書の管理・保管をペーパーレス化できるという点にも着目すべきでしょう。ただし、ペーパーレス化にあたっては、2022年1月に改正された電子帳簿保存法に対応できるか？という観点も忘れてはなりません。

機能	メリット
電子帳簿保存法対応	保存した領収書を検索しやすくなる
原本回収・突合点検・保管の代行	糊付け、ファイリングが不要になる

電子帳簿保存法改正で領収書の保存方法はどうなる？要件や電子化のメリットを紹介！

ペーパーレス化の効果やその必要性について詳しく知りたい方は、ぜひ下記の資料もご参照ください。

【関連する無料ガイドブック】
▶ 経理のペーパーレス化って本当に必要？実行して初めて気付いた、経理のカイゼン効果５選
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます

経費精算システム5つの比較ポイント

経費精算システムを主に利用するのは現場の従業員です。したがって、なるべく現場からの不満が上がらず、経理担当もミスを減らせるシステムが理想です。

そこで、本項では数社に絞り込むための比較ポイントをご紹介します。先ほどのように経費精算の流れに沿って、以下の順で見ていきましょう。

①経費の入力、②申請と承認、③仕訳、④ペーパーレス化、⑤電子帳簿保存法への対応、の順に見ていきましょう。

こちらでは概要のみご紹介しています。各社の機能を詳しく比較したい方は、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連する無料ガイドブック】
▶ 経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます

①経費の入力がスムーズになるか

まず、現場の従業員がミスなく経費の入力ができるかという観点が最も重要です。ここでは頻繁に発生するケースを想定し、交通費申請、領収書のデータ化、キャッシュレス決済の点で比較ポイントを挙げます。

【交通費申請なら】交通系ICカード連携、モバイルIC連携が可能なものを選ぶ

在宅勤務を前提とするにあたり、定期区間での支給から都度精算に切り替える企業も現れています。交通系ICカード連携することができますが、中にはICカードの読み取りがiOSのみやAndroidのみといった場合もあるので注意しましょう。

またモバイルSuica等のモバイルICカード連携に関しては、できるものとできないものがあるので、モバイルICをよく使うという方はこの機能がないと不便に感じてしまうかもしれません。

【領収書のデータ化なら】OCRやオペレーターによる自動入力機能があるものを選ぶ

システムを調べていると「スマホで撮影した領収書画像からデータを自動入力」という表現をよく見かけます。実は自動入力には、OCRによる入力とオペレーターによる入力の2種類あります。以下、簡単に強みと弱みをまとめました。

	OCR	オペレーター
強み	数秒程度でデータ化できる	領収書の状態問わず、高い精度でデータ化できる
弱み	シワや折れ、手書きの領収書のデータ化精度は低い	数時間かかる

最終的に経理がデータ化内容を見るので、現場の申請スピードを優先したい場合はOCR入力、正確さを優先して経理の手直しをなるべく減らしたい場合はオペレーター入力を選ぶのが良いでしょう。

【キャッシュレス決済なら】クレジットカード連携、決済アプリとの連携があるものを選ぶ

交通系ICカード連携のみならず、備品購入費の立て替えが多い場合は、クレジットカードや決済アプリとの連携があるとよいでしょう。ただし、対象のカードやアプリが限られている場合もあるので、利用可能かどうかを確認するようにしましょう。

②申請・承認・差し戻しがスムーズになるか

次に重要なのが、経費の申請と承認（ワークフロー）に関する点です。自社の求める承認フローが実現できるか、が重要です。

例えば小さい会社であれば承認フローもシンプルなため、複雑なワークフローは不要です。一方、規模の大きい企業ほど、承認に関わる人の数が多く、また承認ルートを分岐するための条件が細かくなるため、それを満たすワークフローが必要となります。承認段階をいくつも設定でき、経費の種類と金額に応じた細かな条件分岐も設定可能かどうかを確認するようにしましょう。

③会計や支払業務のミスを減らせるか

現場の従業員から上がってきた経費は仕訳処理を行った上で会計システムに入力したり、経費データを元にFBデータを作成して従業員への振り込みを行う必要があります。

出力した仕訳データや振込データの加工が不要なシステムを選ぶ

ほとんどの経費精算システムにおいて、仕訳データ（会計システム用）と振込データ（銀行振込用）の出力が可能ですが、本当に使い勝手が良いかは確認しておく必要があります。
具体的には、出力された仕訳データを経理担当が加工することなくそのまま会計システムに入力できるか、全銀フォーマットに対応した形で振込データを出力できるかは確認しましょう。

④自社に見合ったコストで導入・運用できるか

一般的な経費精算システムは、ユーザー単価×ユーザーID数で月額利用料が決まります。また、機能を追加するごとに課金が必要となるケースが一般的です。したがって、経費申請頻度が年1回の従業員であっても1ユーザーとしてカウントされ、ランニングコストがかかります。そのため、自社の運用にとって本当に必要な機能が何かを見定め、各経費精算システムの課金モデルが自社にとって費用対効果が高いかをシュミレーションする必要があります。

⑤電子帳簿保存法に対応しているか

領収書などの国税関係書類を電子保存することを認めた電子帳簿保存法に対応しているかどうかも、経費精算システムを選ぶ上で重要な比較ポイントです。2022年1月の改正により、電子領収書を紙に印刷して保存することが認められなくなりました。2024年1月には猶予期間が終了し、電子保存が完全義務化となるので注意しましょう。

電子帳簿保存法対応のシステム12選【比較ポイントは3つ】

※令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
関連記事：電子保存義務化の猶予が恒久に？令和5年度税制改正大綱を解説

領収書や請求書、その他の国税関係書類を一括でシステム管理したい方には、文書管理システムがおすすめです。各社の比較情報を詳しく知りたい方は、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連する無料ガイドブック】
▶ 電子帳簿保存システム選び方ガイド【5社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます

【必読】システム導入時によくある間違い

最後に、経費精算システムの導入時によくある間違いについて解説します。

申請は電子化できたのに、紙の原本処理作業が残る

経費申請書を回覧するのをまず辞めたいので経費精算システムを導入する、というお客様は非常に多いです。実際、システムを導入すれば解決します。一方で、申請した領収書原本を経理に提出し、経理が書類保管するという作業が残ってしまうケースがよくあります。これでは結局紙の処理が残り、根本的な業務改善が見込めるとは言えません。経費精算システムを選ぶ際は実際の運用をシュミレーションした上で、本当に業務工数が減るのか、紙の問題が解決するのか、を考えるようにしましょう。

上述のTOKIUM経費精算の場合は、スマホで撮影し申請が終わった領収書を回収箱（オフィスに設置）に投函するだけで完了します。TOKIUMが領収書の原本を毎月回収し、申請されたデータと原本の突合点検を行い、書類専用の倉庫で保管する流れです。そのため、経理業務を根本的にペーパーレス化することが可能になります。

電帳法対応のためのシステムが乱立する

電子帳簿保存法をきっかけに経費精算システムの導入検討が始まった、という企業も増えてきています。電子帳簿保存法の対象書類は、領収書や請求書・見積書などの全ての国税関係書類です。電子帳簿保存法対応システムは数多ありますが、書類ごとにシステムを分けて使うのは非常に非効率です。なるべく、併せて管理することをおすすめします。

【関連する無料ガイドブック】
▶ 電子帳簿保存システム選び方ガイド【5社の比較表付き】
※すぐにPDF資料をお受け取りいただけます