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最近話題のRPA(Robotic Process Automation)、凄いってことはなんとなく知っているけれど、今やっているこの面倒な作業って、RPAで代替できるの？日々の業務をもっと効率よく行いたい！とRPAについて調べてみるも、導入コストは結構高くつきそう、、、とお悩みの方もいるのでは？
本記事では、無料で使えるRPAフリーソフト(UiPath, RPA Express, IBM Robotic, Robot-Path)を紹介します。特にUiPathについては実際にダウンロードし、スクレイピングやレコーディング機能を利用した様子を紹介します。
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
RPAフリーソフトの中で最もおすすめなツールはUiPathです。海外発のサービスですが、日本語対応もされており、電通や三井住友銀行などで導入がすでにされています。
また、オンラインアカデミーや解説動画などのドキュメントが充実していますので、RPAツールを触ったことのない、プログラミングができない方でも便利に利用することができます。本格的な導入の前にこの記事を読んでいただくことで、無料ツールのみの使用も含めた最適なRPAの活用を達成する手助けになれば幸いです。
下記記事では実際にRPAで劇的な成果をあげている企業の事例を紹介しています。ぜひこちらをご覧ください。
関連記事：【業界・職種別】RPAの成功事例10選｜大手銀行から製造業まで
完全に無料で使えるおすすめRPAツール2選
ここではRPAに初めて触れる方におすすめのツールを紹介します！
1.UiPath Community Edition
UiPath社が提供するツールで、ドラッグ&ドロップで作業を支持できるなど、直感的な操作が魅力です。
2017年2月には日本法人も設立され、日本語によるサポートが可能となった数少ない企業で、着々と日本へその影響を広げており、世界への影響(1000社以上の導入)もさることながら、三井住友銀行、電通など大手への導入ありと実績は抜群です。
ただ、無償版であるCommunity Editionは使用条件があり、
- 売上が100万ドル未満かつ端末数が250台未満の小規模事業者(個人含む)
- 非営利団体
- 教育、若しくは研究機関に限られており、またサポートも制限があるということです。
しかし、オンラインセミナーや解説動画、「UiPath アカデミー」と題した専門のトレーニングコースの受講、さらに日本語のコミュニティがすでに存在していることなど、学習環境としては文句なしです。個人として知識をつけて自身の力をつけるもよし、自社へ導入する為に実績を作ってアピールするもよしで、脱RPA初心者へ効率化して進めることは確実でしょう。
現在はWindowsのみ対応となり、macOSなどには対応しておりません。
公式HP
UiPath Community Editionを実際に使ってみた！
Uipathならメールアドレスの登録のみで簡単にダウンロードして使用できます！実際に使ってみながら感想を述べていきます。今回は検索＆データ取得を自動化してみたいと思います。
新規作成して一番最初の画面になります。全ての項目が日本語対応しているのが嬉しいですね。
今回はもっとも簡単に作業を自動化できるレコーディング機能を使います。この機能は名前からも予想できるように、プログラミングなどの高度な知識なしで実際に作業する工程を簡単に記録してもらえる機能です。ウェブの項目をクリックし、まず最初に起動させるサイトのURLを覚えてもらいます。
検索画面に移動してレコーディング作業をスタートさせます。
タイプレコーディングをクリックし、RPAと打ち込んでみます。
次に、クリックレコーディングでクリックする場所を指定します。今回の場合は下のgoogle検索にカーソルを合わせ、クリックします。
画面に戻ると、このように一連の作業が階層化されて記録してあります。
UiPath Community Editionでスクレイピングを自動化してみた！
更にデータスクレイピングという機能を使ってみましょう。こちらは指定した項目を解析してデータとして出力することができる機能です。
RPAの検索結果を解析し、類似する項目を見つけ出すことで、、、
このようにタイトル、URL、サイト内の内容に分類して表示することができました！
この結果を先ほどの検索作業のボックスの中に組み込み、実行することで一連の作業を自動でしてくれます！更にExcelなどの外部ツールとも連携可能で、以上の結果を出力することも可能です。「最近話題のRPAについてどんなサイトがあるのか調べておいて！」といった要望にすぐにデータを提出できますね！
このようなインターネットからのデータ抽出やExcelのデータの自動入力など、様々な用途に対応した機能が直感的な操作で使えます。大規模な領域の運営や管理の自動化といったものより個人の作業をより効率化する為のツールといった印象を受けました！
2.RPA Express
こちらはWork Fusion社が開発、提供しているRPAになります。RPA Expressの魅力はなんといっても完全に無料で使えることです。UiPath Community Editionでは導入する際に細かい条件がついており、無料といえどその適用範囲には限りがありました。
RPA Expressにおいては機能制限もなく小規模から大規模まで様々なシチュエーションに合わせて使用することができます。RPA Express Proという有料の上位互換もあり、そちらへ移行も可能です。RPA Expressをダウンロードすると、自動的にRPA Express Proのトライアル版として使用できるようになりますが、一般的なトライアル版と違い、試用期間が終わっても継続して無料のバージョンを使用することができます。
しかしRPA Expressは日本語未対応となっており、全ての作業を英語で行わなければいけないこと、またそれに合わせ日本のコミュニティが活発でないことが懸念点としてあげられます。
なので全て無料でも社内の知識共有は難しいと考えます。こちらもRPA初心者を脱出する為や個人として自動化したい作業がある方に適しているといえます。
こちらもWindowsのみ対応です。
公式HP
企業への導入向け！無料でトライアル版が利用できるRPAツール2選
こちらは試用期間中は無料のツールになります。個人で運用しないですぐに導入を検討したい！という方におすすめです。
1.IBM Robotic Process Automation with Automation Anywhere
IBM社がRPA製品を手掛けるAutomation Anywhere社と提携したことで提供が始まったサービス。母体であるRPAツールのAutomation AnywhereにIBMの技術を追加したことにより単純作業だけでなくより総合的な業務改善/自動化の提案が可能と言えそうです。
公式HPにはデモ動画として具体的な事例案や操作説明があり、わかりやすく説明されているのも嬉しいですね。
また個別で相談会やセミナーも受け付けており、導入まで幅広いサポートが望めそうです。
公式HP
2.Robo-Pat：ノンエンジニアでも簡単に使える国産RPAツール
FCEプロセス&テクノロジープロセス＆テクノロジー社によるRPAツール。「純国産」「技術者しか使えないRPAは本末転倒」といったメッセージが公式HP内で目立っており、海外製品が多いRPAの中においてそのわかりづらそうな部分を同製品によって解決させたいという姿勢が見えます。
ITやシステムに詳しくない業務部門や事務職の方でもソフトウェアロボットの作成が可能といった点を強く強調しており、これまで紹介してきたRPAツールに難しそう、使いこなせるのだろうかと心配な方におすすめです！
導入費用は初期費用無料、保守費用無料、月額ライセンス料のみ。さらに契約は月単位と、トライアル版の利用以外のサポート体制もとても安心できるものになっていますね。
RPAが適している業務とは？
コンピューターは大量の情報を処理し、定まったルールに従って適切にそれらを解析、運用していきます。これまで事務処理などの単純作業とも言えるものでも人が関わらないといけなかった為に、多くの人員をそれらの膨大な処理に充てなければなりませんでした。そこには多大な時間と労力が必要となります。
しかし単純、膨大な処理を必要とする作業こそ、コンピューターの得意分野なのです。
コンピューターに任せることができれば、人よりはるかに多くの情報を、ミスなく処理することができます。事務処理だけでなく多くの職種に、大量に処理が必要にもかかわらず、単純作業の繰り返しを強いられる場面があるかと思います。
そのような、ある程度規則性があり判断に複雑な情報や感情が必要ないもの、尚且つ、大量の情報を必要とするものが、RPAに適している業務になります。逆に言えば、RPAと同時に話題になっているAIが(将来的に)可能とされている複雑な意思決定を必要とする業務は、現時点ではRPAの範疇とは言えず、人が関わる必要があると言えます。
経費精算・交通費精算のRPA化
RPAの導入によって、経費精算・交通費精算の分野でも業務効率化を進めることができます。しかし、機械の請求書・領収書の読み取り精度は利用するシステムごとに異なり、システムによっては読み取られたデータを確認し修正が必須であるものもあります。したがって、RPA化のメリットを最大化するために、自社に最も適している経費精算・交通費精算システムを慎重に選ぶ必要があります。
本記事では、注目されている４社の経費精算システムを徹底比較した資料を無料配布しています。各サービスの機能や価格を比較して、最も経理業務を効率化できるシステムを知りたい方は下記からご覧ください。
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RPAツールとExcelマクロ、VBAとの2つの違い
ある程度規則性があり、判断に複雑な情報や感情が必要ないものがRPAの得意分野だと先ほど述べましたが、このような特性はこれまでの作業効率化ソフトウェアでも可能でした。
例えば、Excelでは複数の手順を含み何度も実行する必要のある作業を、マクロで手順を記憶させることによって、使用する人の指示で自動的に実行させることのできる機能があります。
さらにVBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を使用することにより、手順を記憶させる以外の様々な処理も可能になります。もし今悩んでいる仕事の効率化がこのような簡単で且つ狭い範囲で行われる業務であるならば、こちらを活用すれば事足りるかもしれませんね。
ではRPAはそれらのソフトと、何が違うのでしょうか？
1.自動化作業が容易になる
効率化が必要な業務は、どのような職種においても見受けられることですが、全ての人に一からマクロやVBAを習得させるのは至難の技です。これらは専門的な技能であり、大規模な作業を自動化しようとするとより高度なプログラミング等の知識が必要な為、全員に共有知識として要求するにはあまりにもハードルが高いです。
一方で、RPAは発展が目覚ましい領域である為、専門的な技能や知識を要求せずに、ユーザーにとって使いやすい仕様を各社が競争して提供しています。
今後もより直感的な操作の開発を進めることは確実なので、RPAによってより簡単に自動化が行えるでしょう。
2.自動化の適用範囲が違う
これまでのソフトでは、Excelだけ自動化するなど狭い範囲でしか支持することができませんでした。しかしwebアプリケーションの使用やクラウドのデータ管理などこれまでのようにパソコン内だけで完結する作業は少なく、より横断的な処理が要求されます。RPAならソフト内での解決だけでなく、より複雑で大規模な作業を自動化できるのです。
RPAの導入に、ちょっと待った！注意する点
RPAができることは理解した。じゃあ早速任せてみたい！と思っても、ただ導入しただけではRPAは動作してくれません。自動化させたい業務を明確に指示する必要があります。
つまり、自分たちが日々行なっている業務内容を適切に把握し、分割したのちにRPAに適した作業を割り当てる必要があります。また、各RPAツールによって得意な作業や適応可能な範囲が異なります。その為業務内容の分析と併せてその割り当てたい作業とRPAツールの相性なども判断していく必要があります。
無料ツールRPAのメリット
1.コストがかからない
何といっても一番のメリットは無料であることです。運用の際にコストがかからないことで、気軽にRPAに触れることができるのは嬉しいですね。
2. 簡素に作られている為、使いやすい
複雑なシステム、機能などが搭載されていないために、シンプルに活用できることはRPA初心者には理解を早める手助けとなるかもしれません。後述するように、一長一短ですが…ｚ
無料ツールRPAのデメリット
1.使える機能に制限がある。
ある程度RPAの適切な使用方法を理解してくると、何ができて何ができないか明確にすることができて、あれも自動化したい、これもしたい、、、と考えが膨らむかもしれません。しかし無料ツールは機能に制限があり、本格的に複雑で大量の処理を必要とする際に痒いとことろに手が届かない存在となりそうです。
2.サポート体制が万全でない
無料で受けられるサポートには制限があったり、日本語未対応で質問は英語でする必要があるなど日本で自力で習得するには環境整備が万全でないといえます。
3.日本のコミュニティが少ない
RPA自体が発展途上であるために、日本においては活発に議論したり知識を共有する場所としてのコミュニティが現状では少ないです。サポートも受けられないとなると、緊急時やわからない場面に遭遇した時に、処置に苦労する可能性があります。
無料トライアル版RPAのメリット
1.使用制限なく多くの機能が使える。
無料ツールだと大規模な運営や高度な自動化には機能制限やスペックの問題で向いておらず、本格的に商用利用する際には色々と不都合でした。無料トライアルではその心配をせずに多機能な製品を存分に使うことができそうです。
2.導入や使い方などのサポートが万全
無料ツールを使用の際は自主的にRPAを学習する必要があり、トラブルが発生した時や自動化の方法がわからないといった困難にぶつかった時の心細さがありました。対して無料トライアルでは導入のサポートはもちろんのこと個別のセミナーや相談の機会を設けており、自動化するまでの専門的な知識はほどほどにして個別の業務に安心して取り組める、といったこともできそうです。
無料トライアル版RPAのデメリット
1.使用期限がある
当たり前ですが、製品版の多くの機能がいつまでも無料で使えるはずがなく、試用期間が終わると本格的に利用するのか否かの選択を迫られます。ずっと無料で使いたい！という方は後述する2.のデメリットも考慮すると無料ツールを使うのが良さそうです。
2.導入までの手続きが必要
その企業のRPAツールを今後も利用していくことが前提の無料トライアルなので、導入の際には法人としての契約とミーティングが行われます。そのような過程にある程度時間を割く必要があるので、ダウンロードだけして個人で使ってみたいといった場合には向いていません。
RPAの無料ツールには先述したようなメリット・デメリットが存在します。しかし、有料ツールであっても、従業員の時間やコスト削減によって、料金以上の価値を持つツールもあります。
ただ、いきなり有料のツールを導入するのはハードルが高いですよね。有料のツールの中には、無料で資料請求できるところも多いです。まずは無料で資料請求をして、ツールを比較検討するのがおすすめです。
TOKIUM経費精算は、スマートフォンで申請・承認ができる、クラウド経費精算システムです。オペレーターが領収書を高精度でデータ化するため、手入力によるミスを減らすことができます。領収書の原本はTOKIUMが回収し、突合点検・保管まで代行するので完全ペーパーレス化が可能です。
さらに、自社開発を含むあらゆる会計ソフトとも連携可能。電子帳簿保存法やインボイス制度にも応しています。
支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,500社を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。
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まとめ
RPAで業務を自動化する際は、どの部分を自動化させたいかを洗い出した後に、様々なツールを比較検証する必要があります。しかし導入を考えたくてもいきなりわからないものを選ぶのはリスクがありますね。無料ツールはRPAに触れるハードルを下げてくれる存在といえるでしょう。
しかし機能制限があったり、サポート体制などが万全でないなど本格的に運用していくには懸念点があり、現時点では初心者～小規模事業者向けといえそうです。そういった意味では導入に前向きであるのなら無料トライアルを検討した方が良さそうです。
それぞれの用途や規模を考慮して判断してみてください。
