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交通費精算とは、一般的には立替えていた交通費を会社に払ってもらうことを指します。
ただし、会社によっては通勤手当や出張費の申請もふくめて「交通費精算」と呼んでいることもあります。
この記事では交通費精算に関する以下のことを網羅的にまとめています。
【この記事でわかること】
- 交通費精算とはなにか。詳しい方法と流れ
- 交通費精算をするときの注意点
- 交通費精算の効率化の方法
筆者は上場企業で経理担当をしていた経験があり、交通費精算の業務も行っていました。
経理目線での交通費精算で気を付けてもらいたい点もまとめています。
交通費精算をする人、経理担当、どちらの人にも役立つ内容なのでぜひ一度読んでおいてください。
なお、経費精算についてより幅広く知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
交通費精算ってそもそも何？
交通費精算は会社員でなければ馴染みがないものです。
また、ひとくちに交通費精算といっても、会社によっては定期券の申請や出張費の申請も「交通費精算」と呼んでいることもあります。
この章では、交通費精算の基本をおさらいします。
交通費精算とは立替えた交通費を会社から払ってもらうこと
例えば、営業の担当者が取引先を回った際に、電車やバス、タクシーを使って発生した交通費。
いったん本人が立替えておいて、会社に申請して会社からその分お金を返してもらう。
このような、近距離の移動で使った交通費を精算するのが、一般的な交通費精算です。
経理に行って現金で返してもらうこともあれば、給与と一緒に振り込まれることもあります。
交通費と旅費交通費の違いは？【旅費交通費は勘定科目名】
先ほどの例のように、近距離でかかった公共交通機関やタクシーでの代金の精算のほかに、会社によっては以下も「交通費精算」と呼んでいることも。
交通費精算と呼ばれる例
- 定期券などの通勤手当の申請
- 自家用車の通勤にかかったガソリン代の申請
- 出張にかかった新幹線・飛行機代などの精算
- 出張に含まれる交通費・日当などの精算
なお「交通費」と「旅費交通費」の違いですが、一般的には「旅費交通費」は勘定科目名、「交通費」は通称です。
勘定科目とは、経理が帳簿をつける際に費用を区別するための呼び名のこと。家計簿でいうと、「光熱費」「通信費」のような名前のことです。
交通費精算に領収書は必須ではない【日時・行先・金額のメモでOK】
電車やバスにSuicaなどIC乗車券で乗ったときには領収書を受け取れません。
「これでは交通費を会社から返してもらえないのでは？」と心配になるかもしれませんが、大丈夫。
以下をメモして添付すれば、経費として認められます。
【交通費精算書に必要な内容】
- 日時
- 経路
- 金額
- 行先名
- 目的
日時と金額だけではなく、「何のためにどこに行ったのか」もメモしておくことが大切です。理由は架空の外出や出張で不正に交通費精算をすることを防ぐため。
上記をメモするフォーマットは「交通費精算書」とも呼ばれ、会社によっては形式が決まっていることもあります。
新幹線や航空券などは領収書を受け取れるので、交通費精算の際には提出が必須のことも多いので注意。
メモだけでOKなのは領収書が受け取れない場合、と思っておきましょう。詳しくは会社の経理担当者に確認してみてくださいね。
交通費の上限については以下の記事を参考にしてください。
【交通費上限の関連記事】
交通費精算の流れと注意点【不正を防ぐためにしっかりチェック】
交通費精算の流れと、経費精算の経理担当をしていた目線での注意点を紹介します。
経費精算をする方は、ぜひ、経理の人のためにも注意点をチェックしてから申請してあげてください。
経費精算の差戻しは、経理の人にとってはかなり負担になっています（切実です）。
なお、ここで解説する以外の交通手段の精算方法については、以下の記事を参考にしてください。
【交通手段の精算方法の関連記事】
【経費精算】社員の交通費計算の方法を交通手段ごとに徹底解説！
出張旅費精算とは？やり方・効率化する方法をわかりやすく解説！領収書紛失時の対処法も
交通費精算の流れ【交通費精算書を提出】
交通費精算の一般的な流れは以下の通りです。
交通費精算の流れ
- 交通費精算書に、日付や金額、経路、行き先、目的を記載
- 交通費精算の伝票を起票
- 上司に交通費精算書と伝票の承認をもらう
- 領収書があれば領収書も添付して経理に申請
- 経理で申請内容を確認して承認
- 給与と一緒に入金される
伝票の起票を経理が行う会社もありますし、現金で精算されることもあります。
営業担当など、外出や出張が多い人は1か月に1回などまとめて申請することもあります。
交通費精算の注意点5つ【経理・精算する人、両方チェック！】
交通費精算をするときには、以下の5つをチェックして、不備がないことを確認しましょう。
交通費精算のチェック項目5つ
- 行き先・目的もメモしていますか
- 最安ルートで申請していますか
- 定期券の区間は除いていますか
- 消費税の計算は合ってますか
- 勘定科目はほんとうに「旅費交通費」ですか
交通費精算の注意点①行き先・目的もメモしていますか
行先や何のための外出なのかをメモすることは、従業員の不正を防ぐとともに税務調査の対策にもなります。
従業員が不正に交通費精算をして経費を水増しすると支払う税金が少なくなるので、税務調査官もチェックするのです。
公共交通機関を利用すると領収書がもらえないので、行先・目的をメモして余計な疑惑を持たれることのないようにしましょう。
交通費精算の注意点②最安ルートで申請していますか
交通費精算は基本的に最安のルートで計算します。
常識的に考えて明らかにおかしなルートで申請をしていないか、経理担当はチェックしています。
乗換案内などで検索して表示されるルートであれば大丈夫でしょう。
指摘するとお互いに嫌な気持ちになってしまうので、実際に通ったルートで申請してくださいね。
交通費精算の注意点③定期券の区間は除いていますか
定期券代は、別で通勤手当として会社から支給されているはず。
定期券を使って電車やバスで移動した分は実際には交通費がかかっていないので、経費精算の時には除いてください。
「ばれないでしょ」と思っていること、バレています。経理でチェックしているのできちんと申請してください。
交通費精算の注意点④消費税の計算は合ってますか
電車やバス、タクシー、新幹線、飛行機、どの交通手段であっても料金は消費税込みの金額になっています。
伝票を起票するときには、料金に消費税率10%をかけて計算してしまわないように注意。
なお、交通費精算では消費税込みの金額できちんと会社から払ってもらえるので安心してください。
交通費精算の注意点⑤勘定科目はほんとうに「旅費交通費」ですか
例えば、取引先との会食に向かうために乗ったタクシー代は、旅費交通費ではなく「交際費」。
また、社内旅行のために使用した貸し切りバス代は「福利交通費」が適切です。
勘定科目は「何に乗ったか」ではなく「何のために費用を使ったか」によって決まります。
適当な勘定科目で伝票を起票すると差戻しの手間がかかってしまいますから、勘定科目の判断がつかない場合には、経理担当に事前に相談してください。
交通費精算の不正を防ぐために社内ルールを整備しよう
交通費精算は、従業員からの自己申告がきほんなので不正が起こりやすい業務ではあります。
上司・経理の2段階の承認が必要にするなど、不正が起こりにくい業務フローになるようにします。
また、定期券区間の除外や最安ルートでの申請が基本などの社内ルールは従業員にしっかり周知しておくことも大切です。
交通費精算のルールは就業規則に明記しておいて、社内のネット環境でいつでも確認できるようにしておきましょう。
面倒な交通費精算から解放されたい！効率化ツールまとめ
交通費精算の一般的な流れにと注意点について解説してきました。
「交通費精算、面倒だな」と感じる人も多いと思います。
ここからは、交通費精算業務の問題点と効率化について解説します。
従来の交通費精算の問題点【とにかく面倒】
交通費精算は、手間がかかりますし従業員・経理担当のどちらにとっても面倒です。
交通費精算｜従業員目線
- 行先や目的をいちいちメモするのが面倒
- まとめて申請するので時間がかかる
- 慣れない伝票業務で手間どる
- 本来の業務が忙しくつい後回しにしてしまう
交通費精算｜経理目線
- 不正な申請がないかチェックするのが面倒
- 勘定科目のミスなど差戻しが多くて手間
- 目上の人に伝票ミスを指摘するのがストレス
- 締め日の忙しい時期と交通費精算が重なる
従業員の中には、面倒なので交通費精算をせず自腹で払ったままになっている、という人もいます。
また、経理にとっては忙しい時期に経費精算の伝票が集中しがちですし、伝票の差戻しを指摘するのも精神的にストレスです。
交通費精算は利益を生まないので、できるだけ効率化するに越したことはありません。
これらの問題点を解決して効率化するためのツールを紹介します。
交通費精算の効率化ツール①ICカードのデータを活用
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをスマートフォンやタブレットにかざすだけでデータを取得するツールがあります。
仕事専用の交通系ICカードを従業員に持ってもらい、定期券もそのカードと一体化すれば定期区間も自動で計算。
自己申告ではなく、実際に交通費として使用した金額をデータで把握できるので不正がおきにくい点もメリットです。
【交通費精算の効率化の関連記事】
交通費精算アプリおすすめ3選！Suicaにも対応でグッと効率化
モバイルsuica(スイカ)で交通費・経費精算を劇的に「楽」にする方法
交通費精算の効率化ツール②経費精算システムの導入
上記で紹介したICカード情報を自動でデータ化するのも経費精算システムのひとつです。
さらに、経費精算システムの中には、以下のような機能を備えているものもあります。
経費精算システムの機能の例
- クレジットカード等のデータを自動で仕訳
- 領収書をスマートフォンで撮影して申請・スマートフォンで承認
- 領収書の内容を自動で仕訳データ化
経費精算がスマートフォンで完結して、仕訳まで行ってくれる機能がついている経費精算システムも。
導入コストや導入にあたっての社内への周知などハードルはありますが、従業員・経理の双方にとってメリットは大きいです。
知っておきたい電子帳簿保存法の基礎
交通費精算・経費精算について紹介するにあたって避けて通れないのが電子帳簿保存法。
電子帳簿保存法とは簡単にいうと「今まで領収書原本の保存が必須だったものもデータ化してOKだよ」と定めた法律。
この法律のおかげで、これまでは領収書をのりで台紙に貼り付けて経費申請していたアナログな方法ではなく、スマートフォンで撮影した領収書のデータでも経費として認められるようになりました。
経理業務の効率化のために知っておきたい知識なので、「よく知らないな」という人はいちど以下の記事も目を通してみてください。
参考：【2021年最新】電子帳簿保存法の要件緩和！改正点を徹底解説します！
【まとめ】交通費精算は効率的かつ不正なしに
交通費精算の基本から注意点、効率化のツールまで幅広く解説しました。
交通費精算は従業員・経理の双方にとって効率化したい業務です。
交通費精算の不正を防ぎ、効率化できるツールの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
